Data en GTD - Alles wat u moet weten

Ik ben nu ongeveer 3 en een half jaar een GTD-fanboy en daarmee ben ik in de loop van de jaren allerlei soorten systemen gaan proberen. Toch ben ik me in die tijd ook langzaam gaan realiseren dat het niet om de hulpmiddelen gaat die je gebruikt, niet in het minst. Waar het bij GTD om gaat, is het proces begrijpen en daadwerkelijk je systeem gebruiken om meer dingen gedaan te krijgen in werk en leven.

Een van de aspecten van GTD waar ik de meeste moeite mee heb gedaan, is het idee van datums; of het nu startdata, deadlines, mijlpalen of wat dan ook zijn. In GTD spreekt meneer Allen niet van datuminformatie met betrekking tot acties, veel meer dan de korte bespreking van jezelf een hard landschap geven door middel van je kalender. Laten we daarom eens kijken naar de wijde wereld van datums en GTD, en hoe deze kunnen worden gebruikt in uw systeem. Advertising

Start data

Citaat van Merlin Mann met betrekking tot startdata:

“Startdata zijn aas. Startdata zijn een manier om dingen in de toekomst te punteren.”

Ik ben het daar niet mee eens. Met startdatums kunt u uw acties en projecten effectief plannen terwijl u dingen die niet zo belangrijk zijn of tijdgevoelig uit uw haar houden, voorlopig niet gebruikt. Dit stelt je in staat om je te concentreren op de dingen die er op dit moment toe doen, zonder vast te lopen door taken en projecten die zich in je systeem bevinden, maar die weken of zelfs maanden onderweg zijn. Advertising

Vanwege de awesomeness van startdata kan ik niet langer teruggaan naar een systeem dat startdata niet ondersteunt als een veld voor een taak of project. De twee apps die bij me opkomen en dit goed doen zijn Toodledo en OmniFocus, maar ik weet zeker dat er nog een stuk of tien zijn. Als je een hoop acties op je lijsten hebt, moet je absoluut overwegen om startdatums te gebruiken om ze uit de weg te ruimen, zodat je je kunt concentreren op de huidige acties en projecten.

“Nep” Vervaldata

Ooit zo'n praatje gehad over projecten?

“Laten we eens kijken. Ik heb een rapport aan het einde van de maand en heb er minstens 10 acties bij. Ik wacht erop om terug te horen van John, de aantekeningen van de vergadering te ontvangen, de notities samen te vatten, een overzicht te maken, enzovoort. Dus volgende week zou ik de notities moeten samenvatten en de omtrek voltooid hebben. Ik geef die vervaldatum van 27-2-11.” Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Het bovenstaande is een goed voorbeeld van “valse vervaldatums”; dit zijn willekeurige datums die u instelt voor acties binnen een project die moeten worden uitgevoerd vóór het feitelijke project voor de vervaldatum. In mijn ervaring werken dit soort vervaldata niet. Wat ze meestal doen is toestaan ​​dat uitstellers meer uitstellen, omdat wanneer ze vervaldatums zien ze alles tot het laatste moment terugdringen.

Hier is een veel betere benadering; in plaats van al je projectacties nep-vervaldatums te geven, zorg er dan voor dat je acties zijn “zeer uitvoerbaar”, wat betekent dat ze iets zijn dat binnen 10 tot 25 minuten kan worden gedaan. Dit zal een project helpen om veel sneller te verhuizen. Wat je misschien wel zult vinden, is dat je meer gedaan krijgt dan je zou hebben door al deze acties nep-vervaldata te geven.

Echte einddatums

Echte vervaldatums zijn de werkelijke vervaldatum van een actie of project. Dit type datums worden meestal op ons gesteld door projectmanagertypen of worden door u ingesteld als de datum waarop projecten of acties moeten worden voltooid. Advertising

Wanneer ik een vervaldatum ontvang voor een schoolproject of een opdracht op mijn werk, voeg ik het altijd toe aan de actie of het project en probeer ik het hele neppe vervaldatumsyndroom waar ik het eerder over had, te vermijden. Soms geef ik in mijn projectnotities mijlpalen die zeggen dat als ik op die en die datum een ​​bepaald aantal acties heb gedaan, ik op schema ben, anders moet ik mijn achterstand van taken opruimen om te overwegen dat ik aan het werk ben tijd. Dit werkt goed omdat het mijn systeem niet blokkeert met nep-vervaldatums, maar toch laat ik mijn voortgang van acties en projecten met betrekking tot datums controleren.

Het harde landschap

Het harde landschap waar Allen het over heeft, is het idee om dingen in je agenda te plaatsen die op die bepaalde dag of tijd moeten worden gedaan (denk aan vergaderingen, acties die alleen op een enkele datum of tijd kunnen worden gedaan, of herinneringen voor dat dag of tijd). Dit is een heilige plaats en moet niet worden volgestopt met dingen die geen moeilijke vervaldatum hebben of acties waarvan je zou denken dat je ze op een bepaalde datum zou willen doen..

Ik moet echter wel toegeven dat als ik een lang bestaand project heb met een moeilijk te halen datum, ik mijn agenda als een evenement van de hele dag opneem. Of het nu is “goed of fout” per GTD maakt het mij niet zoveel uit. Wat dit voor mij heeft gedaan, wordt de zaken in perspectief geplaatst tijdens mijn wekelijkse beoordeling van acties en projecten, zodat ik kan zien wanneer grote projecten of bepaalde acties moeten worden uitgevoerd in een oogopslag van de kalender. Anders dan deze harde vervaldatums, is de kalender afgehandeld voor iets anders dan wat hierboven werd genoemd.