10 slechte e-mails gewoonten die u moet stoppen met nu doen

Eén ding is zeker: we werken allemaal met e-mail. We gebruiken ze zelfs om te communiceren en onze persoonlijke levens te organiseren. Maar als u er echt over nadenkt, waar zijn e-mails eigenlijk voor? Samenwerken? Planning? Het beheren? Groepsdiscussies? In feite geen van de bovenstaande.

E-mails werden ontworpen voor één op één gesprekken (of voor kleine groepsgesprekken hoogstens). Ze moeten niet worden gebruikt om een ​​team te synchroniseren of een evenement te plannen, omdat overmatig gebruik van e-mails gewoon leidt tot productiviteitsverlies en tijdverspilling.

Hier zijn 10 slechte e-mailgewoonten die je nu moet stoppen. Advertising

1. CC'ing onnodige mensen voor «FYI»

Mensen CC'en om ze bij te werken op informatie leidt bijna altijd tot verwarring. De persoon CC'ed vraagt ​​zich af of hij actie moet ondernemen. Moeten ze reageren? Moeten ze uw info doorsturen? Een CC'ed-e-mail bevat informatie die de meeste mensen toch niet kunnen verwerken.

2. Gebruik de knop «Allen beantwoorden»

Wanneer u een e-mail ontvangt met meerdere mensen CC'ed, stuur dan niet automatisch uw antwoord naar iedereen! Je zult de e-mail van iedereen gewoon vervuilen. Probeer alleen de betreffende persoon te beantwoorden; het hoeft niet noodzakelijk een groepsdiscussie te worden.

3. De verkeerde onderwerpregel kiezen

Het onderwerp moet goed gekozen zijn. Schrijf niet alleen «Hallo van ...»; probeer in plaats daarvan zoveel mogelijk details te geven in het kortst mogelijke formaat. Bijvoorbeeld: «Vergadering 02/15 Documenten». Wanneer u de e-mail ontvangt, moet uw correspondent begrijpen waar uw e-mail over gaat, gewoon door het onderwerp ervan te lezen. Laat ze niet raden wat erin zit; expliciet en beknopt zijn. Advertising

4. Gebruik van hoofdletters

Het gebruik van GEKAPITALISEERDE letters maakt je e-mail niet urgenter dan andere, en trouwens, je zou niet degene moeten zijn die beslist wat dringend is in de inbox van iemand anders. In een e-mail worden geactiveerde letters geïnterpreteerd als agressief en opdringerig GILLEN, en ze bouwen geen constructief gesprek op.

5. Geen prioriteit geven aan antwoorden

Niet elke e-mail hoeft meteen te worden beantwoord. Dus je moet ze dienovereenkomstig classificeren en prioriteren. Het probleem is dat je inbox de slechtste tool is om te gebruiken. In feite is uw beste gok misschien een externe applicatie. De perfecte e-mail is een e-mail die kan worden verwijderd; het is niet de bedoeling dat je informatie vasthoudt. U moet dus uw antwoorden prioriteren in uw takenlijst en de informatie die een e-mail bevat overbrengen naar een andere plaats.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

6. Onnodige woorden gebruiken

Net als uw e-mail onderwerpregel, zou uw e-mail lichaam zeer expliciet en beknopt moeten zijn. Ga recht op het punt af en vermijd zo veel onnodige bla-blah als mogelijk. De meeste mensen lezen niet alles in hun e-mails, dus als u het werk vergemakkelijkt door korte nuttige informatie te geven, door uw inhoud te kogelvrij te maken en door te zeggen welke acties moeten worden ondernomen, bespaart u iedereen tonnen tijd (en u maakt mensen gelukkig). Advertising

7. e-mail gebruiken voor alles

Of u nu iets tegen iemand moet zeggen, informatie en documenten wilt verzenden, een idee wilt delen en feedback wilt verzamelen, een evenement wilt plannen of uw team wilt synchroniseren, gebruik niet elke keer e-mails. Probeer na te denken over het bericht dat u wilt verzenden en gebruik de juiste tool voor elk specifiek bericht. E-mails zijn niet altijd het juiste medium om te communiceren wat u nodig hebt.

8. Beheer van een teamproject met e-mail

Het beheren van een teamproject met e-mail leidt vaak tot frustratie, misverstanden, verwarring en uiteindelijk tot een slecht resultaat. Wanneer u een teamproject organiseert, moet u taken delegeren, informatie delen en een vervolg geven aan ieders werk. Maar e-mails zijn slechts een manier om te communiceren, niet van plan. Verander je gewoontes en vind een betere manier om je teamwerk te beheren zonder e-mail!

9. Classificeren van uw e-mail

Stop met het verspillen van je tijd om je e-mails te classificeren. Een goed ding over e-mailinboxen is dat er een zoekbalk is. Met deze functie kunt u op elk gewenst moment informatie vinden. Het classificeren van uw e-mails kost gewoon veel tijd voor zeer slechte productiviteitsverbeteringen. Advertising

10. Vasthouden aan e-mail omdat ...

Het is de enige manier om je werk te organiseren en de enige communicatie-tool die je kent? Misschien is het tijd om de manier waarop u werkt te veranderen met uw team en met uw klanten, en niet te vergeten, de manier waarop u uw dag plant.