Productiviteit eenvoudig gemaakt De sleutel tot GTD - uw dagelijkse activiteitengrafiek

Klinkt serieus, nietwaar? Gelukkig is het hele idee vrij gemakkelijk te begrijpen.

Maar eerst…

Op dit moment weet u al wat de belangrijkste elementen van productiviteit zijn en waar u met GTD moet beginnen. Dit is allemaal geweldig, maar we missen nog steeds een belangrijk stuk informatie ...

Wat moet ik doen met al dit spul?!

En vandaag gaan we precies dat behandelen.

Het diagram van actie begrijpen

Bij het werken met GTD doe je eigenlijk altijd één van de drie dingen: adverteren

• Zorg voor gedefinieerde taken.
• Zorg voor ongedefinieerde taken.
• Plan (definieer) uw taken.

Deze dingen vallen in een lus en herhalen zichzelf gedurende de dag, week, maand, enzovoort.

Het plannen van je taken zal het onderwerp zijn van het volgende bericht in deze serie, dus laten we het voor nu houden en ons concentreren op de eerste twee dingen.

• Gedefinieerde taken / activiteiten zijn alles wat zich in uw projectenlijst, volgende takenlijst, toekomst / misschien lijst en agenda bevindt. Weet je, alles wat je uiteindelijk van plan bent te doen.
• Niet gedefinieerde taken / activiteiten zijn alles dat je verrast, waardoor je een actie moet ondernemen. Zoals wanneer je partner je belt en roept dat je huis in brand staat. (Dat is een extreem voorbeeld, maar ik probeer alleen mijn punt duidelijk te maken.)

Gedefinieerd en ongedefinieerd zijn de enige mogelijke soorten taken die je misschien tegenkomt op je weg door het leven. Alles is bekend voor jou (dingen die je gepland hebt), of nieuw en onverwacht (dingen die je niet had voorspeld, zouden gebeuren).

Dus gedefinieerde taken die we hebben behandeld. Wanneer je zin hebt in werk, kies je er gewoon een uit je Next Tasks List en voer je deze uit. Maar wat te doen als niet-gedefinieerde taken plaatsvinden? Doen we ze gewoon, of wat dan?

Dit is waar de dagelijkse grafiek van activiteit in het spel komt.

Leer uw dagelijkse activiteitengrafiek kennen

Eerst de grafiek zelf. Word niet meteen ontmoedigd, want het ding is eigenlijk vrij gemakkelijk te begrijpen - zoals ik hieronder uitleg.

Advertising

Er is een ding dat heet dingen bovenop de grafiek. Dingen zijn alles wat je pad kruist gedurende de dag - alles wat je leven je raakt (de ongedefinieerde taken). Een e-mail ontvangen is een ding. Het bedenken van een nieuw idee voor iets is een ding. Een telefoongesprek ontvangen is een ding. Een directe bestelling van je baas krijgen is ook een ding. In een zin - alles wat enige vorm van reactie van jouw kant vereist is een ding.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Dus de dingen gaan naar je inbox. De inbox hoeft geen echte inbox te zijn, zoals een e-mailinbox of een traditionele mailbox in uw voortuin. Dit is gewoon een plaats waar alle inkomende dingen landen.

U kunt bijvoorbeeld een map op het bureaublad van uw computer maken. Of schrijf alles op met plakbriefjes en plak ze op het computerscherm. Of neem een ​​speciale container naast je bureau. De keuze is echt aan jou. Wat u het meest logisch vindt, kan als inbox worden gebruikt.

Dus alles landt daar en wacht tot een verdere actie van jouw kant. Wat je doet is iets ophalen uit de inbox en de eerste vraag beantwoorden: Wat is het? Moet ik er iets aan doen of willen doen??

Als het antwoord is Nee dan heb je vier hoofdopties die je vervolgens kunt doen.

• Het ding afbreken. Vrij vanzelfsprekend.
• Zet het in je toekomst / misschien lijst. Als je denkt dat je in de toekomst misschien met dit ding wilt werken.
• Plan het in uw agenda. Als u op een exacte datum en tijd actie moet ondernemen (vergeet niet dat uw agenda heilig is).
• Zet het in uw referentiebestanden. Als het slechts een stukje informatie is dat u wilt bewaren, maar het is op geen enkele manier uitvoerbaar.

Als het antwoord is Ja dan rijst een tweede vraag: Is dit de volgende mogelijke actie?

De ongedefinieerde dingen waar je overdag mee wordt geconfronteerd, kunnen heel anders worden geconstrueerd. Het kunnen eenvoudige eenactie-activiteiten zijn (zoals een e-mail zeggen, “Schakel de vuilnis uit”, of ze kunnen net zo goed grote projecten starten (zoals, “Start de marketingcampagne voor Coca-Cola”). Dus de vraag hierboven is waar je beslist of het de eerste of de laatste is. Advertising

Als het inderdaad iets is dat klinkt als een nieuw project, moet je het in je projectenlijst plaatsen en er wat planning rond doen om een ​​lijst met mogelijke taken voor te stellen (ik zal dit meer behandelen in de volgende bericht in de serie).

Als het echter om een ​​simpele eenactieactiviteit / taak gaat, zou u moeten overwegen om er meteen voor te zorgen. Vandaar de derde vraag in de grafiek: Kan ik het in minder dan 2 minuten doen??

Waarom de beperking van 2 minuten? Want als je voor elke een-actie-taak zou zorgen, stuurt iemand je meteen naar de plek waar je op een dag niets anders meer zou kunnen doen. GTD beschermt u eenvoudig tegen een situatie waarin inkomende taken uw manier van werken saboteren.

Dus als je het inderdaad in minder dan 2 minuten kunt doen doe het gewoon. Een voorbeeld van zo'n taak is er een die ik je een paar paragrafen hierboven heb gegeven - iemand die je vertelt dat je de vuilnis buiten moet zetten.

Helaas kunnen de meeste niet-gedefinieerde taken niet in minder dan twee minuten worden uitgevoerd. Dat is gewoon het leven.

In zo'n geval zijn er twee keuzes. Je kunt ze delegeren of uitstellen.

• delegeren iets betekent het gewoon naar iemand anders sturen. Je assistent, je aannemer of wie dan ook moet je sparen of het ding vinden om een ​​geschikte taak voor te zijn. Zodra u de taak naar hen hebt verzonden, plaatst u deze eenvoudig in uw “Wachten op” Maak een lijst zodat u niet vergeet om terug te gaan naar die persoon en te vragen naar hun voortgang.
• Uitstellen iets betekent het plaatsen op een van de twee mogelijke plaatsen: uw agenda of uw lijst met volgende taken.

Zet het in uw agenda als het absoluut op een specifieke datum moet worden gedaan, zet het anders in uw lijst met volgende taken, zodat u er weer op kunt terugkomen wanneer u besluit om aan uw gedefinieerde taken te werken. Advertising

Dat is alles wat er is in de grafiek. Als je het eerlijk volgt, kun je elke ongedefinieerde taak heel effectief afhandelen.

Niet gedefinieerde taken zijn degenen die je perfect geplande dag volledig kunnen verpesten; GTD kan u helpen om een ​​dergelijke situatie te voorkomen.

Wat nu?

We weten wat we moeten doen met onze gedefinieerde taken (doe dit gewoon als je wat tijd hebt) en we weten ook wat we moeten doen met onze ongedefinieerde taken (definieer ze zoals hierboven uitgelegd). Maar er is nog een snel ding dat ik vandaag met u wil delen. En dat is hoe je je werk elke dag / week beoordeelt en je bewust bent van wat er gaande is.

Dit is wat ik persoonlijk doe.

1. Elke dag ik begin met mijn kalender. Omdat ik weet dat de belangrijkste taken voor een bepaalde dag daar zijn. Taken die niet over het hoofd worden gezien. Ik raad u aan hetzelfde te doen en uw dag te beginnen door ook uw agenda te bekijken.
2. Als ik klaar ben met de kalender neem ik mijn volgende takenlijst, kies een taak en begin ermee te werken. Dan kies ik een andere taak, dan een andere enzovoort.
3. Daarnaast doe ik een keer per week een grotere beoordeling en bekijk ik al mijn lijsten: Projectenlijst, Toekomst / Misschien Lijst, Wachten op Lijst en zorg ik ervoor dat mijn prioriteiten nog steeds hetzelfde zijn en dat ik nog steeds alles wil uitvoeren die dingen die er zijn. Ik plan ook mijn volgende week en update alles zodat het perfect in overeenstemming is met mijn huidige doelen en zaken. Dit is ook het moment om nieuwe projecten te maken en oude projecten te verwijderen - je weet wel, dingen opruimen.

En dat is het. Deze hele methode komt neer op deze eenvoudige activiteiten:

1. Zorg goed voor je agenda.
2. Zorg voor je volgende takenlijst.
3. Bekijk alles.
4. Herhaling.

En daarom is GTD zo effectief in een realistische omgeving.

(Foto credit: Decision Making Phrase via Shutterstock)