Productiviteit eenvoudig gemaakt De 7 belangrijkste elementen van GTD

Net als de vijf elementen (Vuur, Aarde, Metaal, Water en Hout), heeft GTD zijn eigen elementen. Alleen zijn er zeven in plaats van vijf ... en lang niet zo episch.

In de vorige delen van deze serie hadden we het over dingen zoals hoe te selecteren wat te doen, en hoe je je projectenlijst (en je volgende takenlijst) kunt compileren. Vandaag is het tijd om dieper op dit onderwerp in te gaan en de belangrijkste elementen een beetje meer in detail uit te leggen.

Om je niet langer te laten hangen ... laat me je vertellen wat de zeven belangrijkste elementen van GTD zijn:

• Lijst met projecten
• Volgende takenlijst
• Toekomstige / misschien Lijst
• Kalender
• “Wachten op” Lijst
• Bronbestanden
• The Immangible One (wacht erop ...)

Vertrouwd zijn met deze elementen, weten hoe u ze moet gebruiken en hun doel begrijpen, is de sleutel tot het succesvol implementeren van GTD.

Ik weet dat het klinkt als een hoop werk, en dat sommige elementen op dit punt nog niet duidelijk zijn, maar ik verzeker u dat het veel eenvoudiger is dan het lijkt.

Laten we het van de top nemen en praten over het eerste element in de lijst:

Lijst met projecten

We hebben het kort in de vorige post over dit onderwerp gehad - Selecteren wat je nu moet doen met GTD. Voel je vrij om het te bekijken als je dat nog niet hebt gedaan. De post legt ook de betekenis uit van projecten zoals gedefinieerd in GTD.

In essentie is uw projectenlijst waar al uw huidige projecten worden vermeld. Advertising

Elk project heeft zijn eigen sectie in de projectenlijst. Elke sectie is een enigszins complete verzameling van verschillende dingen met betrekking tot een project.

Zo'n projectsectie bevat meestal dingen als:

• Een korte beschrijving van het project. Dit is handig als je na een tijdje inactiviteit terug wilt komen naar een bepaald project en je je niet kunt herinneren waar het project precies over ging.
• Een lijst met taken die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien.
• Verwijzingen naar andere materialen die van pas kunnen komen bij het werken aan het project.

Het eerste element is redelijk duidelijk. De tweede is uitgelegd in de vorige post. Dus we blijven achter met de laatste - verwijzingen naar andere materialen. De waarheid is dat wanneer je ergens aan werkt, je een aantal verschillende dingen nodig hebt voor referentie (of andere informatie die je zal helpen om het project gedaan te krijgen).

Laten we de eenvoudigste voorbeelden gebruiken om dit slechts kort uit te leggen - ons voorbeeld over het repareren van auto's. Sommige verwijzingen naar andere materialen kunnen zijn: lijst van alle professionele garages in uw omgeving, telefoonnummers, belangrijk papierwerk voor de auto.

Natuurlijk heeft elk project andere kenmerken, dus er is geen universeel sjabloon voor die referenties, maar ik weet zeker dat je het idee krijgt.

Volgende takenlijst

Zoals ik in de vorige post al zei, dit is waar je het grootste deel van je tijd doorbrengt bij het werken met GTD.

In wezen bevat de lijst Volgende taken slechts één taak van elk van uw projecten. Niet meer, slechts één enkele taak.

Nogmaals, het vorige bericht (Selecteren wat je nu moet doen met GTD) legt het doel en de constructie van de lijst met volgende taken in detail uit.

Toekomstige / misschien lijst

Dit is een nieuw element. We hebben er nog niet over gesproken. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Het doel van deze lijst is heel eenvoudig van aard. Het bevat alles waarvan je weet dat je op dit moment geen actie kunt ondernemen (Future) of dingen waarvan je nog niet zeker weet of je ooit actie tegen hen zult ondernemen (misschien).

Het doel van deze lijst is om je een plek te geven waar je al je ideeën, mogelijke projecten kunt opslaan, dingen die gewoon interessant lijken, dingen die je niet wilt vergeten, enz..

De constructie van de lijst is niet exact gedefinieerd, dus alles wat u zoekt, kan daar zijn plaats vinden. In het bijzonder dingen als:

• Korte beschrijvingen van nieuwe projecten.
• Enkele taken die u overweegt te doen.
• Willekeurige, maar bruikbare ideeën over wat dan ook.
• Dingen (verzoeken, projecten, taken) die andere mensen je hebben gestuurd.
• Samenvattingen van interessante artikelen / berichten die u misschien in de toekomst wilt gebruiken.

Vrijwel alles wat het waard is om te houden voor mogelijke toekomstige acties vindt zijn plaats in de Future / Maybe List. Er zijn geen andere regels belangrijker dan deze.

Kalender

Een kalender lijkt een vrij voor de hand liggende zaak. Maar het is niet. Veel mensen komen in de val om alles in een kalender te zetten. Het is een gewoonte. En het is een slechte.

Het grootste probleem met een kalender is dat we deze vaak gebruiken om enkele dingen op te noemen waarvan we denken dat we ze op een bepaalde dag kunnen doen. Dus we eindigen met tientallen taken, de een op de andere, elk niet gedaan op de gewenste dag. Dit maakt het ook heel gemakkelijk om sommige taken over het hoofd te zien die absoluut op een bepaalde dag moeten worden gedaan.

Je kalender is heilig. Het echte doel van een GTD-kalender is om je te laten weten dat als je er iets in stopt, dit betekent dat dit specifieke ding alleen kan worden gedaan op de exacte datum die je hebt gekozen ... of NOOIT.

Ik meen het. Het is echt je enige kans om het ding te doen. Nadat je het hebt gemist, is het voor eeuwig verloren.

Wat is het doel van dit alles? Het is makkelijk. Het is zo dat alle echt tijdgevoelige taken niet over het hoofd worden gezien. Advertising

Laten we zeggen dat je een doktersafspraak hebt. Dergelijke afspraken worden altijd op een specifieke datum en tijdstip ingesteld. Als je het mist, nou, je hebt het gemist en je moet nog een afspraak maken. Je kunt de volgende dag niet zomaar komen opdagen en zeggen “Sorry dat ik te laat ben.” Dit zal niet werken.

Het voorbeeld van de dokter is eigenlijk perfect om het doel van een GTD-kalender uit te leggen. Het is echt een heilige plaats. Als iets in de agenda wordt geplaatst, kan dit niet opnieuw worden gepland of worden uitgesteld. Het is alsof het in steen is geschreven.

Wat is het belangrijkste voordeel? Je zult er versteld van staan ​​hoe weinig dingen je in je agenda zult hebben als je dit eenmaal hebt gedaan.

“Wachten op” Lijst

Dit is ook een nieuw element. Simpel gezegd bevat deze lijst alle dingen waar u op wacht.

“Dingen waar je op wacht” is een vage uitleg dus laat me je een paar voorbeelden geven:

• E-mails waarop anderen wachten om u te sturen.
• Een telefoontje dat je makelaar moest maken.
• De prijs van Mexicaanse peso om naar beneden te gaan, zodat u wat geld kunt kopen voor uw vakantie.
• Uw auto moet worden gerepareerd zodat u hem kunt ophalen.
• Uw bericht moet worden gepubliceerd op Lifehack.org.

Deze lijst is een plaats voor alle dingen die enigszins onafhankelijk zijn van je acties, maar je wacht nog steeds tot ze gebeuren.

Wat is het doel? Gewoon niet te vergeten dat iemand verondersteld werd iets voor je te doen, en dat ze te laat zijn. Het is zo dat je niet op een dag wakker wordt en zegt, “Wacht even, mijn artikel moest worden gepubliceerd zoals 2 maanden geleden!”

Bronbestanden

Resource-bestanden bevatten elk stukje informatie dat u nodig heeft om uw projecten, werk en ... in essentie ... het leven voort te zetten. ”Bronbestanden” is niet de beste naam ter wereld, dus laten we een paar voorbeelden geven:

• Artikelen die van pas kunnen komen.
• Blogberichten die je hebt gelezen (of geschreven).
• Je map met tabbladen en notities (als je bijvoorbeeld een gitarist bent).
• Je laptop met contacten.
• Uw lijst met de beste restaurants in de stad.
• Bepaalde boeken die u wilt beoordelen.
• Alle belangrijke informatie die op de harde schijf van uw computer is opgeslagen.
• Foto's van je laatste vakantie.
• enzovoorts…

Ik veronderstel dat de enige regel is om alles op te slaan dat op geen enkele manier uitvoerbaar is, maar dat je het toch wilt behouden. Advertising

Zoals je je kunt voorstellen, is dit waarschijnlijk het grootste element in volume van allemaal. Niets anders komt zelfs in de buurt van uw Resource-bestand. Gelukkig doen we tegenwoordig de meeste dingen op een computer, zodat we niet met tonnen papier hoeven te spelen.

Het ongrijpbare element

Dit is het laatste en belangrijkste element van allemaal. Het is de ongrijpbare: Vertrouwen.

Als u geen vertrouwen hebt in GTD, kan niets anders het systeem voor u laten werken. Als je wilt dat GTD je helpt je leven en werk beter georganiseerd te maken, moet je erop vertrouwen dat GTD dat ook voor je kan doen.

Vertrouwen is niet zo belangrijk voor andere, eenvoudiger methodieken. Maar GTD is anders. Het is een beetje ingewikkeld. Het is niet 's nachts uitgevonden. Het is het resultaat van jarenlang werk en ervaring van de auteur - David Allen. Het is niet toevallig. En dat is waarom het werkt.

Maar om het te laten werken je moet het vertrouwen, of - zoals sommigen het graag noemen - je ongeloof ophouden terwijl je GTD leert. Het zal snel lonen.

Er zijn al drie onderdelen van de serie Productivity Made Simple geweest. Vertrouw je er op dit moment op dat dit de manier waarop je werkt kan veranderen? Deel uw mening in de commentaren.

(Foto credit: zelfstudie of adviesconcept via Shutterstock)