Acties - Taakstroom Uw dag in kaart brengen

Een van de dingen die ik heb gevonden bij het opsommen van taken en acties, is de moeilijkheid om een ​​lijst in een logische flow te organiseren. Het grootste deel van mijn dag staat vol met taken die ik nodig heb of wil voltooien in een specifieke volgorde, en ik wilde een eenvoudige manier om de stroom van mijn dag in kaart te brengen. Toen ik op zoek was naar een manier om dit te doen, had ik verschillende criteria in gedachten:

• Het moest eenvoudig zijn - ik wilde niet dat heel wat opties of dingen in te vullen. Gewoon een snelle manier om de acties voor mijn dag in kaart te brengen.
• Het moest flexibel zijn - hoewel ik weet welke taken of acties ik in de loop van mijn dag wil uitvoeren, komen dingen onveranderlijk naar voren. Het moest dus in staat zijn om deze items in te passen, zonder de stroom te onderbreken.
• Het zou niet op tijd zijn gebaseerd - ik heb andere manieren om tijdgerelateerde dingen te bedekken. Ik wilde dat het een strikt op prioriteiten gebaseerde stroom van acties voor de dag was.
• Het zou niet op een project gebaseerd zijn - zoals met op tijd gebaseerde dingen, had ik al een manier om projecten te volgen. Dit zou een stroom van taken voor de dag zijn die verschillende projecten en contexten kan omvatten.

Een taakstroomschema is Born Advertising

Ik speelde met verschillende methoden, en velen waren veel te complex. Een geweldige benadering is het bericht van Chris Brogan over Mini Process Flows. Het had enkele ideeën met een vergelijkbare smaak als wat ik wilde bereiken. Maar omdat ik lui was als het ging om het schrijven van dingen, wilde ik een nog eenvoudiger aanpak. Mijn doel was om een ​​basisformulier te maken dat ik aan het begin van elke dag zou kunnen invullen, dat elk van mijn taken of acties zou mappen in de volgorde waarin ik ze wilde voltooien.

Het werkblad dat ik bedacht heeft een set van vakken, een voor elke taak, met een kleine pijl die de stroom van het ene vak en de taak naar het volgende aangeeft. De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een opgemaakt werkblad (klik om te vergroten).

Het eerste vak heeft een vak met pijlen voor het huidige paginanummer en het laatste vak heeft er een voor het “ging verder” pagina. Dus als ik meer dan 10 uitvoerbare taken per dag heb, ga ik door naar een nieuw blad. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Om tegemoet te komen aan zaken als wachten, onderbrekingen, ongeplande vergaderingen en uitgestelde taken, heb ik aangrenzende vakken met een stippellijn toegevoegd. Ik heb ook een kleine cirkel toegevoegd om het type interrupt aan te geven. Sommige van die ik gebruik meestal:

• “w” = Wachten op of @Wachten.
• “ik” = Algemene onderbreking, inclusief telefoontjes die ik moest aannemen, ongeplande vergaderingen, uitgaan voor de lunch, enz.
• “D” = Uitgestelde items, taken die ik besloot uit te stellen voor een (waarschijnlijk goede) reden.
• “P” = Betaald bij iemand anders.

Het idee is om een ​​gemakkelijk toegankelijke kaart van mijn dag te hebben, met elke taak ingedeeld en naar de volgende toe vloeiend. Terwijl ik een taak voltooi, doorstreep ik de doos. Oorspronkelijk had ik een selectievakje om voltooide items te markeren, maar het was lang niet zo bevredigend als het hele ding doorkruisen. Naarmate de dag vordert, kan ik duidelijk zien wat ik heb voltooid en wat er nog moet gebeuren.

Als ik aan het einde van de dag niet alle taken kan voltooien, begin ik gewoon waar ik de volgende dag was gebleven en begin ik een nieuwe pagina voor de nieuwe taken voor die dag. Advertising

Ik ben onlangs begonnen met het combineren van het werkblad Taakstroom met een aangepaste versie van het DYI Planner-projectformulier. Ik gebruik het projectformulier om de algehele voortgang van elk project bij te houden en laad vervolgens het taakstroomformulier met de taken die ik nodig heb om elke dag te concurreren. Het heeft enorm geholpen bij het vereenvoudigen van mijn proces.

Voor mij, om een ​​systeem nuttig te laten zijn, moet het eenvoudig zijn - iets dat niet alleen meer overhead toevoegt aan mijn tijd. Een manier hebben om taken te volgen die duidelijk en direct zijn, en die me nog steeds in staat stellen om op mijn favoriete manier te werken, heeft me geholpen een systeem te maken dat ik ook daadwerkelijk gebruik.

Werkblad Taakstroom - PDF-indeling Advertising

Tony D. Clark schrijft, tekent tekenfilms, ontwerpt software en websites en besteedt veel tijd aan het praten met anderen om thuis te werken, creatief te zijn en te doen waar ze van houden. Zijn blog Succes van het Nest richt zich op het helpen van ouders die zinvol werk vanuit huis willen doen en meer tijd voor hun gezin en hun dromen willen hebben.