Hoe geweldige vergaderminuten te schrijven, zodat niets verloren gaat in de vertaling

Het schrijven van de notulen kan in eerste instantie een ontmoedigende taak lijken. Er is een groep mensen die in een geruime tijd over tal van onderwerpen praten. Het is uw taak om te beslissen wat het belangrijkst is en deze zo vast te leggen dat deze voor iedereen later duidelijk wordt.

Vergaderminuten zijn om verschillende redenen waardevol. Ze kunnen van vitaal belang zijn om teamleden verantwoordelijk te houden. Ze worden gebruikt om degenen die niet aanwezig waren op de vergadering te informeren. Ze zijn een geschiedenisboek, zodat ideeën en beslissingen niet worden vergeten.

Het bijhouden van de notulen voor uw vergaderingen kan stressvol zijn, maar ze kunnen van onschatbare waarde zijn. Uw teamleden zullen u zeer dankbaar zijn wanneer u in de toekomst uw vergadernotulen kunt ophalen om hen te herinneren aan belangrijke taken en om vergeten vragen te beantwoorden.

De volgende tips helpen u bij het maken van effectieve vergaderminuten. Zelfs als je al enkele minuten ervaring hebt gehad, kun je iets vinden dat je effectiever maakt:

1. Weet waar de bijeenkomst van tevoren over zal gaan

Degene die de leiding heeft over de vergadering, moet een agenda hebben die u kunt voorbereiden voordat de vergadering begint. U kunt deze agenda gebruiken om uw notitieorganisatie voor te bereiden, waar u later zeer dankbaar voor bent.

Voor het organiseren van uw notities, is het handig om een ​​sjabloon te maken van soorten die u tijdens de vergadering snel kunt invullen.

Als je geen agenda hebt, zal die taak misschien op je neerkomen. Een agenda is erg nuttig om vergaderingen vlot en efficiënt te laten verlopen.

Je kunt je leiderschapsteam aansporen om er een te maken. Of je kunt je eigen maken door rond te vragen naar wat praten wijst op de leiders van de vergadering. Advertising

2. Stel uw sjabloon voor vergaderminuten in

Het is gemakkelijker om uw digitale aantekeningen aan te passen als er fouten of wijzigingen worden aangebracht. Als je echter geen sterke figuur bent, is het misschien het beste om met pen en papier te plakken en vervolgens te herschrijven wat het belangrijkste later is.

Voor schone digitale notities kunt u proberen om e-mailnieuwsbriefsjablonen te gebruiken die u online kunt vinden om georganiseerd te blijven. Ze zijn visueel aantrekkelijk om te delen (daarover later meer). Digitale notities zullen ook gemakkelijker te verspreiden zijn in het algemeen.

Een andere optie om een ​​digitale outline te maken, is door tabellen in Google Docs te gebruiken. Kies of maak de juiste sjabloon of het juiste programma om te passen op de informatie die u nodig hebt om te schrijven.

3. Organiseer wat je gaat schrijven

Elke organisatie en misschien een team hebben verschillende sjablonen voor hun vergadermomenten. Het belangrijkste is om te beslissen welke informatie belangrijk is en een duidelijke organisatie rondom dat te creëren.

U kunt de vergaderingsleden vóór en na elke vergadering raadplegen om te zien wat hun voorkeuren voor de vergadernotulen zijn.

Hier zijn enkele belangrijke items die u in uw vergaderminuten kunt plaatsen:^[1]

• Datum en tijd
• Deelnemers
• Notulen van de vorige vergadering
• Beslissingen genomen, actiepunten
• Datum en tijd van de volgende vergadering

Deelnemers zijn belangrijk om te worden vermeld, zodat ze ter verantwoording kunnen worden geroepen en voor archiveringsdoeleinden. U kunt ook een lijst maken van personen die de vergadering niet konden bijwonen en ervoor zorgen dat iemand later uw vergaderingsminuten met hen doorneemt.

Vermeld voor actie-items specifieke stappen die moeten worden genomen en wie verantwoordelijk is voor elke portie. Actiepunten moeten opvallen tussen alle inhoud in hun eigen sectie of door ze vetgedrukt te plaatsen. Dit zijn waarschijnlijk de belangrijkste items van uw vergaderminuten. Advertising

Nogmaals, meer of minder inhoud kan worden gewenst door de teamleden op basis van uw eerste paar proeven. Neem contact op met hen om erachter te komen wat er nog meer moet worden toegevoegd of wat moet worden verwijderd. Ze kunnen ook de voorkeur geven aan een andere ontwerplay-out.

Neem feedback met een korrel zout en probeer zo veel mogelijk een groepsconsensus te bereiken. Wat de één misschien verkiest, is misschien niet de beste voor de hele groep.

4. Maak goede aantekeningen

Er zijn veel methoden voor het maken van notities, dus u moet zoeken naar wat het beste voor u werkt.

Vergeet niet dat je niet elk woord hoeft op te schrijven dat gezegd is. Noteer gewoon een verkorte versie van wat belangrijk is voor de leden van de vergadering om het later te onthouden.

Als je je zorgen maakt over het verzamelen van alle belangrijke informatie, kun je zelfs proberen de notities met je telefoon of computer op te nemen om ze later te bekijken. Wees grondig, maar stresseer jezelf niet.

Lees Volgende

17 Noot-en-klare tips die transformeren hoe u informatie behoudt

6 hacks om uw zakelijke vergaderingen efficiënter te maken

7 Krachtige stappen om het succes van de carrière te bereiken

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

U kunt altijd iemand vragen om snel iets te bekijken dat u mogelijk hebt gemist. Je team zal je dankbaar zijn wanneer je om opheldering vraagt, omdat ze het belang van latere details begrijpen.

Als u merkt dat u moeite heeft om oplettend te blijven, zullen uw vergaderminuten waarschijnlijk lijden. Zorg ervoor dat je genoeg energie hebt door een hapje en een drankje te drinken. Elimineer afleidingen zoals uw telefoon. Misschien moet je opofferen naast je favoriete collega als je merkt dat je te veel heen en weer fluistert.

Onthoud alleen het belang van uw taak. U wilt niet verantwoordelijk zijn voor het missen van een belangrijk besluit of actie-item. Advertising

Sommige items moeten vervaldatums hebben. Voor actie-items kunnen op de lijst vermelde stappen nodig zijn om te volbrengen. Bij alle actiepunten hoort een naam bij de persoon die ze uitvoert.

Als de leider van de vergadering geen actie-item aan iemand of een vervaldatum toekent, zullen ze het op prijs stellen als u dat vraagt. Apple's Steve Jobs had een “Direct verantwoordelijk individu” (DRI) voor elke taak die in een vergadering is toegewezen.

Vervaldata en namen zorgen ervoor dat taken worden volbracht. Dit is geen boodschappenlijst, het is een kaart voor de volgende week.

5. Maak het aantrekkelijk

Wat heb je aan vergaderminuten als niemand ze wil lezen?

Je zou al een nette en georganiseerde sjabloon moeten hebben. Voeg elementen toe die het gemakkelijker maken om te verteren zoals het juiste gebruik van vetgedrukte lettertypen en cursief. Vetgedrukte lettertypen kunnen worden gebruikt voor sectiekoppen of om zeer belangrijke informatie te markeren.

Gebruik echter niet te veel vetgedrukte lettertypen, anders verliest het zijn waarde en raakt het rommelig. Gekleurde lettertypen kunnen er ook vaak plakkerig uitzien of te veel aandacht trekken; dus wees voorzichtig met hoe je ze gebruikt.

Een gekleurde rand kan effectief zijn om een ​​belangrijk gedeelte met actiepunten te schetsen. Experimenteer en kijk wat het beste werkt om uw vergadermomenten aantrekkelijk te maken.

Naast het benadrukken van belangrijke informatie met een aantrekkelijk ontwerp, kunt u de kans krijgen om de branding op de werkplek te verbeteren. Door branding op te nemen in uw vergaderminuten, kunt u een grotere merkconsistentie bij uw teamleden stimuleren.^[2] Ze zullen zien welke inspanningen je levert en hoe aantrekkelijk het materiaal is, en dat vervolgens toepassen op hun eigen resultaten. Voeg het logo en de merkkleuren van uw organisatie toe. Advertising

Maar bovenal, houd de notulen-organisatie overzichtelijk.

6. Verspreid de minuten

Uw vergaderingsnotulen moeten zo snel mogelijk na de vergadering worden verspreid, zodat de teamleden aan de slag kunnen met de actie-items. Dit is ook cruciaal voor iedereen die de vergadering mogelijk heeft gemist.

Het is het gemakkelijkst om de minuten digitaal te verspreiden via e-mail of door een Google Doc-link te bieden waar iedereen naar kan kijken. Veel mensen geven nog steeds de voorkeur aan een afgedrukte kopie om bij hen te houden. Op die manier kunnen ze notities maken en items fysiek doorsnijden terwijl ze worden voltooid.

U kunt deze op een gewone plek op kantoor hebben of vragen wie een afgedrukte kopie aan hen wil bezorgen.

Laatste gedachten

Vergaderminuten vereisen een proces van toewijding en verfijning. Van tijd tot tijd hoort u waarschijnlijk een klacht van een collega over iets dat ontbreekt op de notulen van de vergadering.

Vat het niet persoonlijk op. Het is een moeilijke taak die veel aandacht en inspanning vergt. Er kunnen momenten zijn dat uw team de vergaderminuten niet ten volle waardeert. Maar je weet nooit welke dag of week ze zonder hen echt in de problemen zullen komen.

Het is van onschatbare waarde dat u de vergadernotulen neemt, omdat u het team verantwoordelijk houdt. Uw administratie houdt ze efficiënter, want laten we eerlijk zijn, mensen zijn vaak vergeetachtig. Het is dankzij jou dat vergaderingen gedurende een week betekenisvol blijven.

Veel succes bij het definiëren en verfijnen van uw proces. Blijf feedback geven om je vaardigheden en sjablonen te verbeteren. Elke groep is anders en geeft de voorkeur aan verschillende soorten vergaderminuten. Ontdek wat het beste werkt voor uw team.

Met uw grote inspanningen leidt u uw team naar betere efficiëntie en verantwoordelijkheid.

Aanbevolen foto credit: Unsplash via unsplash.com

Referentie

[1]	^	Wild Abrikoos: effectieve notulen noteren (met sjablonen en voorbeelden)
[2]	^	LucidPress: hoe merkconsistentie te handhaven naarmate uw bedrijf groeit