Zeg vaarwel tegen je indieningsdienblad ... voor altijd

De gevreesde vijl, stapelen zich op je bureau, in je archieflade, bovenop de archiefkast, overal behalve waar het hoort te zijn. Waarom veroorzaakt zo'n eenvoudige taak die heel weinig hersenkracht vereist zoveel ellende bij de meeste mensen? Archief is een van de beste banen waar de meeste mensen op wachten.

De laatste tijd probeer ik mijn leven te vereenvoudigen en stap voor stap over te gaan naar een meer minimalistische benadering en in het proces besloot ik om vanuit een kleiner bureau te werken. Ik dacht dat als er minder ruimte op het bureau was om dingen aan te doen en minder laden ruimte om dingen in te stoppen, het zou me helpen om te minimaliseren. Het heeft tot op zekere hoogte geholpen. Het dwong me om al mijn laden te zuiveren en alleen de essentie te bewaren. Wat ook gebeurde, was dat ik mijn kleine archiefdoos moest verplaatsen naar een andere locatie, ongeveer tien stappen van mijn bureau - niet meer binnen handbereik van mijn stoel. Advertising

Het resultaat - dat heeft me nogal verbaasd: ik heb een grote stapel archieven verzameld.

Les 1: Houd uw archiefkast / doos heel dichtbij

Als u een document niet gemakkelijk kunt archiveren wanneer u hiermee klaar bent, is de kans groter dat u het in een lade plaatst dan opstaan ​​en het document correct opslaan. De meesten van ons hebben drukke schema's en opstaan ​​om een ​​stuk papier te archiveren zou als een slecht tijdsbestek worden beschouwd, daarom laten we de archivering stapelen totdat er genoeg is om de reis naar de archiefkast te rechtvaardigen. Het probleem daarmee is dat hoe groter de stapel wordt, hoe groter de taak wordt en we vermijden en vermijden omdat (in werkelijkheid) er belangrijkere banen moeten worden gedaan. Door de archiefkast binnen handbereik te hebben, elimineert u deze potentie. Het is gemakkelijk en sneller om ter plaatse in te dienen, zodat u in betere gewoonten leert.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Maar om snel en efficiënt te kunnen indienen, moet u zich houden aan de tweede les ... Adverteren

Les 2: label al uw bestanden duidelijk

Dit is een deel van de puzzel waar veel mensen weerstand tegen bieden. De meeste mensen zullen met de hand labels schrijven voor hun hangende bestanden, omdat ze denken dat het sneller en duidelijk is. Soms schrijven ze met een zwarte pen, soms met blauw, soms ALLEEN IN HOOFDLETTERS en soms niet - en als je geluk hebt, zal een zwarte marker worden gebruikt.

Zelfs als je een systeem hebt voor het schrijven van al je labels met een zwarte marker in ALLE IN HOOFDLETTERS, zullen je bestanden nog steeds niet zo gemakkelijk te vinden zijn als die zijn gemaakt door een labeler. Een labeler heeft een duidelijke, consistente zetting. Je kunt dit betogen tot je blauw in het gezicht bent ... maar de labeler werkt. Het is zeker de kleine investering waard. Wanneer mappen leeg zijn en uw kast in de buurt is, kunt u bestanden opslaan (als u niet te veel bestanden of mappen hebt).

Les 3: Regelmatig deponeren

Het wordt algemeen erkend dat een overvolle archiefkast schadelijk is voor uw gezondheid. Als u een document probeert te persen in een overbelaste map die zich ook in een overladen archiefkast bevindt, zal deze niet goed eindigen. Advertising

Stel elke paar maanden een datum en tijd in om oudere documenten te verwijderen. Ontdek de lokale regelgeving over hoe lang u documenten moet bewaren voor fiscale en wettelijke doeleinden. Minimaliseer de hoeveelheid papier die u bezit en houd alleen vast waar dat absoluut noodzakelijk is. Als je papierwerk je zwaar maakt, kun je ook papierloos proberen.

Les 4: Onderzoek de mogelijkheid van papierloos

Het is de laatste tijd vrij populair geworden om papierloos te gaan. Je zult veel organisaties horen trots zeggen dat ze een papierloos kantoor of een papierloze organisatie zijn. Dit betekent dat documenten niet worden afgedrukt, maar dat documenten in de papieren indeling komen en vervolgens worden gescand naar de computer voor archivering.

De uitdaging met een papierloos systeem is ervoor te zorgen dat de elektronische documenten worden opgeslagen om ze gemakkelijk terug te vinden. Er moet een duidelijk en eenvoudig hiërarchisch archiveringssysteem worden gebruikt, gecombineerd met een sterke zoekfunctie op uw computer. Advertising

Les 5: Houd het simpel

Houd uw categorieën eenvoudig en niet te gecompliceerd. David Allen beveelt een eenvoudig A-Z-bestandssysteem aan, dat goed werkt als je veel archieven hebt.

In mijn thuiskantoor heb ik niet al te veel bestanden, dus ik kan het graag per categorie indienen. Ik heb bijvoorbeeld een Huis bestand waar mijn verzekeringsdocumenten en voorzieningendocumenten zijn opgeslagen in afzonderlijke manilla-mappen, en Auto bestand waar mijn autoverzekering, autobelastingen en andere gerelateerde documenten gaan. Onthoud dat het doel van uw systeem is om eenvoudig en snel terug te vinden - zie dus wat voor u het beste werkt.

Blijf bij deze regels en leg nooit meer de nadruk op een overvolle archieflade. Een no-stress-bureau zonder rommel wacht op u.

Heeft u tips voor indiening die u wilt delen? Voel je vrij om dit te doen in de reacties hieronder.

(Foto credit: 3D illustratie van informatie via Shutterstock)