Een nieuwe productiviteit voor de Smartphone-tijd

Ongeveer een jaar geleden publiceerde ik een vraag op een Blackberry-forum met de vraag hoe de apparaten hadden geholpen om professionals productiever te maken.

De antwoorden die ik ontving werden getypeerd door degene die ik het meest herinner: “Ik ben productiever omdat ik mijn e-mail in de trein van en naar mijn werk kan controleren.”

Dit leek op dat moment een redelijk antwoord. Als een persoon die een beetje nerveus wordt als ik niets productiefs te doen heb, zou ik het kunnen relateren. Hoewel ik de trein niet neem, is de waarde van het converteren “stilstandtijd” productieve tijd is een mooie tijd.

En blijkbaar ben ik niet de enige.

Een recent onderzoek onder 1 miljoen gebruikers in 34 landen toonde aan dat 62% geloofde dat hun arbeidsproductiviteit was “veel beter” dankzij nieuwe technologie. 75% beschouwt de mogelijkheid geboden door apparaten zoals smartphones en laptops om voortdurend contact te houden met werk als een positieve ontwikkeling.

Blijkbaar, “produktiviteit” is opnieuw gedefinieerd.

Volgens onze nieuwe definitie heeft productiviteit iets te maken met twee dingen: converteren “stilstandtijd” om te werken, en te kunnen “blijf in contact” met wat er te allen tijde gebeurt op het werk. Dit soort betrokkenheid werd vroeger geassocieerd “Type A” executives, maar tegenwoordig kan iedereen met de juiste tools meedoen. Advertising

“Pret” is misschien een sterk woord, maar velen van ons vinden het leuk om nieuwe manieren te vinden om effectief te zijn en voelen zich alsof we beter worden in het managen van onze tijd.

Wat er echter in het leven van veel professionals gebeurt, is helemaal niet amusant. Hun bedrijven hebben van de gelegenheid gebruikgemaakt die ze hebben gekregen door technologie en de recessie om werknemers te overtuigen om meer uit te geven “stilstandtijd” werk doen. Tegelijkertijd sturen ze een subtiel bericht dat “contact houden” met werk betekent ook dat het gedurende 52 weken van het jaar 24 uur per dag beschikbaar is.

Het omzetten “Down Time” Tegenwoordig lijkt het erop dat iedereen met een smartphone de gewoonte heeft aangenomen om voortdurend te proberen te converteren “stilstandtijd” nuttig, werktijd. Hier zijn enkele alledaagse voorbeelden van manieren waarop veel professionals hun computer converteren “stilstandtijd.”

• - een manager die op de snelweg reed om 70 m.p. stuurt een sms naar zijn team (terwijl hij hete koffie in zijn schoot gooit)
• - een ingenieur in een vergadering die langzaam aan het werk is, controleert haar e-mail en antwoorden (ze mist twee actie-items die aan haar zijn toegewezen)
• - een accountant die zijn kind ziet honkballen op zaterdagochtend sluit een deal in de vierde inning via mobiel (en liegt tegen zijn zoon over het feit dat hij zijn eerste vangst ooit heeft gezien)
• - een supervisor die 3 dagen persoonlijke productiviteitstraining bijwoont, kan haar smartphone niet langer dan 15 minuten onaangeroerd laten (en klaagt later dat de trainer niet effectief was)
• - een adviseur die telefonisch contact legt met een klant, onthoudt dat hij een dringende boodschap naar een collega had moeten sturen, en dat rustig doet (zelfs als de klant merkt dat de aandacht plots wegvalt en het interpreteert als een gebrek aan interesse in het voortzetten van de relatie)
• - een harddrive advocaat neemt zijn smartphone opnieuw mee naar het urinoir waar hij kan multi-tasken (... en wordt opgemerkt door de man van zijn baas die toevallig zijn smartphone leende slechts vijf minuten eerder)
• - een gezin juicht eenstemmig toe als het gaat om een ​​executive-moeder vergeet haar smartphone thuis 5 uur na de jaarlijkse vakantie (en raakt in wanhoop wanneer FedEx het de volgende dag aflevert)

Ik heb onlangs een klant gevraagd: “Hoe ging je grote presentatie naar het executive team??” Zij antwoordde: “OK ... maar de CEO bracht het hele uur door met zijn (overdreven) Blackberry.”

Dit was slecht nieuws voor mijn klant, wiens project nu door de CEO werd bekeken als een ander deel van het zijne “stilstandtijd.”

Als dit allemaal voorbeelden zijn van pogingen om te converteren “stilstandtijd” in bruikbare tijd, let op de manier waarop “stilstandtijd” is uitgebreid. Dit is meer dan het invullen van de tijd die besteed zou worden aan het zitten in een trein. De gewoonte is alle hoeken en gaten van onze levens binnengedrongen, niemand sparen en ons veel geld kosten.

Op dit punt, zijn velen van jullie aan het lezen waarschijnlijk bezig met een aantal van de slechte etiquette die te zien is. Ik deed hetzelfde, totdat ik begon te denken aan de mindset van de betrokken werknemers.

Alle hierboven genoemde gewoonten zijn ontwikkeld door professionals die goed bedoeld waren - ze probeerden hun productiviteit te verhogen door te converteren “stilstandtijd” naar iets van waarde. Helaas is het moeilijk om te stoppen als we eenmaal verslaafd zijn aan een gewoonte, en uiteindelijk gebruiken we het ten onrechte, tot ergernis van anderen in ons leven. Op dat moment is het plezier verdwenen en is de gewoonte een lege, automatische praktijk geworden die meer kwaad dan goed doet. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Het slechtste is dat in veel bedrijven leidinggevenden het goede voorbeeld geven, omdat zij vaak de eerste gebruikers van deze apparaten zijn en werknemers het waarschijnlijkst werk in elke beschikbare minuut van hun leven persen..

Zij zijn ook degenen die niet bereid zijn om de verbinding tussen henzelf en hun collega's te verbreken, zelfs voor een paar uur per dag.

In contact blijven met het werk Een vriend van mij vertelde me eens het verhaal van een manager van onstuimige werknemer die essentieel was voor de organisatie, maar vaak klaagde en dreigde te vertrekken. In een tijdsbestek van enkele maanden trouwde hij, kocht een huis en kreeg een baby.

Na deze gelukkige gebeurtenissen passeerde zijn manager mijn vriend in de zaal toen hij het laatste nieuws over gelukkig nieuws hoorde en fluisterde samenzweerderig: “Ik heb hem nu!” Met andere woorden, met zijn nieuwe familie- en financiële verplichtingen, was het onwaarschijnlijk dat de onstuimige werknemer meer problemen zou veroorzaken en waarschijnlijk een comfortabele routine van zakelijke dienstverlening zou volgen met een gestage blik op zijn pensioen, voordelen en 401 (k).

Het punt van het verhaal? Er zijn leidinggevenden en managers die het geschenk van smartphones graag aanbieden aan hun werknemers, en in sommige bedrijven wordt het gezien als een beloning en een statussymbool.

Wat velen van hen echter weten, is dat wanneer een medewerker het apparaat accepteert, deze zich waarschijnlijk bij de groep van de altijd bereikbare groep zal aansluiten en veel van het gedrag zal vertonen dat hun hogere ups in de praktijk brengen, zoals: - verzenden en het ontvangen van berichten om 2:30 uur - met weekends, vakanties en feestdagen om bedrijfsactiviteiten uit te voeren - impliciet akkoord gaat met het reageren op alle berichten binnen een kort tijdsbestek - het onderbreken van ELKE activiteit om “ontdek wat mijn baas wil”

(Als de verhalen die op YouTube en op blogs worden verteld waar zijn, kan _anything_ tegenwoordig worden onderbroken door het gebruik van smartphones!)

Om het in meer machiavellistische termen te plaatsen, hebben bedrijven een manier gevonden om tijd en aandacht te nemen die medewerkers vroeger alleen, met hun gezin en met hun vrienden doorbrachten, en dit in bedrijfstijd omzetten. Het begint met het geschenk van een smartphone. Advertising

Hoewel ik er echt aan twijfel dat er een of ander masterplan is, twijfel er geen moment aan dat een manager het verschil niet kent tussen haar werknemers die altijd bereikbaar zijn van mensen die dat niet zijn. Bedrijven kunnen grote winst maken in productiviteit door simpelweg smartphones weg te geven aan hun werknemers, terwijl ze de toegevoegde stress die wordt gecreëerd negeren.

Sommige bedrijven merken echter wat er aan de hand is.

Verlichte bedrijven halen een bladzijde uit de medische professie, die zich al lang heeft gerealiseerd dat het belangrijk is om bepaalde grenzen te verleggen in het leven van hun professionals. Bedrijven kunnen beleid invoeren dat de bestede tijd duidelijk afbakent “op het werk,” “op afroep” en “weg van het werk.” Ze erkennen dat dit drie verschillende modi zijn die moeten worden afgedwongen als wordt verwacht dat werknemers optimaal functioneren.

De meeste werknemers bevinden zich echter in niet-verlichte bedrijven en moeten hun eigen weg gaan, te beginnen met 3 stappen die ze moeten nemen.

Hun eerste stap is om de onproductieve gewoonten in hun tijdmanagementsysteem te identificeren. Ze kunnen het soort analyse doen dat ik op mijn website beschrijf (www.2time-sys.com) om de sterke en zwakke plekken te vinden.

De tweede stap is het maken van een verbeterplan waarin de te wijzigen gewoontes worden geschetst, samen met enkele streefdatums. Dit geeft hen enkele realistische doelen om naar toe te luisteren.

In de derde stap moeten ze een omgeving creëren om de gewoontewijzigingen gemakkelijker te maken. Helaas veranderen de meeste gewoonten niet gemakkelijk of snel en kan de juiste mix van ondersteuningen het verschil maken.

Medewerkers die deze persoonlijke reis zijn begonnen, moeten een plan maken om het executive team te verlichten. Het meeste smartphonegebruik begon met de CEO en haar directe rapporten, en zij zijn degenen die naar alle waarschijnlijkheid bijvoorbeeld een cultuur van 24-urige beschikbaarheid voor de organisatie hebben geïntroduceerd. Advertising

In een poging als deze hebben werknemers op alle niveaus bondgenoten nodig om te helpen aantonen dat slechte gewoonten die in de executive suite zijn ontwikkeld grote schade aanrichten als ze worden uitgerold naar een volledig bedrijf. (Er is een groeiend aantal beschikbare gegevens dat in deze inspanning kan worden gebruikt.) In een interventie kunnen leidinggevenden worden gevraagd zich een vergadering tussen bedrijven voor te stellen waarbij de helft van de aanwezigen het grootste deel van de vergadering op hun smartphones doorbrengt, verloren in cyber -ruimte. (Sommigen zouden eenvoudig beweren dat ze het mooie voorbeeld van hun CEO volgen!)

Als het uitvoerende team ervan overtuigd kan zijn dat dit gedrag destructief is, kan het bedrijf overstappen om enkele specifieke wijzigingen te specificeren.

De federale regering van de Verenigde Staten heeft bijvoorbeeld het gebruik van mobiele telefoons door haar werknemers verbannen terwijl zij autorijden en overheidsactiviteiten uitvoeren. Dat komt deels door voor de hand liggende veiligheidsredenen.

Vanuit een productiviteitskarakteristiek is het echter volkomen logisch. Er kunnen andere beleidsmaatregelen worden geïntroduceerd om het gebruik van smartphones en laptops buiten kantooruren te beperken, voor starters. (In sommige bedrijven zou het uitschakelen van alle berichtenapparaten tussen 12:00 en 06:00 uur een grote stap zijn.)

Elk bedrijf moet zowel naar zijn cultuur kijken, als naar zijn strategie, en deze veranderingen stapsgewijs inbouwen. Ze moeten rekening houden met het feit dat gewoontewijziging tijd kost, en dat een nieuwe cultuur niet in een oogwenk kan worden geboren.

De enkele medewerker die beslist om van bedrijf te veranderen, heeft echter een heel moeilijke taak, omdat ze beseft dat smartphones de afgelopen jaren meer hebben gedaan om de bedrijfscultuur te veranderen dan welke visie of retraite op 2 dagen dan ook. Ze moet beseffen dat sommige leidinggevenden misschien besluiten dat ze houden van de gang van zaken en niets willen veranderen. De bedrijven die deze route volgen, zullen waarschijnlijk geen directe gevolgen zien als werknemers vasthouden aan hun baan uit angst om ze kwijt te raken, maar ze zullen later betalen. Op een bepaald moment in de toekomst zal de productiviteit op grote schaal worden beïnvloed, doordat medewerkers zichzelf opbranden en het onderste uit de kan raakt.

Het is veel beter om nu de kleine, verlichte veranderingen aan te brengen, dan te wachten tot de kosten hoger zijn en de vereiste inspanning onmogelijk lijkt te zijn.

Het enige dat nodig is om aan de slag te gaan, is een of twee werknemers die bereid zijn om opnieuw te definiëren wat productiviteit betekent voor zichzelf en hun bedrijven, voor langetermijnresultaten die duurzaam zijn.