Het monster van de ontmoeting verslaan

Van Guoman Hotels in Londen op flickr

Breng je te veel tijd door in vergaderingen? Als dat zo is, bent u in goed gezelschap. Een van de meest voorkomende klachten van kantoormedewerkers is dat hun productiviteit wordt belemmerd door te veel niet-productieve vergaderingen. Ondoeltreffende vergaderingen leiden tot frustratie. Ze verspillen de tijd van de deelnemers en ondermijnen de effectiviteit van de hele organisatie.

Hier zijn enkele manieren om dit probleem aan te pakken.

1. Minder aanwezigen. Advertising

Lees Volgende

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

De vergadering moet worden beperkt tot diegenen wiens aanwezigheid essentieel is om het probleem te bespreken en om de beslissingen te nemen. Mensen die 'in de picture willen blijven', ontvangen een samenvattend e-mailbericht van de vergaderingstoel. Als u wordt uitgenodigd voor een vergadering waarvan u weet dat deze niet echt relevant voor u is of die slecht wordt gerund, biedt u uw excuses aan en vraagt ​​u om een ​​samenvatting. Je zult zelden spijt hebben dat je zo'n vergadering mist.

2. Maak een focus en agenda.

Het doel van de vergadering en alle vereiste informatie of voorbereidende werkzaamheden moeten ruim van tevoren aan alle gedelegeerden worden kenbaar gemaakt. Naast de starttijd moet er een geplande eindtijd zijn. De voorzitter van de vergadering moet op de agenda blijven staan ​​en snel omleidingen en irrelevanties beperken. Als u wordt uitgenodigd voor een vergadering zonder agenda, vraag dan beleefd om opheldering over de timing en het doel van de vergadering. Advertising

3. Training.

Iedereen die een vergadering voorzit, moet een basisopleiding hebben gehad voor het houden van vergaderingen. Dit houdt onder meer in: op tijd houden, gefocust blijven, beslissingen nemen, acties overeenkomen en omgaan met conflicten. Biedt uw HR-afdeling een dergelijke opleiding aan? Als dat zo is, volg dan de koers en moedig anderen aan hetzelfde te doen.

4. Gebruik een discipline. Advertising

Er zijn verschillende formele methoden om vergaderingen te beheren. Ik hou van de Six Hats van de Bono. Ze kunnen u helpen zich te concentreren op de belangrijkste activiteiten van productieve discussies en snelle besluitvorming. Deze methode is vooral goed voor omstreden kwesties, omdat het het conflict uit de vergadering haalt en iedereen dwingt alle gezichtspunten te beschouwen. Waarom probeer je deze benadering niet tijdens de volgende vergadering die je volgt??

5. Vraag om feedback.

Elke vergadering moet snel worden beoordeeld. Aan het einde van de vergadering vraagt ​​de voorzitter: 'Hoe kunnen we deze vergadering beter hebben geleid?' Mensen kunnen direct of anoniem reageren. Hoe dan ook, je zult constructieve suggesties hebben om vergaderingen korter en beter te maken. Advertising

6. Geen vergaderingen in de ochtenden.

Auteur Josh Kaufman beveelt aan dat je alleen vergaderingen in de middag toestaat, waardoor je de ochtenden kunt blokkeren voor essentieel werk dat alleen jij kunt doen. Hij beweert dat dit de productiviteit aanzienlijk verbetert en ik ben geneigd hem te geloven.

Mensen brengen veel tijd door in vergaderingen, maar overwegen zelden hoe ze beter te besturen zijn. Probeer deze ideeën en zorg dat het monster van de vergadering onder controle is in uw bedrijf.