6 Calendar-weergaven gebruiken om productiever te zijn

Projectweergave

In mijn laatste artikel hier bij Stepcase Lifehack, suggereerde een van de opmerkingen die ik ontving dat er een fijne manier is om de kwestie van het hebben van een “heilige kalender.

Populaire boeken zoals Getting Things Done en anderen pleiten voor het gebruik van kalenders voor afspraken, uitstapjes en andere activiteiten die “moet” op een bepaalde datum worden uitgevoerd. Helaas, het woord “moet” is onnauwkeurig en zal waarschijnlijk door elke persoon anders geïnterpreteerd worden.

Het principe dat ze proberen te versterken is duidelijker: vul uw agenda niet met verplichtingen die niet stevig zijn. Behandel de agenda in plaats daarvan als “heilig” - een plek om toezeggingen te doen die je niet durft te verbreken.

Gelukkig voor ons komt de technologie snel dichterbij, waarin je tegelijkertijd een “heilig” kalender, a “ontheiligen” schema en elke kalender tussendoor! Advertising

In Outlook is het bijvoorbeeld eenvoudig om met een paar klikken een willekeurig aantal agenda's te maken die dezelfde datums beslaan. Omdat deze agenda's echter verschillende bestanden lijken, is het gemakkelijk te geloven dat ze verschillende entiteiten vertegenwoordigen.

Niet zo. In plaats daarvan zijn drie verschillende kalenders van september 2011 eigenlijk drie weergaven van dezelfde reeks van 30 dagen.

Met dat mogelijke obstakel uit de weg, het is niet moeilijk om te zien hoe Outlook en andere programma's zoals de kalender van Google of de Yahoo-kalender ons kunnen helpen “zien” ons schema op manieren die ons kunnen helpen om overlappingen en miscues te voorkomen, en ons een dieper inzicht geven in de tijdwensen die we elke dag moeten aangaan. Ik heb bijvoorbeeld geëxperimenteerd met de volgende 5 weergaven van mijn schema. (Ik heb niet geprobeerd ze allemaal tegelijk te gebruiken!)

5 weergaven van één agenda

Weergave 1: EEN “Standaard” weekoverzicht - voordat afspraken, deadlines of eenmalige activiteiten zijn gemaakt, is er een onderliggend schema dat ik als basis voor elke week gebruik. Het bevat de basisactiviteiten die ik nodig heb om mijn leven te leven, en ik verplaats ze alleen of verwijder ze in noodsituaties. Deze activiteiten omvatten de tijd doorgebracht met slapen, eten, bewegen en met betrekking tot naaste familieleden. Dit zijn dingen die ik doe ongeacht het werk dat ik doe, waar ik woon of de tijd van het jaar. Bijvoorbeeld, vroeg naar bed gaan is belangrijk voor mij vanwege de triatlon-training die ik doe. Voordat het een gewoonte werd, stelde ik de tijd in om naar bed te gaan en zette ik ook een alarm op mijn horloge om om 10:20 uur te piepen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Weergave 2: De “Moeilijke afspraken” weergave - deze weergave bestaat uit geplande activiteiten gepland met andere mensen. De criteria voor het plaatsen van een item in deze weergave zijn die “er zijn scherpe gevolgen voor mijzelf en anderen als de afspraak wordt gemist.” Tandafspraken en coachingaanroepen zijn voorbeelden.

Weergave 3: De “Deadline” zicht - wanneer er termijnen zijn die negatieve gevolgen hebben als ze worden vergeten, worden ze binnen deze weergave geplaatst (bijvoorbeeld vervaldagen voor de belastingaanslagen van mijn bedrijf)

Weergave 4: De “Blank-time” view - dit is de tijd die ik elke dag plan voor het onverwachte. Deze slots van dode tijd fungeren als buffer tegen alle dingen die fout kunnen gaan, en hun lengte en frequentie hangen af ​​van de omgeving waarin ik verkeer en het soort werk dat ik aan het doen ben. Ik heb het bijvoorbeeld moeilijk gevonden om werk op reisdagen in te plannen, dus ik zou enorme brokken deadtime in de wacht zetten in de verwachting dat er waarschijnlijk iets fout zal gaan. Als er niets misgaat, is het eenvoudig om toekomstige dagen te bereiken voor tijdseisen waar ik nu aan kan werken. Het gebruik van deze weergave helpt om de populaire fout van overprogrammering, die de meest ambitieuze mensen zich begaan, te voorkomen (maar zou niet kunnen genezen).

Weergave 5: De “Activiteit” bekijk - in mijn laatste artikel concentreerde ik me op de omschakeling die gemaakt moet worden door mensen met een groot aantal tijdvakken, dat wil zeggen van het leren om taken te plaatsen in plaats van lijsten. De activiteitsweergave is degene waarin de meeste actie plaatsvindt, omdat de tijd die in mijn leven wordt gevraagd direct in mijn agenda wordt geplaatst. Het grootste deel van het jongleren met het schema dat elke dag plaatsvindt, vindt plaats in deze weergave. Advertising

Papier tekortkomingen

Het bekijken van een enkel schema op vijf verschillende manieren kan nogal verwarrend zijn voor diegenen onder ons die denken aan kalenders op de traditionele, op papier gebaseerde manier. Gooi de mogelijkheid in om toegang te krijgen tot uw geplande tijdvereisten op uw laptop, smartphone en tablet en u zult zich misschien realiseren dat agenda's en planningen heel anders moeten worden bekeken .... misschien als een reeks taken die zijn georganiseerd op datum en tijd, die zich in de cloud bevinden. Op elk willekeurig moment is het kalenderoverzicht dat u bekijkt, het filteren van taken en helpt u zich te concentreren op de weinigen op een moment dat u echt moet zien.

Deze filtering is belangrijk ... het kan nooit zinvol zijn om alle weergaven in één te combineren, net zomin als het zinvol is om meer dan één televisiekanaal tegelijk te bekijken ... zelfs met de nieuwste PiP-technologie. Elke weergave heeft een ander doel en biedt een informatielaag die belangrijk is om gescheiden van de anderen te behouden, of om selectief te combineren. Ik combineer bijvoorbeeld de “Standaard” bekijken met de “Activiteiten” bekijken op een dagelijkse basis, terwijl ik de “Blank-time” bekijken als een planningstool die wordt uitgefilterd zodra mijn dag begint.

Natuurlijk kunnen er andere opvattingen zijn. Het baanbrekende onderzoek van Dezhi Wu suggereert bijvoorbeeld een andere mogelijke kijk op projecten. In haar boek, “Temporele structuren in individueel tijdmanagement” Ze legt uit dat een projectmanager een activiteitenschema moet opstellen voor elk teamlid dat rechtstreeks in een planningsapparaat kan worden gedownload. Voor mij suggereert dit dat er een extra beeld komt.

Beeld 6: De “Projectweergave” - wanneer u een groep onderling verbonden taken hebt die zijn ontworpen om een ​​bepaald resultaat te produceren. Het zou leuk zijn om elk project als een aparte rode draad van activiteit te beschouwen. Je zou bijvoorbeeld kunnen zien wat er in je leven gebeurt als er een verandering is in de definitieve vervaldatums. Dit staat ver af van de mentale, onbetrouwbare schattingen die vaak rondvliegen. Advertising

Technologische beperkingen

Helaas wordt de basistechnologie voor het beheren van meerdere weergaven niet op alle agenda's behouden. In de agenda van mijn Blackberry is het niet mogelijk om meerdere weergaven van één programma te bekijken. Hopelijk zijn er apps onderweg die dit zullen corrigeren, en waarmee ik verschillende weergaven met de cloud kan synchroniseren.

Met tools die al beschikbaar zijn, is het echter mogelijk om een “heilig” agenda als het wordt gezien als slechts één mogelijke weergave om te beheren. Met verbeterde tools kunnen we veel meer planning en minder lijsten maken, zelfs als we ons houden aan het GTD-principe van het handhaven en beheren van vaste toezeggingen. Als we dit doen, verliezen we de taak om onze agenda's in onze gedachten te sleutelen, en delegeren we de taak aan tools die in de cloud zijn getikt..

Postscriptum Ik heb Yahoo! .Calendar gebruikt om deze views te genereren, en de instructies om te doen zijn hier te vinden.