Papieren stapelen, horizontale archivering en andere archiveringsopties

Is het je ooit opgevallen dat sommige mensen stapels papier hebben op hun kantoor? Als je je niet ordent door te stapelen, kun je die stapels met nieuwsgierigheid, afkeer of verbazing bekijken. Waarom zou iemand vooral omringd willen zijn door stapels? “disfunctionele” stapels papier die hele delen van hun kantoorvloer in beslag nemen? Advertising

Na vele rondes van paalramingen voor mijn klanten, heb ik geleerd dat veel 'palen' bepaalde kenmerken gemeen hebben: adverteren

• ze zijn visueel georiënteerd en maken zich zorgen dat als kranten uit het zicht zijn, ze uit het hart zullen zijn;
• ze organiseren het liefst horizontaal; in plaats van verticaal (traditioneel indienen);
• ze hebben moeite papier weg te gooien omdat ze bang zijn dat ze een fout maken of een kans mislopen;
• ze hebben moeite om beslissingen te nemen omdat ze proberen alle mogelijkheden voor het gebruik van de kranten in overweging te nemen;
• ze worden gemakkelijk overweldigd door papier; zodra ze zelfs maar een beetje achterblijven bij papierbeheer, sluiten ze af en stoppen ze ermee;
• ze weten echt niet hoe ze effectievere systemen hebben opgezet om effectief met papier om te gaan.

Wat te doen? Natuurlijk is een optie om stapels papier te blijven gebruiken om lopende projecten bij te houden. Maar u wilt zeker weten dat het functionele stapels zijn, die een papieren bevatten die betrekking hebben op slechts één onderwerp of project. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Andere opties om stapelen te voorkomen:

• Maak een afspraak om een ​​BESLISSING TE MAKEN over wat te doen met papier de eerste keer dat je het aanraakt. 1) Is het een actie-item? 2) Moet het worden ingediend? 3) Moet het naar iemand anders worden gerouteerd? 4) Is het afval? 5) Is het iets om te lezen? 6) Of is het iets waar u niet over kunt beslissen? Maak gemakkelijk bereikbare plaatsen voor elk van die soorten items. Leg het dan op de juiste plaats.
• Maak een verbintenis om om welke reden dan ook te STOPPEN MET HET INSTELLEN VAN PAPIER.
• Gebruik een stapsorteerder op uw bureau om bestanden zichtbaar te maken. Zorg dat die bestanden actieve projecten of documenten en formulieren bevatten die u vaak gebruikt. Zorg ervoor dat u de bestanden in donkere inkt labelt. Of, beter nog, gebruik een labelmaker (verkrijgbaar bij kantoorartikelenwinkels voor ongeveer $ 50).
• Gebruik een open archiefkast (op wielen verkrijgbaar), een archiefkast of een kist zodat u kunt blijven genieten van een horizontaal formaat, maar profiteer van een verticaal klassement.

Waarom leren hoe je een functionele piler kunt worden?

• Je zult in staat zijn om papieren te leggen die je veel sneller nodig hebt. Je kunt niet snel papieren vinden in een disfunctionele stapel (een die papieren bevat die betrekking hebben op veel verschillende soorten onderwerpen of activiteiten).
• Je ruimte zal veel vrediger aanvoelen. Slecht functionerende stapels zijn erg luidruchtig. Omdat alles levend is met energie, heeft elk stuk papier een ander soort energie. Leg ze allemaal samen en je hebt een schreeuwende menigte. Vergeleken met een stapel van slechts één type papier, b.v. belastinggerelateerd papier, een gemengde stapel is een warboel van energie die u vaak zult vermijden. Als je een aantal disfunctionele stapels hebt in dezelfde kamer, zul je je waarschijnlijk overweldigd voelen door de oproerigheid van energie en de zichtbaarheid van zoveel papier.
• Je voelt je competenter en minder angstig om met papier om te gaan. Een kamer vol papieren stapels lijkt te gillen, “Jij slob! Weet je echt wat je doet??” of “Je bent echt achter. Waarom doe je niet iets aan deze rotzooi??” Papers gesorteerd op stapels per categorie of opgeslagen in een stapsorteerder of open archiveringssysteem hebben een ordelijke en bevestigende energie die veel stiller en rustiger is dan gemengde stapels zonder specifieke identiteiten.

Als u een piler bent, leg dan vast aan het leren van effectievere manieren om uw papieren zichtbaar en toegankelijk te houden en tegelijkertijd de negatieve energie die uit meerdere stapels komt, te verminderen. Twee functionele palen zijn veel stiller dan twee gemengde palen. Een open archiveringssysteem is stiller dan een systeem met heipalen. Houd er rekening mee dat er opties beschikbaar zijn die voldoen aan uw behoefte aan zichtbaarheid en die u helpen de benodigde papieren binnen enkele seconden op te halen. Maak de tijd om uw stapels te ordenen in een systeem dat echt voor u werkt.

Advertising