5 manieren om uw productiviteit op kantoor te verbeteren

Het is mogelijk om extra tijd in uw dag te vinden door eenvoudigweg te reorganiseren op welke manier u de taken aanpakt die onder uw verantwoordelijkheid vallen. Neem een ​​kijkje op elk van de volgende gebieden van uw beroepsleven en kijk waar u verbeteringen kunt aanbrengen waarmee u meer tijd kunt besteden aan de dingen die u echt nodig hebt om uw aandacht op te vestigen..

1. Communicatie

Een van de belangrijkste vaardigheden in elk bedrijf is effectieve communicatie. Wanneer u communiceert met personeel en klanten, zorg er dan voor dat al uw instructies en informatie worden begrepen zoals u dat wilt. Als u hetzelfde verzoek aan het einde van een gesprek in verschillende woorden herhaalt, kan dit het verschil betekenen tussen het gewenste rapport ontvangen en het rapport dat uw personeel u voor ogen stond.

Met communicatie is duidelijkheid de belangrijkste doelstelling. Je hebt misschien een Masters diploma in het Engels, maar de persoon met wie je communiceert, misschien niet. Door de taal die u gebruikt eenvoudig te houden, verhoogt u de kans dat uw boodschap begrepen wordt. Advertising

Door eenvoudig en bondig te spreken en te controleren dat de persoon met wie u communiceert heeft begrepen wat u hebt gezegd, kunt u kostbare tijd besparen door te krijgen wat u de eerste keer nodig hebt.

2. Planning

Dit is iets dat nodig is voor zowel herhaalprojecten als grotere projecten.

Houd een jaarplanner op uw bureau bij waarop u herhaalprojecten (jaarlijks / maandelijks / enz.) Opslaat, zodat u in één oogopslag kunt zien wanneer u informatie voor hen moet verzamelen. Advertising

Bij grotere projecten, plan het hele project aan het begin. Splits het op in kleinere stappen en wijs een datum toe waarmee elke stap moet worden voltooid. Delegeer een project dat door iemand anders kan worden uitgevoerd, maar houd het nauwlettend in de gaten over wie wat doet en wanneer u het nodig hebt, voltooid met. Als je eenmaal hebt gepland hoe je het project gaat doen, zul je merken dat je het minder snel tot het laatste moment uitdoet.

3. Prioritizing

Van het ene project naar het andere springen, niet het gevoel hebben dat je elke dag iets hebt volbracht of constant haast hebt om de deadlines te halen, is een teken dat je moet reorganiseren hoe je je taakplanning en prioriteitenstrategie benadert.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Elke ochtend doorloop je inbox en geef je voorrang aan de inhoud ervan. Als u eenmaal weet wat u moet doen, hoe urgent het is en hoe lang het waarschijnlijk duurt om het af te ronden, voegt u de taken in volgorde van belangrijkheid toe aan uw werkschema voor de dag. Wanneer de e-mail binnenkomt, geeft u prioriteit aan alle items die aandacht nodig hebben en voegt u deze toe aan uw werkschema. Advertising

Bekijk aan het eind van elke maand de projecten die bekend zijn voor de komende maand en begin met een voorlopige planning wanneer u eraan begint te werken, zodat u de maand begint al na te denken over wat er moet gebeuren.

4. Uitstelgedrag

Voor veel mensen is dit de grootste tijddief van allemaal! Het meest essentiële dat je moet doen, is erkennen dat je schuldig bent aan uitstelgedrag, en vervolgens de taken identificeren die je de neiging hebt zo lang mogelijk uit te stellen. Als je eenmaal weet welke dingen je waarschijnlijk zult uitstellen, overweeg dan waarom je het niet wilt doen. Misschien zijn ze te groot, te saai of lijken ze gewoon een verspilling van je tijd. Door de redenering achter uw uitstelproblemen te identificeren, kunt u oplossingen vinden, zoals grotere projecten opsplitsen in kleinere stukken (zie planning hierboven), de saaie taken plannen voor het eerst in de ochtend zodat ze klaar zijn en delegeren (zie de delegatie hieronder) ) alle taken die zo routinematig zijn, dat ze je tijd verspillen. Elimineer uitstelgedrag van uw werkdag en zie hoeveel u nog meer kunt bereiken in uw dag.

5. Delegatie Advertising

Als je personeel hebt dat je helpt, delegeer dan wat van je routinetaken, zodat je iemand anders snel de verantwoordelijkheid kunt geven. Vergeet niet om de instructies duidelijk te communiceren en ervoor te zorgen dat ze worden begrepen voordat ze de taak in de zorg van de werknemers verlaten. Als u eenmaal iets hebt gedelegeerd, hoeft u alleen maar snel te controleren of dit correct en op tijd is gebeurd. Als je een paar van deze taken aan een teamlid schuift, krijg je tijd vrij voor meer gespecialiseerd werk.

Katie-Anne Gustafsson bracht vele jaren door in de bedrijfskunde voordat ze een WAHM werd, waar ze veel van de organisatorische vaardigheden en hulpmiddelen leerde die ze nodig heeft om de eisen voor haar dagelijks leven goed in balans te brengen.