Hoe u een takenlijst kunt gebruiken om 2008 ooit tot beste jaar van uw leven te maken

  • Matthew Goodman
  • 0
  • 3350
  • 933

Ah, de bescheiden todo-lijst. Met alle hightech, whiz-bang productiviteitstoepassingen, mobiele gadgets, office-tools en echte Corinthische lederen dagplanners die er zijn om ons geld en onze aandacht te besteden aan, uiteindelijk komt de meest productieve tool die we kunnen gebruiken neer op een lijst met onzin die we moeten doen. Kijk onder de motorkap van een GTD-app of een productiviteitssysteem en de motor die ze allemaal aandrijft, is de takenlijst - ongeacht of deze is georganiseerd op basis van datum, prioriteit, project of gewoon op het moment dat je eraan denkt om het te doen.

Zoals vrijwel elke productiviteitsgoeroe zegt, ergens aan de voorkant van elk van hun boeken, de belangrijkste reden waarom de meeste mensen falen, overweldigd raken, of zelf naar de cardioloog rijden met zorgen en stress is dat ze geen goede grip hebben op wat ze moeten doen. Dus worden ze midden in de nacht wakker (als ze helemaal kunnen slapen) in paniek over of ze al het nodige hebben gedaan om die dag te doen, of ze kijken over de stapels rommel om hen heen en vragen zich af hoe ze ooit zullen doen bereik de bodem.

Wanneer ze op het punt staan ​​hun breekpunt te bereiken, reiken ze naar een pad en een pen en beginnen ze een takenlijst op te schrijven. Ze schrijven alles op waar ze aan kunnen denken, steken het naast hun pc op of duwen het in hun zak, werken hun lijst af, voelen een tijdelijk gevoel van opluchting en keren terug naar hun normale staat van overweldigd zijn tot de volgende keer dat ze bereiken hun breekpunt. Advertising

Deze cyclus van inefficiëntie en ineffectiviteit is gek en stom - en het zijn de meeste mensenlevens. Daarom is het breken van die cyclus de eerste orde van zaken in bijna elk systeem dat erop gericht is mensen te helpen productiever te worden, zowel in hun werk, hun creatieve leven, hun gezinsleven, of gewoon in het algemeen..

De sleutel tot een effectieve takenlijst is niet de lijst zelf, hoe deze wordt georganiseerd en beheerd, maar de gewoonte van het gebruiken van, toevoegen aan en bekijken van de lijst. Mensen die sporadische lijsten maken alleen wanneer ze bijna helemaal overweldigd zijn, doen hun best om hun lijsten op te schrijven en ze te verwerken - en ze zijn meestal erg productief gedurende de tijd dat ze via hun lijst werken. Met andere woorden, zij kennen de waarde van je lijstjes, en zelfs min of meer hoe je ze kunt maken, maar niet hoe je die waarde verspreidt in hun dagelijks leven.

Zoals elke gewoonte kost het dagelijks gebruik van een takenlijst enige tijd om tot het punt te komen waarop het automatisch is. Zo de eerste orde van zaken is om je takenlijst ergens te plaatsen opdringerig. Reken niet op wilskracht, logica, trots of geluk om u op het goede spoor te houden. Zet je lijst op in je gezicht, elk moment van elke dag, zodat jij hebben om er op de een of andere manier mee om te gaan. Bijvoorbeeld:

  • Houd een notebook in je achterzak, waar je het elke keer voelt als je gaat zitten.
  • Plak een notitieblok of stapel indexkaarten op uw portefeuille of zakboekje, zodat u deze telkens moet verwijderen als u geld, een creditcard, uw identiteitsbewijs, een visitekaartje of wat dan ook in uw portefeuille bewaart.
  • Gebruik een online takenlijst zoals Remember the Milk, Tada, Toodledo of Todoist en stel deze in als uw startpagina.
  • Sluit je online takenlijst in op je desktop (zie hier de instructies voor XP [flash video], je kunt dit niet doen in Vista)
  • Installeer een afzonderlijke browser met uw takenlijst als startpagina en stel deze automatisch in om te openen wanneer u uw computer opstart. Sluit het nooit en gebruik het nooit voor iets anders. Dus als u Firefox regelmatig gebruikt, gebruik dan IE of Opera of Safari voor uw takenlijst en houd deze altijd actief wanneer u op uw computer bent.
  • Gebruik een herinneringssysteem (ongeacht of het is ingebouwd in uw online takenlijstservice of gebruik een service zoals Sandy of een desktop-timer of stel een alarm in op uw smartphone) om u elk uur een herinnering te geven om uw lijst te controleren.
  • Plaats uw papieren lijst op uw bureau voor u met een pen of potlood terwijl u werkt.
  • Gebruik een zijbalkgadget of -widget in Windows Vista, Google Desktop of andere widgetwidgetsoftware. Stel het altijd bovenaan in.

U zult niet altijd herinnerd moeten worden om uw lijst te gebruiken; uiteindelijk wordt het een gewoon onderdeel van je dagelijkse routine. Maar stel voor de eerste maand je lijst zo in dat deze je werk echt verstoort, waardoor je erop moet letten. U verliest mogelijk een kleine hoeveelheid tijd, maar de algehele productiviteitswinst compenseert dit ruimschoots. Advertising

Lees Volgende

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch
Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)
Hoe alleen gelukkig te zijn en van het leven te genieten
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Dus nu je takenlijst jouw aandacht heeft, wat moet je ermee doen??

Kort antwoord: Schrijf op alles je moet. Herhaling. Voor de rest van je leven.

Iets langer antwoord: voeg elke taak, hoe klein ook, toe aan je lijst, op het moment dat je erover nadenkt. Breek grote taken in discrete, uitvoerbare brokken - dat wil zeggen, niet toevoegen “Heers over de wereld” naar je todolijst toevoegen “Bel Bob om schattingen van het derde kwartaal te bespreken.” Als je het telefoonnummer van Bob nodig hebt voordat je dat kunt doen, schrijf dan “Zoek het telefoonnummer van Bob op” en noteer het naast “Bob bellen ... ”. Als u klaar bent met taken, kruist u ze van uw lijst; als je aan nieuwe denkt, voeg je ze toe. Blijf dat doen.

Volledig antwoord: gebruik uw lijst als een centrale opslagplaats voor alle taken, gedachten en plannen die u in uw leven moet volbrengen. Gebruik categorieën om uw lijst te ordenen en u op het juiste doel te houden. Breek complexe taken in kleine, realistische stappen en gebruik uw lijsten om de stappen voor te bereiden die u moet nemen om uw doelen te bereiken. Bekijk uw lijst een paar minuten per dag, voeg nieuwe taken toe en verwijder oude taken en markeer de 3 of 4 belangrijkste taken die u moet voltooien om uw goed besteedde dag te beschouwen. Elke week of zo, doe een meer diepgaande beoordeling, plan nieuwe projecten uit, overweeg elk aspect van je leven en wat je moet doen in elk om je leven vollediger, rijker en succesvoller te maken. Advertising

  • Gebruik uw lijst als een centrale repository: Gebruik uw lijst niet alleen voor de taken waaraan u meteen moet werken, maar ook voor het plannen, het opnemen van willekeurige gedachten voor latere overweging en het vastleggen van uw doelen. Ik heb mijn Moleskine verdeeld met behulp van de tabbladenverdelers Post-It in vier secties: de voorkant is voor directe taken, een middelste gedeelte van een paar pagina's is voor boeken en muziek waarover ik heb gehoord en die ik wil bekijken, een langer middengedeelte is voor het opsommen van alle projecten waar ik aan werk en ze uit te werken, en de laatste is voor notities en gedachten. Maar ik merk dat ik het laatste gedeelte minder en minder vaak gebruik - in plaats daarvan ben ik begonnen met het plaatsen van aantekeningen rechtstreeks in mijn takenlijst met het voorwoord “T / A” (“denk erover na”). Ik gebruik mijn lijst ook om dingen vast te leggen waar ik op wacht, of dat een pakket is dat ik heb besteld, een stuk informatie dat ik van iemand heb gevraagd, een bankdeposito, of wat dan ook; Ik gebruik het voorwoord “W / V” (“wachten op”) en plaats aan het einde de datum die ik aan het einde tussen haakjes heb toegevoegd, zoals dit:

    [] W / F: Reactie van Barbara over nieuw ziektekostenverzekering aftrekbaar (12/17)

    Wanneer ik mijn lijst bekijk, weet ik hoe lang ik heb gewacht - als ik vind dat het te lang is geweest, voeg ik een follow-up toe aan mijn takenlijst, zoals deze:

    [] Bel Barbara over gevraagde informatie over nieuwe ziektekostenverzekering aftrekbaar

    Ten slotte, als een taak gerelateerd is aan een specifiek project, zoals een artikel waaraan ik werk, voeg ik toe “voor [project]” tot het einde van de taak, zoals dit:

    [] Zoek het boek van Ruth Behar op voor seks en geslacht

  • Gebruik categorieën: Ik vond het gebruik van categorieën in een papieren lijst een verspilling van moeite (hoewel de tags die ik hierboven gebruikte een soort categorisering zijn, veronderstel ik). Ik ben echter onlangs begonnen met het gebruiken van een online takenlijstmanager en de goeden maken het categoriseren veel meer naadloos. Mensen die het GTD-systeem van David Allen volgen, gebruiken contexten voor hun lijsten door taken te categoriseren op basis van de locatie of gelegenheid waarin ze kunnen worden gedaan. Zo kunnen ze bijvoorbeeld een hebben “@telefoon” categorie, met een overzicht van alles wat ze op de telefoon kunnen doen, dus als ze een rustig moment hebben waarop ze de telefoon kunnen gebruiken, kunnen ze zich concentreren op het werken via al hun oproepen tegelijk. Concepten werken niet echt voor mij; in plaats daarvan worden mijn lijsten gecategoriseerd per project en blokkeer ik de tijd in mijn planning voor elk project en werk ik de lijst voor elk project door. Ik merk dat de mindset die ik krijg bij het werken aan een taak van een bepaald project me helpt momentum op te bouwen om andere, aanverwante taken uit te voeren, zelfs als ze van een andere aard zijn - dat wil zeggen dat ik liever een telefoongesprek over een project en schrijf vervolgens een rapport op voor het smae-project dan een telefoongesprek voeren over het ene project en dan een ander over een ander project maken.
  • Projecten splitsen in kleine, discrete taken: Als we naar onze takenlijst kijken, moeten we duidelijke instructies zien over wat we vervolgens moeten doen. Als je het moet vragen “hoe doe ik dat” over een taak, je hebt het nog niet genoeg opgesplitst. Als algemene regel wil je alles terugbrengen tot het niveau van activiteit net boven het instinctieve - dat wil zeggen, als je iets moet schrijven, zul je min of meer instinctief naar een pen en papier grijpen, gaan zitten, de pennenmuts, en neem een ​​schrijfvaardigheid aan; alles daarbuiten zou een aparte taak moeten zijn.
  • Belangrijkste taken (MIT's): Beoordeel uw lijst 's morgens vroeg, of het laatste' s nachts, en belicht een paar dingen die u absoluut moet doen of die de komende dag het meest een belangrijk project zullen bevorderen. U kunt een markeerstift gebruiken, deze naar de top van uw lijst verplaatsen en markeren “hoge prioriteit” in je taakbeheersoftware doet het er niet toe zolang je weet dat dit je MIT's zijn. Doe deze dingen eerst. Als je op de dag niets anders doet, stop je nog steeds de dag dat je iets belangrijks hebt bereikt.
  • Wekelijkse beoordeling: Mijn beoordelingen zijn niet precies wekelijks; in plaats daarvan heb ik de neiging om er ongeveer elke 4 of 5 dagen een te doen, maar welke frequentie je ook kiest, neem wat ononderbroken tijd op een min of meer regelmatig schema om je lijsten te bekijken en na te denken over de “grotere geheel”. Denk na over wat je wilt bereiken in de volgende week, overweeg je overkoepelende doelen in het leven en of er iets nieuws is dat je zou kunnen doen om naar die doelen toe te werken, gedetailleerde plannen voor elk van je projecten op te stellen, zorg ervoor dat je “wachten op” items zijn allemaal gesloten, denk eigenlijk aan al je “denk erover na” items enzovoort.

Het kost niet veel tijd of moeite om een ​​goede takenlijst bij te houden. Wat er wel nodig is, is een beetje nadenken, zodat wanneer je terugkomt naar je lijst, het duidelijk is wat je moet doen en hoe het in je algehele leven past.. Als je eenmaal de gewoonte hebt ontwikkeld om een ​​takenlijst te gebruiken, wordt het bijna moeiteloos, zoals wandelen of praten - iets wat je gewoon doet do.

Neem dit jaar wat tijd om in die gewoonte te komen en gebruik je tijd en energie om naar je doelen toe te werken in plaats van het te verbranden, wanhopig proberen te blijven waar je bent. Ga nu aan de slag en maak van 2008 je beste jaar ooit - tot 2009!




Niemand heeft nog op dit artikel gereageerd.

Hulp, advies en aanbevelingen die alle aspecten van uw leven kunnen verbeteren.
Een enorme bron van praktische kennis over het verbeteren van de gezondheid, het vinden van geluk, het verbeteren van iemands prestaties, het oplossen van problemen in zijn persoonlijke leven, en nog veel meer.