Zijn de Gatekeeper -taken die uw projecten blokkeren?

Stel u dit scenario voor: toen u aan uw project voor vernieuwing van uw bedrijfswebsite begon, was u vol enthousiasme. Het zag er goed uit en je boekte op elk front een goede vooruitgang. Nu is je lucht echter overvol door donkere wolken. Wat er gebeurde was dat het enige cruciale element van uw site - de opt-in-box voor de site - ontbreekt; het moest worden ontwikkeld en geïnstalleerd door het webontwerpbedrijf dat uw site opnieuw heeft ontworpen.

De vertraging was omdat u in de eerste plaats bent vergeten op te merken wat de opt-in-functionaliteit is. Omdat het webontwerpbureau de informatie te laat heeft ontvangen, kunnen ze het werk nu niet voor de vastgestelde deadline uitvoeren. Onnodig te zeggen dat u de slaap van uw nacht bent kwijtgeraakt, en hoe langer de vertraging van uw project is, hoe meer u klanten en winsten gaat verliezen. Je bent teleurgesteld en je geeft jezelf de schuld van de situatie.

Je bent de poortwachter vergeten

In dit scenario staat ons personage voor een veel voorkomend obstakel: hij staat voor een “poortwachter” taak in zijn project. Deze poortwachters zijn echter niet alleen beperkt tot zakelijke projecten, ze kunnen ook in uw dagelijks leven plaatsvinden.

De “poortwachter” is een taak die andere taken blokkeert die moeten worden uitgevoerd. Om ander werk gedaan te krijgen, moet je eerst deze blocker verwijderen (je moet bijvoorbeeld je auto repareren voordat je naar de supermarkt gaat, dan naar het postkantoor en dan je kinderen naar de voetbalpraktijk brengen) ). Vaak bestaan ​​deze poortwachters vanwege een gebrek aan planning en begrip van wat er voor je ligt. Wanneer je faalt in deze twee elementen, kan dit je voortgang volledig vertragen. Advertising

Bovendien kan een gatekeeper-taak iets zijn dat door iemand anders moet worden voltooid voordat u met uw werk kunt beginnen. Als het delegatieproces zwak is en de deadlines niet duidelijk zijn gedefinieerd, kunnen ze van een gatekeeper een vervelende metgezel maken totdat deze is afgehandeld.

Ervan uitgaande is de moeder van alle fouten

Jaren geleden heeft mijn voormalige baas mij en mijn collega's dat verteld “ervan uitgaan is verboden”. Het advies was logisch en ik vind het nog steeds waardevol. Standaard is een gatekeeper-taak niet noodzakelijkerwijs moeilijker dan welke andere taak dan ook, maar wanneer deze niet goed of vroeg genoeg wordt afgehandeld, kan deze zijn lelijke gezicht vertonen en in een nachtmerrie veranderen.

Het probleem is dat je ervan uitgaat dat je de taak gemakkelijk kunt afhandelen en dat het veel minder moeite kost dan wat het echt doet. Je gaat er ook van uit dat je de taak op het laatste moment aankunt, maar je hebt het mis.

U moet de taken waarmee u te maken hebt, of u nu zakelijk of in uw privéleven bent, grondig kennen, zodat u proactief actie kunt ondernemen. Anders krijg je te maken met een gatekeeper-taak die je gek maakt. Als het de bedoeling is dat een taak door anderen wordt afgehandeld, is het van essentieel belang dat u ervoor zorgt dat ze de taak op tijd uitvoeren, zodat u vanaf daar kunt opstijgen. Advertising

Goede voorbereiding gaat een lange weg

Het maakt niet uit hoe vaak je dit advies hebt gehoord, het is een feit dat dit nog steeds geldt: proactieve actie ondernemen en je goed voorbereiden in plaats van in een keer te beginnen zonder een goede planning te maken. Het planningsdeel zorgt ervoor dat u uw taken begrijpt en passende maatregelen neemt om ze te voltooien. Het maakt niet uit of u denkt dat u uw tijd aan het planningsgedeelte verspilt; het kan u op de lange termijn vele uren besparen.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Als u ziet dat een taak de invoer van iemand anders vereist voordat u verder kunt gaan, moet u ervoor zorgen dat deze taak als eerste wordt geprioriteerd en dat ze een duidelijk gedefinieerde deadline hebben. Hetzelfde principe kan worden toegepast op een situatie waarin je zelf voor de gatekeeper-taak moet zorgen: zorg ervoor dat die taak bovenaan je takenlijst staat en dat deze eerst wordt behandeld.

Tot slot, breek de taak in hanteerbare stukken. Op deze manier is het gemakkelijker voor u om te zien welke taken mogelijk anderen kunnen blokkeren, of als een taak iemands inbreng vereist voordat deze kan worden voltooid.

Hoe de portiers moeiteloos te managen

Volg eenvoudig deze eenvoudige stappen om de taken van de gatekeeper aan te pakken: adverteren

1. Ga er niet vanuit. Eerst en vooral, niet aannemen iets als het gaat om het zorgen voor je taken. Als je ervan uitgaat dat je je taken kent en hoeveel moeite je moet doen om ze te voltooien - in plaats van echt te weten - geef je een taak de kans om iets te worden dat je voortgang blokkeert (in een zakelijk project of in je privéleven).

2. Wees proactief. Leer wat je te wachten staat en identificeer de taken die mogelijke poortwachters zouden kunnen zijn, of de taken die eerst de input van iemand anders vereisen. Wanneer je dit doet, ben je ook mentaal voorbereid op wat er komt (hoe minder verrassingen, hoe beter).

3. Verdeel de taak. Vermijd taken die te groot zijn op uw lijst - dit vergroot de kans dat het een gatekeeper-taak wordt die u te laat opmerkt. Als de taak eenmaal in kleinere delen is opgesplitst, is het veel gemakkelijker om te zien welke het eerst moet worden afgehandeld en of een taak een ander mogelijk blokkeert.

4. Geef prioriteit. Zodra je de taken in kleine stukjes hebt gebroken, is het tijd om ze te prioriteren. Zorg ervoor dat poortwachters je primaire aandacht krijgen en dat ze als eerste worden behandeld. Advertising

5. Stel deadlines in. Als een taak door iemand anders wordt uitgevoerd, moet u ervoor zorgen dat u de duidelijke deadlines instelt, zodat deze weten wanneer u het werk wilt laten voltooien. Als je zelf aan het werk bent, kun je ook zelf de deadlines bepalen. Op deze manier worden die blocker-taken tijdig gedaan, zonder onaangename verrassingen.

Conclusie

Zoals je ziet, kunnen gatekeepertaken je gek maken als je niet proactief bent en niet vooruit plant. Echter, met wat voorbereiding en planning, kunt u voorkomen dat de vervelende verrassingen zich voordoen.

Terug naar jou: Hoe ga je om met gatekeepertaken?