Maak ontmoetingen minder hatelijk en productiever

Wanneer veel mensen vergaderingen zien, stellen ze zich een baas of leidinggevende voor die gedurende een langere periode eisen en statistieken rondstrooit terwijl werknemers stompzinnig naar het hoofd van de kamer staren. Deze vergaderingen kunnen een enorme verspilling van tijd zijn als de bazen geen werknemers betrekken, en de werknemers focus en toewijding missen bij het voltooien van een specifieke agenda. Maar wanneer vergaderingen interactief, gericht en goed gepland zijn, kunnen ze ongelooflijk productief zijn. Drie aspecten om op te focussen bij het samenstellen van een kantoorvergadering zijn:

1. Ze gedenkwaardig maken

Elke vergadering moet op zichzelf staan ​​om het uniek en de moeite waard te onthouden. Plan vergaderingen voor oneven tijden, zoals 9:17 in plaats van 9:15 of 9:30. Communicatiemanager van TINY Pulse Neal MacNamara legt uit dat het consequent plannen van vergaderingen om 8:48 uur heeft “vroegtijdig volledig geëlimineerd” binnen zijn bedrijf. Zo'n simpele verandering houdt de werknemers op de ochtend van de vergadering scherp en niemand komt een paar minuten te laat aan hun voeten. Advertising

Gebruik ijsbrekers om de vergadering te beginnen, maar laat ze direct betrekking hebben op de huidige agenda. Geef medewerkers de tijd om hun gedachten de lucht in te krijgen, zodat ze niet bang zijn om hun mond open te doen wanneer de discussie zwaait naar het onderwerp waar ze een minuut eerder met een collega in gesprek waren. Deze “verbinding vóór inhoud” methode heeft medewerkers van LivePerson de kans gegeven elkaar beter te leren kennen en zich beter op hun gemak te voelen bij het bespreken van een probleem waarmee ze geconfronteerd werden.

Josh Neblett, medeoprichter en CEO van het e-commercebedrijf Etailz, is van mening dat de laatste 5-10 minuten van een vergadering moeten worden gebruikt voor vragen of problemen die zich tijdens de vergadering hebben voorgedaan. In plaats van medewerkers te vertellen “kom me opzoeken in mijn kantoor als je vragen hebt,” deze opzettelijke tijd is ingesteld om problemen het hoofd te bieden. Dit is vooral effectief omdat het waarschijnlijk is dat meer dan één persoon een vergelijkbare vraag heeft en de leider van de vergadering het antwoord meteen aan iedereen kan geven in plaats van deze vijf keer afzonderlijk te beantwoorden. Advertising

2. Ze effectief maken

Alle vergaderingen moeten een specifieke agenda hebben die precies dicteert welke onderwerpen zullen worden besproken. CEO van Brivo Steve Van Till gemaakt “Geen re-hash” pingpongpeddels voor alle medewerkers om tijdens een vergadering te gebruiken wanneer iemand iets op de voorgrond plaatst dat al uitvoerig is besproken of afbreuk doet aan de agenda. In plaats van het punt te omzeilen of tijdverspilling te verspillen “We hebben hier al over gesproken, maar als je vragen hebt ... ”, andere leden van de vergadering kunnen eenvoudig de peddel opheffen, en de spreker zal weten wat hij te zeggen heeft, totdat hij privé met de baas kan spreken.

Lees Volgende

10 manieren om uit je comfortzone te stappen en je angst te overwinnen

The Lifehack Show Episode 3: Waarom validatie essentieel is voor duurzame relaties

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Andere kantoren hebben straffen ingevoerd om laat op vergaderingen te komen. Deze straffen zijn niet streng; het zijn veeleer humoristische en gênante manieren om met onderbrekingen en traagheid om te gaan. Een bedrijf dwingt laatkomers om te wandelen in het zingen van een kinderliedje of een ander liedje, wat hen natuurlijk ongemakkelijk maakt wanneer de focus verschuift van serieuze zaken naar een dergelijke onderbrekingen. Een ander bedrijf heeft een beleid geïmplementeerd dat werknemers dwingt om te doneren aan het goede doel van het bedrijf als hun mobiele telefoon afgaat en een vergadering wordt onderbroken. Deze tegenstanders werken zeker meer dan enige echte discipline, terwijl ze toch een hoog moreel gevoel van medewerkers behouden. Advertising

3. Maak ze kort

Iedereen houdt van korte vergaderingen, toch? Wel, alle vergaderingen kon kort zijn als de tijd effectief wordt gebruikt. Hoewel werknemers verantwoordelijk moeten worden gehouden voor hun tijdigheid en aandacht tijdens vergaderingen, is degene die de vergadering heeft gebeld, degene die effectieve tijdmanagementvaardigheden nodig heeft om effectief te zijn. Het hebben (en houden aan) van een duidelijke, beknopte agenda is de eerste stap in het samenstellen van een vergadering die niet wordt verwelkomd. Veel bedrijven implementeren een timer van dertig minuten, wetende dat mensen vastbedraad zijn om slechts 25-30 minuten per keer te kunnen focussen, en alles in die periode zal het ene oor ingaan en het andere oor. U kunt ook overwegen dat 'straffen' zijn geïmplementeerd om in de loop van de tijd te worden uitgevoerd, zoals een donatie aan de liefdadigheidsinstelling van het bedrijf of een feestje voor een feestje. Op deze manier moeten zowel deelnemers als de mensen die de vergadering leiden zich aan de tijdslimiet houden.

Conclusie

Vergaderingen hebben een slechte rap omdat ze vaak afbreuk doen aan de productiviteit van een bedrijf, wat precies het tegenovergestelde is van wat ze zouden moeten doen. Zoals alle andere vooruitstrevende en innovatieve maatregelen die vandaag in de zakenwereld worden genomen, kan de structuur van vergaderingen worden vernieuwd door out-of-the-box te denken, zodat leiders efficiënt gebruik kunnen maken van vergaderingen en werknemers er het maximale uit kunnen halen. Advertising

Aanbevolen foto credit: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter via farm4.staticflickr.com