Efficiëntie maximaliseren door taken te groeperen

Er is dagelijks een metafoor die veel gebruikt wordt en die onze hersenen vergelijkt met een auto of een fiets met versnellingen. Ik moet schakelen of mijn hoofd is hiervoor in de verkeerde versnelling geeft aan dat het menselijk brein, omwille van efficiëntie en concentratie, de taak aanpast tot het punt waarop het tijd kost om onze concentratie uit het onderwerp te verwijderen en verder te gaan naar iets anders.

Dit is iets wat we altijd ervaren - bijvoorbeeld, wanneer ik aan het budget heb gewerkt en facturen en ontvangsten voor belastingtijd in orde wil krijgen, moet ik een pauze nemen om me op te frissen voordat ik ga werken zoals dit artikel schrijven, dit is een ander type werkcreërende gegevens dan dat het wordt verwerkt, en een ander onderwerp.

In Uw geheugen: een gebruikershandleiding de auteur Alan Baddeley verwijst naar een studie uitgevoerd door de Nederlandse psycholoog Adriaan de Groot waarin de herinnering aan schaakmeesters werd vergeleken met die van gemiddelde clubleden. De meesters waren de spelers die vaak blindelings speelden.

In één experiment stelde hij een schaakbord op in een positie die uit een spel was gekozen, liet zijn schakers een reeks van vijf seconden van het bord zien en na elke glimp moesten ze proberen de positie op een ander bord te reproduceren. De meesters plaatsten 90 procent van de stukken correct na een glimp van slechts vijf minuten, terwijl de zwakke spelers na slechts één glimp slechts 40 procent van de stukken plaatsten en acht glimpen nodig hadden voordat ze de initiële prestaties van de meesters konden evenaren. Excerpted from Your Memory: een gebruikershandleiding.

Wat was de conclusie van de Groot's studie, samen met een aantal andere experimenten? Dat de superieure vaardigheden van de meesterschaakspeler voortkomen uit hun vermogen om het bord als een te zien georganiseerd geheel in plaats van als een stel losgekoppelde en individuele stukken. Advertising

Wat heeft dat met iets te maken? Je geest organiseert niet op een minuut niveau, maar door kleine, gerelateerde dingen samen te klonteren in samenhangende gehelen. Voor de geest, het controleren van e-mail, het lezen van RSS en het lezen van snail mail uit de brievenbus eindigen allemaal als een ding-communicatie verwerking.

Als u in groepen denkt, werk in groepen

Dus door anekdotische observatie en persoonlijke ervaring (beide hoog aangeschreven vormen van wetenschappelijk bewijs, ik verzeker je) hebben we vastgesteld dat de geest “schakelt versnellingen” om een ​​bepaalde taak uit te voeren en te denken op de manier die nodig is om deze te voltooien, of om eventuele problemen op te lossen. We hebben vastgesteld dat het vervolgens tijd kost om de versnellingen van ons brein te verschuiven om optimaal met andere problemen om te gaan. En we hebben legitiem wetenschappelijk bewijs verkregen om dit uit te leggen en enig inzicht te krijgen in waarom dit gebeurt.

De natuurlijke, praktische conclusie is dat als je denken in groepen verwante ideeën die gehelen vormen, dan zou je ook zo moeten werken. Tegen de stroom van de menselijke geest ingaan is alleen contraproductief, dus in plaats van kleine stukjes van de boekhouding te doen tussen het schrijven van artikelen - omdat het zo hard om er in één keer mee door te gaan! We zouden die gerelateerde boekhoudtaken bij elkaar moeten voegen en ze in één keer moeten aanpakken, goed?

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

De praktische oefening zou zijn om het beide manieren uit te proberen en, tot op de minuut, de tijd te meten die nodig is om de boekhouding en de artikelen te voltooien met behulp van beide methoden. Ik kan dat garanderen, als je de hele dag door taken mixt

• U besteedt meer tijd aan het voltooien van de taken,
• U besteedt meer tijd aan het schakelen tussen taken,
• Je hebt een aanzienlijk deel van de dag verloren.

Elke keer dat je stopt met wat je doet en een kop koffie drinkt en na tien uur van de zon geniet van de zon voordat je in een artikel vastloopt, verlies je tijd. Elke keer dat je moet ophalen waar je bent gestopt, je verliest tijd om uit te zoeken waar je eigenlijk bent gebleven en om terug te gaan naar de volgende taken. En aan het einde van de dag, wanneer u dit optelt, zou u twee uur kunnen verliezen omdat uw stijl van taakplanning niet efficiënt is. Advertising

Baddeley legt in zijn gedeelte over mentale organisatie uit dat de hersenen de dingen ook categoriseren aan de hand van je attitudes, overtuigingen en verwachtingen. Dit lijkt misschien een voor de hand liggende factoïde om naar voren te brengen, maar de waarheid is dat het betekent dat groepen alleen door jou kunnen worden gedefinieerd.

Ik stuur bijvoorbeeld eerder e-mail, snail mail en RSS-lezen in dezelfde groep in het artikel - u kunt e-mail, snail mail en telefoontjes in dezelfde groep organiseren terwijl u RSS plaatst met bladeren en onderzoek.

Een greep krijgen op groepen

Maak een lijst van alle taken die u op een dag voltooit, van de 8 uur 's middags tot de controlebeoordeling van 17.00 uur (of wat u ook doet). Alles. Gebruik vervolgens papier of een hulpmiddel voor mindmapping om al deze taken samen te groeperen in wat voor u een logische overeenkomst lijkt. Er is natuurlijk geen goed of fout, want wat je hersenen je ook vertellen, is de manier waarop je over die taken nadenkt.

Als je redelijk grote groepen of eenzame taken hebt, is dat goed. De grootste groepen vormen het grootste deel van je crunch-tijd, omdat je die taken achtereenvolgens moet aanpakken voor maximale efficiëntie. De eenzame taken zijn goed voor het opbreken van grote groepen, omdat het bijzonder moeilijk is om van het ene enorme gebied naar het andere te schakelen..

Je zou ook moeten weten welke taken je wekelijks of maandelijks uitvoert en deze ook groeperen, hoewel dit lastiger kan worden. Probeer dit alleen als u een uber-productiviër bent, het soort persoon dat daadwerkelijk het lezen van dit blog op zijn takenlijst vermeldt. Advertising

Als u klaar bent, kunt u ze in groepen plannen, waarbij u de meest uitdagende discussiegroepen en de grootste groepen voor de momenten van de dag opslaat wanneer u de meeste energie heeft en de groepen met een vrij lage betrokkenheid voor het begin en het einde van de dag. Het controleren van e-mail en RSS is bijvoorbeeld een vrij gemakkelijke maar productieve manier om aan de slag te gaan, dus ik heb dat aan het begin van mijn dag gezet en het uit de weg gehaald. Ik kom op kantoor en tegen de tijd dat die taken zijn gedaan ben ik wakker en klaar voor het echte werk.

Voorbeelden van groeperingen

Communicatie is een grote, maar helaas is het ook vrij moeilijk om te groeperen - u kunt de hele dag telefoontjes hebben die de hele dag in en uit komen, e-mails die direct moeten worden afgehandeld (vermijd dit tot elke prijs als uw werk het toelaat ), enzovoorts. In mijn werkdag ziet het er echter ongeveer zo uit:

• E-mail
• RSS
• Slakpost - rekeningen, bankafschriften
• Instant messaging (als je een webwerker bent, is dat net als de vergaderruimte)

Huishoudelijk werk is echter vrij gemakkelijk te achterhalen - en we hebben allemaal een redelijk vergelijkbaar idee van wat dat inhoudt.

• Vegen, stofzuigen en dweilen van vloeren
• Afwassen, keuken schoonmaken
• Badkamer schoonmaken,
• Wasserij

Ik ken een aantal mensen die het hele huiswerk de hele dag door verspreiden en tussendoor pauzes nemen. We doen het allemaal. Maar als huishoudelijk werk als een gegroepeerde takenreeks wordt beschouwd, kan het een uur duren om te doen wat u gewoonlijk twee nodig heeft.

Je groepen kunnen (in feite zeker) variëren - dit zijn slechts voorbeelden van de groepen taken die ik gebruik om mijn dag te organiseren. Advertising

Hulpvoordeel

In plaats van mijn planning te micromanagen, kunnen vooraf ingestelde groepen me plannen veel sneller. Ik kan gewoon plotten communicatie voor 8 uur, Onderzoek voor 9.00 uur en schrift voor 12. Het is zeker niet de reden om deze planningstechniek te gebruiken, maar het biedt wel een reden om het ook echt te doen.

Plan consistent

Voer uw gegroepeerde takenreeksen op een consistente basis uit - voor wekelijkse groepen, doe het op dezelfde dag rond dezelfde tijd. Voor dagelijkse groepen, doe ze in ongeveer dezelfde volgorde. Door een routine te ontwikkelen, kunnen je hersenen gemakkelijker schakelen, omdat ze weten wat ze kunnen verwachten.

Groeperingstaken is een eenvoudige, zelfs triviale techniek, maar na een paar praktische tests ben ik ervan overtuigd dat het me een paar uur per dag kan besparen, precies wat ik moest vinden! Als je echter taken opsplitst in meer smakelijke stukjes en niet op zoek bent naar een paar uur per dag, dan zou het je misschien gek maken om dit uit te proberen.