De juiste manier om een ​​takenlijst op te stellen en dingen gedaan te krijgen

Een van de krachtigste manieren om stress te verminderen en te overweldigen als je angstig bent over je werk, is om met een pen en stuk papier te gaan zitten en alles op te schrijven wat je moet doen. Welke auteur van Dingen gedaan krijgen, David Allen roept “een mind-sweep”. Het verlicht je brein van cognitieve overbelasting en wanneer je kunt zien dat je alles op een rij hebt, krijg je een gevoel van comfort, wetende dat het niet zo erg is als je hersenen je vertelden.

Alleen al die dingen krijgen die je uit je hoofd moet doen, krijgt het werk echter niet af. Het is slechts de eerste stap.

Om echt het voordeel te krijgen van het maken van een takenlijst, zijn er enkele dingen die je kunt doen waardoor je actielijst veel effectiever wordt.

1. Wees duidelijk over wat u moet doen

Ik zie vaak lijsten met taken zoals “Praat met Tim” of “Presentatie voorbereiden”. Het probleem met schrijftaken zoals deze is dat ze niet duidelijk zijn. Er zijn een aantal vragen die onbeantwoord blijven. Praat met Tim over wat? Welke presentatie? Wat moet er worden voorbereid?

Wanneer u een taak schrijft, weet u wat u wilt doen; maar na een weekend of een paar dagen, is wat je wilt bereiken modderig en onduidelijk geworden. Het is veel beter om te schrijven “Praat met Tim over de reis van volgende week naar Berlijn” of “bereid een overzicht voor van de presentatie van volgende week aan de raad van bestuur”. Natuurlijk kan het een paar seconden langer duren om de extra woorden te schrijven, maar je zult jezelf later bedanken als je de taak gaat uitvoeren.

Taken zoals deze schrijven maakt het heel duidelijk over wat je wilt doen. En wanneer u gaat zitten om met uw werk te beginnen, weet u precies wat er bij het doen van die taken is, zodat u betere beslissingen kunt nemen over waar u aan moet werken. Advertising

Het bespaart ook veel tijd omdat de duidelijkheid betekent dat je de juiste bestanden kunt krijgen en meteen aan de slag kunt, in plaats van dat je een paar minuten moet proberen te onthouden wat je moet doen.

2. Voer geen willekeurige taken uit

Het is erg verleidelijk om een ​​datum toe te voegen aan elke taak die je schrijft - je wilt het niet vergeten, hè? - Het probleem met het willekeurig daten met elke taak die je op je takenlijst plaatst, is dat je een overweldigende dagelijkse lijst met taken die niet hoeven te doen op de dag dat u hebt gekozen, en ofwel zult u taken opnieuw plannen of u zult ze gewoon negeren.

In plaats daarvan strategischer worden. Zet alleen een datum op een taak als u van plan bent het op die dag te doen. Ik heb dagelijks lijsten met twintig tot dertig taken gezien als de persoon een dag lang back-to-back-vergaderingen heeft. In deze omstandigheden is er geen manier om de taken uit te voeren.

Het is prima om een ​​herinneringstaak in je dagelijkse actielijst te zetten, zoiets “HERINNERING: Review Project X - Moet er iets gebeuren?” Of maak een lijst met oproepen om een ​​dagelijkse taak te maken en te krijgen die u vertelt uw oproeplijst te bekijken. Werk eraan om uw dagelijkse takenlijst overzichtelijk en realistisch te houden.

Als u elke week een beetje tijd besteedt aan het plannen van uw week op basis van wat in uw agenda staat, kunt u uw takenlijst effectiever houden. U kunt dan datums toevoegen aan uw taken. Als u een rustige dag op kantoor hebt zonder vergaderingen, heeft u een langere lijst met taken. Als u op zakenreis bent, vermindert u het aantal taken op uw lijst.

3. Houd uw dagelijkse lijst niet meer dan tien taken

Als ik dit aan mensen voorstel, lachen ze me vaak uit. Ze denken dat ze veel drukker zijn dan dat en moeten minstens twintig taken op hun lijst hebben staan. Advertising

Het probleem hier is met alle afleidingen, noodsituaties en onderbrekingen die je elke dag zult krijgen; je krijgt die twintig taken niet voor elkaar. Je raakt gefrustreerd aan het einde van de dag omdat je vijfentwintig tot vijftig procent van de taken die je had op je lijst herschikte.

In plaats daarvan besteedt u aan het eind van de dag ongeveer tien tot vijftien minuten prioriteit aan de volgende dag. Kies de tien belangrijkste taken op uw lijst en markeer ze op de een of andere manier. Veel te doen lijstbeheerders hebben een manier om taken te markeren en u kunt dus de volgende dag een vlag toevoegen aan de 10 taken die u wilt uitvoeren.

Dit houdt je niet alleen gefocust op wat belangrijk is, maar het dwingt je ook om de taken te kiezen die de grootste positieve impact hebben op je dag.

Wanneer u op deze manier prioriteiten gaat stellen in uw takenlijst, wordt u vanzelf meer gefocust en besteedt u meer van uw waardevolle tijd aan taken die u vooruit helpen over uw projecten en uw doelen.

4. Groepeer gelijkaardige taken samen

Wanneer u naar uw takenlijst kijkt, zult u merken dat veel taken vergelijkbaar van aard zijn.

Bijvoorbeeld uw klanten bellen. Als u twee of drie taken op uw dagelijkse lijst hebt waarbij u uw klanten belt, groepeer ze dan samen en doe ze tegelijkertijd. Plan een halfuur of zo om je telefoongesprekken te voeren en ze een voor een uit te voeren. Evenzo, als u taken hebt met betrekking tot e-mail, groepeer die dan ook samen. Je zult merken dat je veel meer gedaan krijgt en je geest is veel meer gefocust op het werk dat je doet. Advertising

Het kan chaotisch worden als je de hele dag wisselt tussen verschillende soorten werk. Het is veel beter voor je effectiviteit en productiviteit doe soortgelijke taken samen. Je hebt de juiste tools (apps, telefoon e-mail, enz.) Open en het zal je veel tijd besparen.

5. Maak uw takenlijst motiverend

Wanneer u taken schrijft zoals “antwoord op e-mail” of “volg klantoproepen,” er is daar geen echte motivatie. Het voelt gewoon alsof je de routine van het doen van het werk doormaakt. Schrijf waar mogelijk taken als “ontvang e-mailinbox tot nul” en “bel mijn klanten om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn”. Dit lijkt misschien simplistisch, maar vaak heeft een takenlijst geen emotionele waarde. Het is gewoon een lijst met te doen werken.

Om de lijst meer inspirerend te maken, schrijf taken zodat ze een emotionele reactie oproepen. Uw klanten gelukkig maken, zal motiverender zijn dan alleen maar bellen, omdat dat uw taak is of met uzelf concurreert om uw e-mailinbox elke dag op nul te zetten, voegt een beetje meer sprankeling toe aan de taak.

Lees Volgende

Hoe u uw productiviteit kunt concentreren en maximaliseren (de definitieve gids)

10 eenvoudige strategieën om uw leven beter te maken Vanaf vandaag

30 beste uitstelquotaties om u weer aan het werk te krijgen

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Een andere manier om uw takenlijst nog motiverender te maken, is houd de dagelijkse lijst kort. Zoals ik hierboven heb geschreven, zal je dagelijkse takenlijst niet meer dan tien taken bevatten, maar het voelt haalbaar. Als het tussen de twintig en dertig taken bevat, voelt het gewoon overweldigend. Het is veel beter om je dagelijkse lijst te bekijken en je geïnspireerd te voelen dan naar je lijst te kijken en je gedemotiveerd te voelen.

6. Doe een weekoverzicht

Voor iedereen die David Allen heeft gelezen Dingen gedaan krijgen boek, je zult alles weten over de wekelijkse beoordeling. Toch verbaast het me hoeveel mensen er niet over doen. Als u wilt dat uw takenlijst effectief en up-to-date blijft, is een wekelijkse beoordeling van vitaal belang.

In de loop van de week als je rondstormt en dingen doet, zul je dingen missen. Wij zijn menselijke wezens en we zullen vergeten taken af ​​te toetsen die we hebben gedaan, we zullen tijdsgevoelige taken toevoegen en geen datum toevoegen en we zullen vergeten taken toe te voegen. De wekelijkse beoordeling houdt in waar je een uur stopt en een goed beeld hebt van wat je moet doen. Advertising

Idealiter zou uw wekelijkse beoordeling moeten plaatsvinden op een afleidingsvrije plaats, zodat u zich kunt concentreren op het werk dat u moet doen en de volgende week kunt plannen. Krijg al je taken bij elkaar - je hebt misschien taken in een notitieblok geschreven en ze niet aan je takenlijst toegevoegd - en wis taken die je niet meer nodig hebt of hebt gedaan.

Als u wekelijks een beoordeling uitvoert, hebt u volledige controle. Hiermee kunt u op de hoogte blijven van uw werk, beslissen wat er moet gebeuren en wat kan worden uitgesteld naar een later tijdstip. Het is de beste manier die ik ken begint de week met een plan en een richting en het is een manier om ervoor te zorgen dat u de juiste dingen doet en niet verzeild raakt in kleine taken die u niet vooruit helpen bij uw projecten of uw doelen.

Het komt neer op

Bij correct gebruik kan een takenlijst de motivatie en bestuurder zijn die u aanspoort om uw beste werk te doen en verbazingwekkende dingen te bereiken. Het houdt je gefocust op de belangrijke dingen en het voorkomt dat je taken mist die anders misschien verloren zouden gaan.

Lijstenlijsten helpen je ook om stress te verminderen en te overweldigen, omdat je niet alles in je hoofd hoeft te onthouden, maar al het werk dat je moet doen, hebt uitbesteedt, zodat je ruimte vrijmaakt voor meer creatieve inspanningen.

Laten we de belangrijkste dekkingen nog eens samenvatten:

• Schrijf taken zodat het heel duidelijk is wat je moet doen. Als u iemand moet bellen, moet u zijn telefoonnummer in de taak plaatsen om tijd te besparen door naar het nummer te zoeken.
• Voeg datums toe die betekenisvol zijn en niet willekeurig. Wanneer uw dagelijkse takenlijst alleen taken heeft die die dag moeten worden gedaan, zult u veel meer gericht zijn op het juiste werk.
• Geef maximaal tien tot twaalf gemarkeerde taken per dag toe aan uw takenlijst. Dit betekent niet dat je alleen die taken doet. Als je aan het einde van de dag tijd en energie hebt, kun je altijd meer doen.
• Groepeer soortgelijke taken samen, zodat u zich kunt concentreren op het type werk dat u tegelijkertijd doet. Dit helpt het risico van multi-tasking te voorkomen.
• Schrijf uw taken op, zodat ze zinvol en motiverend zijn. U wilt naar uw lijst kijken en gemotiveerd zijn om vast te lopen en het werk te doen.
• Mis nooit meer een volledige wekelijkse beoordeling. Dit is de lijm die alles bij elkaar houdt en relevant is.

Meer nuttige productiviteitstools

• De Pomodoro-techniek: is het goed voor u om de productiviteit te verhogen?
• 18 Best Time Management-apps en -hulpmiddelen
• 7 Effectieve tijdmanagementtips om uw productiviteit te maximaliseren
• Hoe u uw productiviteit kunt concentreren en maximaliseren (de definitieve gids)

Aanbevolen foto credit: Cathryn Lavery via unsplash.com