Praktische tips Haal het meeste uit werken in een digitale wereld

Digitale workflow

Als directeur productmarketing bij Adobe spreek ik dagelijks met klanten over hoe zij hun productiviteit op de werkplek beter kunnen maximaliseren. Ze vertellen me vaak dat ze meer tijd besteden aan het bedenken van hun werk dan aan het daadwerkelijk doen van hun werk.

Regelmatig geconfronteerd met de enorme hoeveelheid informatie, hebben ze het moeilijk om iedereen op dezelfde pagina te houden, waarbij ze verloren gegevens, informatie en IP bijhouden. En tegenwoordig gebruiken professionals in verschillende branches een verscheidenheid aan apparaten, zoals smartphones en tablets, om aan het werk te krijgen. We vertrouwen op technologie om onze dagen productiever te maken, maar met zoveel verschillende tools en platforms die we tegenwoordig hebben, vraag je je af of we dingen misschien te ingewikkeld maken. Moet de digitale wereld ons leven niet eenvoudiger maken en de complexiteit verminderen? Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Werkprofessionals, vooral die in een kantooromgeving, moeten hun digitale werkgewoonten eens goed bekijken en herkennen of deze gewoonten de productiviteit helpen of schaden. IT-afdelingen kunnen werknemers wapenen met de juiste tools en training, maar individuen hebben uiteindelijk controle over hoe ze de training en de tools in gebruik nemen.

De eerste stap om het meeste te halen uit het werken in een digitale wereld is om grip te krijgen op uw digitale workflow. Wat is een “digitale workflow”? We hebben er allemaal een. Een digitale workflow is afhankelijk van elektronische processen die de behoefte aan traditionele papieren materialen overbodig maken. Advertising

De kern van een digitale workflow zijn documenten. Bedrijven draaien op documenten. Ze bevatten bedrijfsgeschiedenis, financiën, strategische plannen, personeelsgegevens, etc. Voor dit bericht zal ik me concentreren op het digitale document vanwege de cruciale rol die het speelt in ons dagelijks werk.

Zet inhoud in de context

Dankzij sociale media is er een dramatische verandering in de manier waarop we omgaan met inhoud. Het concept van een document was vroeger een stuk papier, digitaal gemaakt. Maar nu heeft elke werknemer de kracht van een multimediastudio op zijn telefoon of laptop. Advertising

Nu wordt de vraag hoe ze dit gebruiken en tegelijkertijd productiever zijn? Een verzekeringsagent moet bijvoorbeeld video, afbeeldingen en formulieren verwerken om een ​​claim te versnellen. Het zou logischer zijn om die informatie op een begrijpelijke manier te combineren die intuïtief en gemakkelijk te navigeren is. Inhoud in de juiste context plaatsen, voegt niet alleen duidelijkheid toe; het verbetert ook de productiviteit, omdat de informatie beter uitvoerbaar is.

Breek de ketting niet

We zijn er allemaal geweest - we komen op een punt wanneer we aan een project of opdracht werken, waarbij we de telefoon moeten opnemen of een e-mail moeten sturen om iets gedaan te krijgen. Dan wachten we af. Verrassend is dat e-mail nog steeds het meest gebruikte mechanisme is om bestanden en opmerkingen uit te wisselen in een normale workflow. Advertising

Een advocatenkantoor, bijvoorbeeld, is voortdurend bezig met het opstellen van casusdocumenten, waaronder lange getuigenverklaringen, rapporten van deskundigen en tentoonstellingen, enz. Dit soort documenten kan vele honderden pagina's lang zijn en ze kunnen soms op het laatste moment worden gewijzigd voordat ze naar de rechtbank. Je kunt je de macht van de mens voorstellen die gaat over het compileren, bewerken, beoordelen en verzenden van deze enorme hoeveelheid informatie en de potentiële negatieve impact op de productiviteit. Projecten zoals deze vereisen tools die verder gaan dan het maken van een PDF-formulier, het bewerken en e-mailen - ze vereisen een end-to-end oplossing om de taak snel te voltooien, van start tot finish.

Bescherm jezelf

Tot slot, als uw informatie niet beveiligd en beschermd is, maakt het niet uit hoe efficiënt uw werkstroom is. In de moderne online wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit dat software wordt bijgewerkt en antivirussoftware wordt geïnstalleerd, ongeacht het platform of apparaat dat u gebruikt. Een onbeschermde omgeving vormt een zekere bedreiging voor de productiviteit en het intellectuele eigendom.

Welke hulpmiddelen en technieken worden toegepast op uw digitale workflow om de productiviteit te maximaliseren??