Upgrade uw GTD-agenda en blijf op de hoogte van de tijden

Hoewel ik het leuk vind om dingen gedaan te krijgen (GTD) als een van de beste tijdmanagementsystemen die er zijn, worstelen veel gebruikers met het implementeren van de aanbevelingen.

De reden? GTD is in de jaren 1990 ontwikkeld toen de e-mailvolumes laag waren, de toegang tot mobiele e-mail beperkt was, tweeten niet bestond en 2 mensen niet werden gedwongen om het werk van 8 te doen. Het werd voor een eenvoudiger tijdstip uitgevonden, en gebruikers geleerd om lijsten met taken te maken die getagd zijn met “contexten,” die vooral werden bepaald door een combinatie van iemands fysieke locatie en de nabijheid van vereiste hulpmiddelen.

De dingen zijn zeker veranderd en vandaag hebben sommigen van hen die zich laten inspireren door de regels van GTD een nieuwe aanpak gekozen om het leven in 2011 bij te houden..

In de eerste plaats verlaten ze volgens Sven Fechner het oude idee dat werk wordt bepaald door de locatie. Tags zoals @Blackberry of @iPad hebben duidelijk weinig betekenis vanwege de mobiliteit van deze apparaten, @Computer lijkt een leuke herinnering aan de dagen dat e-mail alleen aan je bureau werd ontvangen, en met de komst van cloud computing en mobiele technologie, @Home is het functionele equivalent van @Work geworden. Advertising

Tegenwoordig hebben GTD-gebruikers verschillende problemen: ze worstelen (net als iedereen) om de toenemende hoeveelheid dingen bij te houden die ze willen doen in de beperkte beschikbare tijd. Gelukkig is er een oplossing die inherent is aan GTD's principes, maar deze kan alleen begrepen worden door te kijken naar de manier waarop strenge GTD'ers hun taken beheren.

Aan het begin van een activiteit volgt een gebruiker van GTD contextuele tagging dit proces:
1. Bepaal mijn huidige context, b.v. @Computer
2. Scan de lijst met items die zijn getagd met die specifieke context
3. Bepaal welke taak het eerst moet worden uitgevoerd
4. Ga aan het einde van de taak terug naar stap 1

Vaak moet een GTD-gebruiker ook een “Wekelijkse beoordeling” van al hun taken om ervoor te zorgen dat ze op de juiste manier worden getagd.

Het is een reeks die gemakkelijk te begrijpen en te implementeren is, en de sleutel om deze te laten werken is om elke taak met de juiste context te taggen. Deze aanpak heeft goed gewerkt voor velen, maar er zijn een groeiend aantal die klagen over hun onvermogen en onwil om een ​​effectieve Weekly Review uit te voeren.

Wat er is gebeurd, is eenvoudig uit te leggen. Naarmate het aantal taken, berichten, communicatiekanalen en mobiele apparaten is toegenomen, is het proces van het scannen van elk item op elke lijst overweldigend geworden. Het duurt te lang, ze klagen: een vervelende klus die de moeite niet waard is. Advertising

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

De wetenschap van het stellen van doelen (en hoe het je hersenen beïnvloedt)

Mentale versus expliciete schema's

Iets anders heeft ook bijgedragen aan het gevoel belast te zijn.

Alle effectieve kenniswerkers houden zich bezig met een vorm van actieve tijdplanning op bepaalde kritieke momenten in de week: voordat ze elke ochtend beginnen met werken, op zondagavond vóór de week begint, net voordat ze instemmen met een nieuwe toewijzing en wanneer een uitsplitsing van er komt een soort voor. Op deze momenten. ze scannen snel hun mentale kalenders en beginnen met het verplaatsen van items in hun hoofd om ervoor te zorgen dat ze de belangrijkste taken kunnen voltooien voordat ze verschuldigd zijn.

Deze jongleeract is vooral essentieel voor complexe activiteiten, zoals het betalen van je belastingen vóór de deadline van 15 april. De meeste mensen denken niet alleen aan de grote dag zelf, maar richten zich ook op het uithakken van tijd om het voorbereidende werk enkele weken en zelfs maanden voor de uitgerekende datum te voltooien om een ​​last minute paniek te voorkomen.

Zoals je je misschien kunt voorstellen, doen de meest georganiseerde professionals deze taken niet alleen. Ze gebruiken planningstools zoals papieren kalenders, tablets, laptops, smartphones en webservices om hen in staat te stellen vervaldagen, looptijden en deliverables in een expliciet schema te manipuleren, onbewust een aantal van de gevestigde best practices in projectmanagement over te nemen.

Curieus genoeg ontmoedigt GTD zijn gebruikers echter om deze mentale schema's uit hun gedachten te halen. De meest rigoureuze gebruikers gebruiken deze planningstools alleen om afspraken bij te houden die niet kunnen worden verplaatst, zoals de niet-verhandelbare vervaldag van 15 april. Alle activiteiten die op flexibele data vóór die tijd kunnen plaatsvinden, horen niet in een kalender. Ze zouden bijvoorbeeld geen tijd in hun schema's opnemen om rekeningen te vinden, software aan te schaffen, oude gegevens te raadplegen en belastingtabellen te raadplegen. Advertising

Ik weet niet zeker of dit is wat de auteur van GTD bedoelde, maar het effect op GTD-gebruikers in het algemeen is dat ze rondlopen met bijna lege kalenders, maar zeer complexe mentale schema's. Nogmaals, dit was geen probleem toen GTD werd ontwikkeld in de jaren negentig. Op de werkplek van vandaag heeft het proberen om complexe en steeds veranderende agenda's in gedachten te houden, geleid tot gevoelens van overweldiging en belasting, omdat gebruikers gedwongen worden om mentale schema's te maken, onthouden en herinneren die zich over meerdere maanden uitstrekken..

Ongeveer 5 jaar geleden dacht ik ook dat mijn elektronische agenda het probleem was en probeerde ik de GTD-benadering van taakplanning te volgen. Toen meer van mijn beloften door de barst begonnen te vallen, begreep ik niet waarom, maar nu doe ik het - het is te moeilijk om een ​​mentale kalender te houden in de wereld van vandaag steeds grotere taken.

Het antwoord is gelukkig niet om GTD te verlaten, maar in plaats daarvan te tweaken.

The Tweak

Het doel van het taggen van taken met een context is om een ​​filter te bieden dat de gebruiker een klein, overzichtelijk takenpakket biedt om uit te kiezen. Nu we meer eisen stellen aan onze tijd, hebben we andere filters nodig dan degene die in het boek worden beschreven.

Tegenwoordig is de belangrijkste resourcebeperking tijd en zijn er al enkele gebruikers die temporele tags gebruiken om deze filtering te doen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je om 9.30 uur in het midden van een spannende vergadering zit en je een bericht ontvangt van je Nanny: “Pak de melk op van huis naar werk.” Advertising

Wat was vroeger “@GroceryStore - Melk ophalen” wordt nu “@Mon avond - Ophalen van melk” of zelfs “@ 18.00 uur - Melk ophalen.”

In dit voorbeeld is de grootste uitdaging voor werkende professionals niet te onthouden wat ze moeten doen als ze eenmaal in de supermarkt zijn. In plaats daarvan ligt het in het onthouden om de omleiding naar de winkel om achttien te maken na een dag van zware vergaderingen. Diegenen die het meest geneigd zijn om “onthouden” gebruik in feite niet het geheugen. Ze gebruiken tools zoals smartphonekalender om er zeker van te zijn dat ze geen conflicten hebben, voordat het item in het tijdsslot van 18:00 wordt geplaatst, samen met een melder, zoals een zoemer, piep of trilling.

Hoewel deze oplossing eenvoudig genoeg lijkt, is het een feit dat elektronische kalenders niet voor dit doel zijn gebouwd en moeten worden aangepast aan de behoeften van elke gebruiker. Als u besluit deze upgrade uit te voeren, is het een goed idee om te blijven experimenteren om te kijken of het leven verbetert door het volgende te vragen:
Vraag 1 - Is het beter om mijn activiteiten in een tool te beheren dan in mijn geheugen??
Vraag 2 - Gebruik ik de tool op een manier die de kans op het oppakken van de melk verhoogt?
Vraag 3 - Kan ik de Weekly Review verminderen door in de nabije toekomst geplande taken te scannen??

Dit mogen geen abstracte vragen zijn - ze moeten worden beantwoord terwijl je met je upgrade experimenteert om te zien of verdere wijzigingen nodig zijn, of zelfs een terugdraaiproject.

Feit is dat er niet langer een one-size-fits-all oplossing is om onze beloften te beheren, en we moeten blijven sleutelen om nieuwe manieren te vinden om beter te worden. Het upgraden van onze systemen en de manier waarop we de aanbevelingen van GTD gebruiken, kan leuk zijn als we nieuwe manieren ontdekken om productief te zijn, maar we moeten bereid zijn te veranderen met de tijd..