Terug naar basisverwerking

In mijn eerste aflevering van “Terug naar de basis”, Ik heb het belang van je inbox besproken - een enkele plaats voor het verzamelen van al je invoer voor verwerking. In deze aflevering bespreken we de verwerking zelf - hoe u ingangen kunt omzetten in actie.

In principe is de verwerking eenvoudig. Het betekent alleen maar een beslissing nemen over wat te doen met elk stukje informatie dat in je leven komt. In de praktijk is het eigenlijk heel moeilijk, vooral omdat we, op een paar uitzonderingen na, meestal niet klaar zijn om die beslissingen te nemen - of de verplichting aangaan om die beslissing te nemen. Advertising

Er zijn eigenlijk maar een handvol beslissingen die je kunt nemen over een input:

• jij kan verwijderen het. Het is onbelangrijk - ongewenste e-mail, informatie die u al hebt, herinneringen aan reeds voltooide taken, enz.
• Jij kan redirect het. Als er een andere persoon is waarvoor de taak of informatie beter geschikt is, stuur hem dan door.
• Jij kan archief het. Alles wat u nu niet meer nodig heeft maar in de toekomst waarschijnlijk nodig zult hebben - een visitekaartje of adres, een vendor's brochure, een artikel uit een tijdschrift - kan worden weggeschreven voor toekomstig gebruik.
• Jij kan record het. Informatie die je misschien nog wel nodig hebt, maar niet nodig hebt in zijn oorspronkelijke vorm, kan worden geëxtraheerd en ingevoerd in een programma voor het maken van notities, je contactmanager, een notitieblok, enz. En het origineel wordt verwijderd / weggegooid.
• Jij kan do het. Sommige ingangen vereisen onmiddellijke actie en kunnen tegelijkertijd worden uitgevoerd.
• Jij kan planning het. Sommige ingangen vereisen actie, maar niet onmiddellijk - blokkeer een geschikte tijdsduur in uw agenda om ze te doen.
• Jij kan uitstellen het. Wanneer een invoer actie vereist, maar u kunt die actie niet uitvoeren, moet u deze later uitstellen.

Gezien het beperkte aantal mogelijke keuzes, zou het relatief gemakkelijk moeten zijn om je inbox in te schakelen, de informatie die je nodig hebt te extraheren, dingen weg te schrijven, een paar items toe te voegen aan je takenlijst of je agenda, een paar dingen in je outbox laten vallen en ga door met dingen.

Maar het is niet. We raken vast aan dingen, vooral vanwege die vervelende dingen “uitstellen” ingangen - dingen waarvan we weten dat we er iets aan moeten doen, maar dat kan om verschillende redenen niet: adverteren

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

• Gebrek aan informatie: Je weet niet genoeg om erachter te komen wat je ermee moet doen.
• Gebrek aan middelen: Je weet wat je bent moeten doen, maar je hebt niet alles wat je nodig hebt om het te doen - geld, tijd, uitrusting, mankracht, enz.
• Gebrek aan urgentie: Je weet wat je moet doen en kon doe het, maar het is niet belangrijk om het te doen nu dus je stelt het uit.
• Gebrek aan autoriteit: Je bent klaar, bereid en in staat om een ​​beslissing te nemen, maar je voelt je niet gemachtigd om op die beslissing te reageren.

Het typische patroon waarbij een van deze barrières van toepassing is, is om iets uit je inbox op te halen, ernaar te kijken, te herkennen dat je iets belangrijks mist - informatie, bronnen, urgentie of autoriteit - om ernaar te handelen en dan: u zet het terug in onze inbox!

Doe dat niet.

Als je ooit van alles op de hoogte blijft en ervoor zorgt dat je inbreng je niet overstelpt, is het belangrijk om die gewoonte te doorbreken. Dat betekent dat u de manier waarop u denkt over de verwerking en over de beslissingen en acties die verwerking met zich meebrengt, moet veranderen. Advertising

Wanneer een item in je inbox terechtkomt waar je niet meteen mee kunt omgaan, wordt het een project - een uitkomst die verschillende stappen vereist om te bereiken. En de eerste stap in dat project is om het probleem op te lossen, om het tekort te vullen dat verhindert dat je de taak voltooit.

Om te voorkomen dat dingen weer in uw inbox worden geplaatst, je hebt een plek nodig om projecten in behandeling te houden. Dit kan een accordeon-bestand op uw bureau zijn of een archiefkastlade voor livebestanden. Je hebt ook een manier nodig om dingen bij te houden - een projectlijst met verwijzingen naar het openstaande bestand.

En je moet elke actie toevoegen die je moet nemen om het mogelijk te maken om op je takenlijst te reageren. “Krijg een lijst met potentiële teamleden van HR voor Build Team”; “Zoek naar een betrouwbaar drywall-installatieprogramma voor Fix Hole in Kitchen Wall”; “Maak een afspraak met VP of Marketing om mogelijke actie over partnerschapsaanbieding voor Movie Tie-In-aanbod te bespreken”; “Lees Lifehack's Back to Basics-serie voor Figure Out Hoe mijn inbox te verwerken”. Advertising

Dit is niet zo moeilijk - ik label een bestand met de projectnaam en ik tag acties in mijn takenlijst met “voor [projectnaam]”. En ik bewaar een lijst met actieve projecten in mijn notitieblok. Geef jezelf toestemming om de mappen uit je mappen opnieuw te gebruiken. Je hebt geen excuus nodig om iets te bedenken “te klein” om als een project te worden beschouwd. Als het niet iets is dat je op dit moment kunt doen en doen, is het een project.

Verwerken is niet moeilijk, maar het vergt enige discipline en een zekere helderdenkende tijd. Discipline omdat het gemakkelijk is om afgeleid te worden en gemakkelijk om uit te stellen het nemen van een beslissing voor dingen die je nu niet kunt doen. Helderziende tijd omdat je uiteindelijk do een beslissing moeten nemen, en dat kun je niet doen met duizend andere dingen in je gedachten.

Zo Ik raad aan om een ​​paar 15 minuten (of langer) blokken van tijd te plannen voor het verwerken van je inbox gedurende de dag. Sluit de deur (als je een deur hebt) en ga naar binnen “verwerkingszone”. Heb je bestandsmappen, labelmaker (als je er een gebruikt - het lijkt gek, maar het is nogal een hulp om in de juiste mindset te komen), je takenlijst en een handige pen. Thuis hetzelfde doen - elke dag een paar minuten apart zetten om alles te verwerken.

Hoe vaak je dit per dag doet, hangt af van je specifieke situatie - houd je inbox een paar dagen in de gaten en zie hoe vaak het vol raakt en hoe urgent de items in je inbox waarschijnlijk zijn. Voor de meeste mensen is één keer in de ochtend en één uur voor vertrek voldoende, en mogelijk één keer rond lunchtijd. Als uw Postvak IN bijzonder snel vol raakt, hebt u mogelijk meer dan 15 minuten nodig. De truc is om een ​​frequentie en hoeveelheid tijd te vinden die je zo vrij mogelijk laat om je eigenlijke werk de rest van de tijd te doen.

En houd jezelf de rest van de tijd vrij. Reageer niet op elk item wanneer het je inbox raakt. Je kunt net zo goed geen inbox hebben als je de wereld toestemming geeft om wat je ook doet op elk moment te onderbreken en wat dan ook te plaatsen ze denken is belangrijk voor je gezicht. Op die manier liegt de waanzin!