Tips voor geweldige virtuele vergaderingen

(Noot van de redactie: het volgende bericht is een fragment uit het boek De samenwerkingsvereiste: uitvoerende strategieën voor het ontsluiten van het ware potentieel van uw organisatie door Ron Ricci en Carl Wiese. Ron Ricci is de vice-president voor bedrijfspositionering en heeft het afgelopen decennium Cisco geholpen bij het ontwikkelen en koesteren van een cultuur van deel- en samenwerkingsprocessen. Daarnaast heeft hij ontelbare uren doorgebracht met honderden verschillende organisaties die de impact van samenwerking bespreken. Carl Wiese is senior vice-president van Cisco's verkoop van samenwerkingsverbanden - een miljardenbedrijf wereldwijd. Hij heeft het belang van samenwerking aan zakelijke doelgroepen gepresenteerd in tientallen landen, waaronder Australië, China, Dubai, India, Mexico en in heel Europa en de Verenigde Staten. Ga voor meer informatie naar http://thecollaborationimperative.com.)

Nieuwe technologie en de realiteit van het werken in wereldwijde organisaties betekent dat we traditionele persoonlijke ontmoetingen vervangen door reisvrije, op technologie gebaseerde, persoonlijke samenwerking die altijd en overal met iedereen ter wereld kan plaatsvinden. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

De virtuele werkplek heeft veel voordelen, maar het introduceert ook nieuwe uitdagingen. We werken met mensen die we nog nooit eerder hebben ontmoet, en we kunnen ons niet binden zoals we doen als we tegenover hen aan tafel zitten. Advertising

De drie belangrijkste ingrediënten voor een succesvolle virtuele bijeenkomst zijn vertrouwen, communicatie en gemakkelijke toegang tot informatie. Hier zijn een paar tips om u te helpen slagen: adverteren

• Zorg er voorafgaand aan de vergadering voor dat alle aanwezigen beschikken over alle voorbereidingsmaterialen die ze nodig hebben en over de tijd om ze te beoordelen.
• Begin met een snelle warming-up. Start bijvoorbeeld de vergadering door deelnemers op afstand te vragen wat er in hun land, gemeente of kantoor gebeurt.
• Gedurende “blended” vergaderingen, waar sommige aanwezigen zich persoonlijk verzamelen en anderen virtueel deelnemen, eerst afgelegen aanwezigen aanspreken en vervolgens de mogelijkheid bieden om met in-persoon aanwezigen te spreken.
• Identificeer persoonlijke aanwezigen. Luidsprekers in de kamer - of het nu gaat om het presenteren of het maken van een opmerking - moeten zichzelf voorstellen zodat externe deelnemers weten wie er spreekt.
• Vraag deelnemers op afstand om vocaal te zijn. Benadruk dat het hun verantwoordelijkheid is om personen in persoon te laten weten of ze de discussie niet kunnen horen of volgen.
• Ga er niet vanuit dat iedereen zich op zijn gemak voelt met de virtual collaboration-technologie. Communiceer en publiceer de locatie en richtlijnen voor de tools die u gebruikt.
• Draai vergadertijden. Zorg ervoor dat elke tijdzone een vergadering gepland heeft tijdens normale kantooruren.
• Deelname vragen. Vraag deelnemers op afstand regelmatig of ze opmerkingen hebben en moedig deelnemers aan om een ​​bericht te plaatsen.
• Wijs een vergaderingsmonitor toe. Houd vragen, IM's of chatberichten en interjects van externe deelnemers in de gaten.
• Als uw virtuele team klanten, partners, leveranciers of leveranciers bevat, zorgt u voor de beveiliging van uw documenten en bedrijfsinformatie.
• Vermijd alledaags taalgebruik, acroniemen en zakelijke spreektaal als u niet-sprekende sprekers hebt.

(Foto credit: zakenman en zakenvrouw met een ontmoeting via Shutterstock)

Advertising