Uw persoonlijk productiviteitssysteem automatiseren of niet automatiseren

Bij Lifehack gaat het erom dingen sneller en beter te doen. En een deel van de dingen sneller en beter doen, is een solide persoonlijk productiviteitssysteem hebben dat u dagelijks gebruikt.

Dit systeem kan zo ongeveer alles zijn dat je helpt bij je berg van projecten of taken en helpt je om dichter bij je doelen in het leven te komen. Of het nu papier of pixels is, het maakt niet echt uit. Maar aangezien u Lifehack aan het lezen bent, moet ik ervan uitgaan dat pixels en technologische apparaten een belangrijk onderdeel zijn van uw workflow.

“Persoonlijk productiviteitssysteem” gedefinieerd

Een persoonlijk productiviteitssysteem (tenminste de definitie die dit artikel zal gebruiken) is een reeks workflows en hulpmiddelen waarmee een individu zijn werk gedaan kan krijgen.

workflows kan zijn hoe u uw foto's importeert en verwerkt vanaf uw camera, hoe u schrijft en blogberichten maakt, hoe u gecompileerde code implementeert op een server, etc. Adverteren

Hulpmiddelen zijn zaken als planners, todo managers, kalenders, ontwikkelomgevingen, applicaties, enz.

Wanneer automatisering slecht is

Je denkt misschien dat hoe meer we onze systemen automatiseren, hoe meer we zullen doen. Dit is meestal het geval, maar er is er een erg groot “Hebbes” als het gaat om automatisering van alles.

Automatisering is een slechte zaak voor uw persoonlijke productiviteitssysteem wanneer u het proces van iets niet inherent begrijpt.

Laten we bijvoorbeeld uw rekeningen betalen. Dit lijkt misschien heel voor de hand liggend, maar als je je niet aan een maandbudget kunt houden en moeite hebt met het vinden van het geld om betalingen op tijd te doen, dan is het automatiseren van je factuurbetaling elke maand compleet nutteloos en gevaarlijk voor je persoonlijke financiën. Advertising

Een ander voorbeeld is het gebruik van een productiviteitstool om “jou vertellen” welke taken belangrijk zijn en wat te doen. Als u geen stap achteruit heeft gedaan en hebt uitgezocht hoe uw productiviteitssystemen samen moeten werken, zal dit type automatisering u waarschijnlijk weerhouden om dingen voor elkaar te krijgen.

Je kunt alleen iets in je persoonlijke productiviteitssysteem automatiseren dat al een tijdje is gelukt. Als u dingen probeert te automatiseren die niet al goed worden beheerd, zult u zich waarschijnlijk een beetje onbeheerst voelen en een groter gevoel van overweldiging hebben.

Een ander ding om te onthouden is dat sommige dingen altijd alleen moeten worden gedaan, zoals reageren op belangrijke e-mails en communiceren met anderen. Door deze dingen te automatiseren, kunnen uw collega's en collega's laten zien dat u niet genoeg geeft om te communiceren.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Wanneer automatisering goed is

Aan de andere kant is automatisering een groot goed voor uw persoonlijke productiviteitssysteem wanneer u het proces van iets begrijpt en vervolgens automatisch de uitgevoerde stappen kunt uitvoeren. Wanneer u weet hoe u iets effectief moet beheren en het stapsgewijze proces van een deel van uw systeem begrijpt, is dit waarschijnlijk een goed moment om het te automatiseren. Advertising

Ik heb verschillende workflows die ik in het afgelopen jaar heb geïntroduceerd en die enkele van de “dwaas” werk van me zodat ik creatiever kan zijn en me geen zorgen hoef te maken over de details van iets.

Op mijn Mac gebruik ik een combinatie van Automator-workflows, TextExpander-fragmenten en nu Keyboard Maestro-snelkoppelingen om dingen te doen zoals automatisch bijgevulde foto's die zijn geïmporteerd van mijn iPhone 4S of open alle apps en websites die nodig zijn voor een wekelijkse vergadering in de voorhoede van mijn bureaublad door een paar toetsen te typen. Zodra je jezelf openstelt om enkele van je processen te automatiseren, begin je andere delen van je systeem te zien die baat kunnen hebben bij automatisering.

Nogmaals; niets van dit alles werkt tenzij u uw processen begrijpt en weet welke hulpmiddelen u kunt gebruiken om ze automatisch uit te voeren.

De drie stappen om te bepalen of iets is “rijp” voor automatisering

Als uw workflow deze drie stappen doorstaat, automatiseer dan, baby: adverteren

1. Je kunt dit proces in je slaap doen en het vereist niet je volledige, enige vorm van aandacht. Het kan (en is) in een of andere vorm worden beheerd voordat het wordt geautomatiseerd.
2. Het proces is tijdrovend.
3. Het proces vereist niet “menselijke finesse” (dat wil zeggen: persoonlijk communiceren en reageren op iets)

Het automatiseren van uw persoonlijke productiviteitssystemen kan op de lange termijn een groot voordeel voor u zijn als u voorzichtig bent en rekening houdt met wat u doet. U moet eerst de processen begrijpen die u probeert te automatiseren voordat u ze gaat automatiseren. Blijf niet steken in het idee dat alles en nog wat in je leven moet worden geautomatiseerd, want waarschijnlijk niet.

Kies en kies deze processen verstandig en u zult merken dat de meeste van uw tijd de beste zijn om te automatiseren. Wat heb je geautomatiseerd in je persoonlijke productiviteitssysteem?

Aanbevolen foto credit: Pexels via pexels.com