De hiaten in het standaard adresboek

Toen ik klein was, gaf mijn vader me kleine taken rond zijn kantoor om me uit de problemen te houden. Mijn favoriet was het vastlijmen van visitekaartjes aan Rolodex-kaarten en het zorgvuldig ordenen ervan. Ik heb uren achter elkaar uit de problemen gehouden, omdat mijn vader niet alleen veel contacten had, maar ook een hekel had aan het organiseren van zijn Rolodex zelf. Advertising

Lieve oude vader heeft in de tussenliggende jaren veel contactmanagementsystemen geprobeerd, van visitekaartjes scannen tot handgeschreven notities in zijn dagelijkse planner. Low-tech of hightech, geen enkele lijkt net zo goed voor hem te werken als die oude Rolodex.

De twee belangrijkste klachten zijn altijd ruimte en flexibiliteit. De meeste softwareprogramma's hebben weinig meer dan velden voor een naam, een paar telefoonnummers en een adres - als je geluk hebt, kun je een website toevoegen. Dagelijkse planners hebben misschien niet eens ruimte voor die details. Er zijn geen opties, afgezien van een eenvoudig opmerkingengedeelte voor de details die u kunnen helpen een koopje op de weg te maken of een vriend op te vrolijken. Advertising

Een van de redenen dat het toevoegen van nieuwe contacten aan Dad's Rolodex een tijdrovende klus was, was de noodzaak om allerhande informatie van de achterkant van visitekaartjes te transcriberen voordat ik werd losgelaten met mijn lijmstift. Ik heb leren typen door extra telefoonnummers, bijzaken en een heleboel andere details aan de achterkant van Rolodex-kaarten toe te voegen: Dad noteert deze dingen direct na gesprekken zodat hij zich allerlei dingen over zijn nieuwe contacten kan herinneren. Maar die andere systemen die hij heeft geprobeerd, bieden gewoon niet de nodige flexibiliteit. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Ik heb vergelijkbare problemen met veel van de adresboeken en contactbeheersystemen die ik heb geprobeerd. Op dit moment gebruik ik Gmail - niet omdat ik het adresboek van Gmail beschouw als een soort killer-app voor contactbeheer, maar omdat ik Gmail gebruik voor al mijn e-mail en het adresboek er is. In zijn voordeel kan ik vrijwel overal waar ik een internetverbinding kan krijgen, mijn contactpersonen openen, maar er zijn veel functies die ik graag zou zien toegevoegd. Advertising

De zeven verbeteringen die ik graag in mijn adresboek zou hebben gemaakt

1. doorzoekbaarheid. Natuurlijk kun je de meeste contactmanagementsystemen doorzoeken op namen of zelfs werkgevers. Maar ik wil een sleutelwoord kunnen typen, zoals 'accountant' en een lijst zien van alle accountants die ik toevallig ken. Tagging is ook voldoende voor mijn behoeften, maar hoe dan ook, ik wil contacten kunnen vinden op basis van informatie die verder gaat dan een naam.
2. Eenvoudig maatwerk. Gmail biedt mij de mogelijkheid om mijn eigen velden aan mijn adresboek toe te voegen, en dat is leuk. Ik zou het echter leuk vinden als ik een paar velden aan het geheel zou kunnen toevoegen, in plaats van het aan elk item toe te voegen. Ik houd bijvoorbeeld zowel blogs als bedrijfswebsites bij, en het is een beetje gedoe om die inzending toe te voegen aan zowat elk contact dat ik heb.
3. Lijstbeheer. Lijsten zijn een ander gebied waar Gmail het de oude universiteit probeert te proberen, maar het feit dat ik zoveel contacten heb, maakt het lijstbeheerproces op zijn best log. Eerlijk gezegd ben ik er niet zo zeker van hoe ik het makkelijker kan maken, maar Google heeft een briljante geest. Kun je ons helpen, jongens??
4. Eenvoudige synchronisatie. Telkens wanneer ik mijn mobiele telefoon en mijn adresboek probeer te synchroniseren, kom ik met heel veel informatie terecht die gewoon niet nuttig is. Dit is een context waarin ik geen e-mailadres, extra aantekeningen of faxregels nodig heb om het in mijn 'nieuwe' adresboek te krijgen.
5. Automatisch toevoegen. De gewoonte van Gmail om elk e-mailadres toe te voegen waar ik e-mail naar toe stuur vanuit mijn account is verbazingwekkend nuttig. Hoewel Google al mijn persoonlijke gegevens bijhoudt, waarom kunnen ze dan niet alle contactgegevens die ze op mijn vrienden op Facebook hebben direct toevoegen aan mijn Gmail-adresboek? (Ik zou ook al die andere sociale netwerksites waarderen!) Eenvoudig importeren van papieren informatie - visitekaartjes, krabbels, enz. - zou geweldig zijn, evenals.
6. Systemen updaten. Zoals het is, moet ik door het adresboek bij binnenkomst gaan om te controleren of een e-mailadres of telefoonnummer goed is. Als het hele systeem echter is gecomputeriseerd, moet er een eenvoudige manier zijn om alle e-mailadressen in één keer te controleren. Ik wil graag een eenvoudig rapport waarin staat dat een bepaald aantal contactpersonen niet meer beschikbaar is, zodat ik maar een paar mensen lastig moet vallen. Ik wil ook graag een snelle en eenvoudige manier om alle adressen uit een bepaald domein te verwijderen, zoals de onvermijdelijke stapel Craigslist-adressen die zich in mijn contactboek verzamelen, alleen vanwege reacties die ik naar vacatures stuur.
7. Gepersonaliseerde updates. Dit is puur wishful thinking, weet ik, maar het feit dat Gmail de laatste paar e-mailuitwisselingen weergeeft die je met een bepaald contact hebt gehad, zette me aan het denken: waarom kunnen de laatste updates aan iemands blog of andere updates over de persoon pop-up ook? Oké, ik geef toe dat ik deze waarschijnlijk niet krijg, maar als ik een wensenlijst maak voor een contactmanagementsysteem, dan denk ik dat ik een paar mag krijgen dat nooit zal komen.

Welke mogelijkheden ontbreken in uw adresboek? Welke vaardigheid uw contactmanagementsysteem zou veranderen in de perfecte tool?