Top 10 e-mail gewoonten die iedereen zou moeten hebben

Kijk voor het volledige originele onbewerkte artikel op de blog van Leo Babauta, Zen Habits

'En niemand zal de postbode horen kloppen
Zonder een versnelling van het hart.
Want wie kan het verdragen om zich vergeten te voelen? '
~ W.H.. Auden

E-mail kan een geweldig hulpmiddel zijn en e-mail kan een hulpmiddel zijn voor uitstelgedrag of overweldiging.

Het is niet de e-mail zelf die beslist, het is hoe je het gebruikt. Advertising

Er was een tijd dat ik mijn e-mail failliet had verklaard, maar tegenwoordig doe ik het 2-3 keer per dag en stroom er snel en minimaal doorheen.

Ik heb een aantal gewoonten ontwikkeld die voor mij werken, waardoor ik e-mail minimaal en productief kan houden en me nog steeds op belangrijker werk kan concentreren. Ik kan eerlijk zeggen dat mijn inbox minstens één keer per dag leeg is en dat is een fijn gevoel. Advertising

Ik bied ze hier niet aan om te zeggen dat dit de e-mailgewoonten zijn die je zou moeten volgen, maar om iemands manier van doen te laten zien.

Mijn essentiële e-mail gewoonten

De e-mailgewoonten die voor mij werken: adverteren

1. Beperkte verwerkingstijden voor e-mail. Ik houd de e-mail niet de hele dag open en open deze ook niet vaak. Ik ben tot vrede gekomen met het idee dat ik e-mails tot 20-30 berichten kan laten stapelen en mijn wereld niet zal instorten, noch zal het moeilijk zijn om te verwerken om te legen. Merk op dat ik het noem “e-mail verwerkingstijd”, niet “e-maillezingstijd” - Ik open mijn e-mail en het proces om te legen, in plaats van alleen dingen te lezen en ze in de inbox achter te laten.
2. Actie ondernemen. Wanneer ik een e-mail open, neem ik een snel besluit: verwijder / archiveer, handel nu (als het een minuut of twee duurt) en antwoord / archiveer, stuur een snel antwoord (en archiveer), voeg toe aan mijn takenlijst om te doen later (en ster en vervolgens archiveren). In geen van deze gevallen blijft de e-mail achter in de inbox.
3. Voeg onmiddellijk dingen toe aan de kalender. Een van mijn beste gewoonten is om mijn agenda onmiddellijk te openen wanneer er een datum is uit een e-mail die ik moet onthouden. Als iemand wil voldoen aan of Skype of een training wil doen, dan gaat het op de kalender. Als ik volgende week iets op moet volgen, staat het op de kalender. Het is nu automatisch en dus vergeet ik zelden iets.
4. Toetsenbord sneltoetsen. Ik gebruik Gmail, dat een geweldige reeks snelkoppelingen heeft voor het verwerken van e-mail. Ik heb ze een paar minuten geleerd en als je ze bewust gebruikt, worden ze al snel spiergeheugen. De belangrijkste voor mij: 'gi' om terug te gaan naar de inbox, 'a' voor archief, Shift-3 om te verwijderen, 'c' om te componeren, 'r' voor antwoord, 'f' voor vooruit, 'a' naar antwoord aan iedereen, 'gs' om naar mijn berichten met ster te gaan, Tab Terug als ik een bericht aan het opstellen ben om het te verzenden en te archiveren. Ik heb het ook ingesteld om naar het volgende bericht in de inbox te gaan nadat ik een bericht heb verwijderd of te archiveren, in plaats van terug te gaan naar de inbox, dus ik verwerk snel van boven naar beneden.
5. Houd e-mails kort. Ik beantwoord meestal met 1-3 zinnen. Het komt zelden voor dat ik langer dan 5 zinnen een bericht stuur, en als ik dat doe, moet ik het echt aan mezelf rechtvaardigen. Als iets in een langere vorm moet worden geschreven, zou ik er de voorkeur aan geven een nieuw Google-document te openen, het op te maken en het met de persoon te delen (documenten zijn beter voor delen, samenwerken, bewerken, lezen). Het kort houden van e-mails betekent dat het snel reageert en dat de ander geen essay hoeft te doorwaden om de belangrijkste informatie te krijgen.
6. Snel toevoegen van lijst. Een inbox voor e-mail is geen geweldige lijst, omdat 1) je taken worden gemengd met allerlei andere dingen, waardoor het moeilijk wordt om erachter te komen wat er moet gebeuren; 2) de onderwerpregels van e-mails bevatten niet vaak de daadwerkelijke actie die nodig is, dus u moet onthouden wat u moet doen wanneer u uw onderwerpregels scant; en nog belangrijker, 3) terwijl je je takenlijst (je inbox) bekijkt, komen er andere berichten binnen om je aandacht te vragen, en dus ben je altijd afgeleid. Het is beter om een ​​eenvoudig tekstdocument bij te houden. Ik gebruik Launchbar om tekst aan mijn takenlijst toe te voegen, dus het toevoegen van een todo-item is een kwestie van een paar toetsaanslagen. Dat maakt het moeiteloos, wat betekent dat ik snel een leuke lijst kan vormen zonder de afleiding van een inbox.
7. Houd alleen ongelezen e-mails in de inbox. Deze is alleen voor gevorderde gebruikers, maar ik heb mijn Gmail-inbox gehackt, zodat alleen ongelezen e-mails in mijn inbox staan. Wat dit betekent is dat als ik een e-mail lees en er niet naar handel, deze uit mijn inbox verdwijnt. Dat dwingt me om nu te handelen, anders verlies ik de e-mail aan de ether. Dit is een ingebouwde motivatie om de e-mail daadwerkelijk te verwerken en in de praktijk helpt dit je om je inbox leeg te houden. (hat-tip to dbuntix)
8. Voeg een bladwijzer toe of lees later. Vaak stuurt iemand me iets om te lezen (iets wat ze hebben geschreven of een artikel dat ze leuk vinden). Ik zal de link openen, vervolgens een bladwijzer maken om deze later te lezen, of toevoegen aan Instapaper om later te lezen. Op die manier besteed ik niet veel tijd aan e-mail omdat ik veel leesplezier te doen heb.
9. Filter meedogenloos. Wanneer een e-mail in mijn inbox verschijnt die ik niet hoef te zien en waarschijnlijk zal het opnieuw gebeuren, dan zal ik slaan “Afmelden”, of maak onmiddellijk een filter aan zodat het niet opnieuw in mijn inbox komt. Dit vermindert mijn e-mails drastisch. Ik ben meedogenloos en zal het zelfs toepassen op mensen die me lastigvallen.
10. Sluit e-mail als je klaar bent. Wanneer ik mijn e-mail zo veel als mogelijk heb verwerkt, sluit ik deze. Ik hoef het pas uren later of helemaal niet meer te openen.

Als je inbox echt vol is, kun je dit als volgt snel wissen: voor taken die in je inbox staan, geef je een ster, plaats je ze op een takenlijst en archiveer je ze. Archiveer en verwijder anderen, maak een paar snelle antwoorden, plaats al het andere in een “lezen” of “verwerken” map als dat nodig is. Nu heb je een lege inbox die je kunt houden met de gewoonten in dit artikel.

Lees Volgende

7 manieren om zich te ontdoen van negatieve energie en positief te worden

10 dingen die een gelukkig persoon anders doet

7 Krachtige gewoonten om te winnen in kantoorpolitiek

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Advertising

Goede e-mailgewoonten hebben, is belangrijk omdat je, als je jezelf vertrouwt om e-mail effectief te verwerken, je er geen zorgen over zult maken. Je kunt het laten opstapelen terwijl je belangrijker werk doet, met de gemoedsrust die komt door te weten dat je het leeg zult krijgen als je besluit om erheen te gaan.