Minimale versus maximale productiviteitstools

Als u geen ervaring hebt met productiviteits-blogs, webproductiviteitstools en andere dingen met een productieve spin of “GTD” in hen, dan heb je zeker gehoord van het concept van zijn “minimalistische”. Het idee is om de absoluut minste hoeveelheid spullen te gebruiken om iets gedaan te krijgen of om te leven. Kortom, alle extra dingen die jij “niet nodig” is gewoon uw productieve karakter aan het verstoppen en moet worden verwijderd.

Maar wat als u alle toeters en bellen van productiviteitstools wilt en de minimalistische manier enigszins beperkt voelt? Dit is waar het idee van is “maximaal” productiviteitstools komen binnen; tools die de gebruiker een heleboel functionaliteit en instellingen bieden waarmee ze de tool naar eigen inzicht kunnen aanpassen.

Het geval voor minimalistische hulpmiddelen

Een van de grootste klachten over gecompliceerde productiviteitstools is dat ze u eerder in de weg lopen dan dat ze u helpen dingen voor elkaar te krijgen. Dit is zeker het geval met een aantal tools die elke functie in zich opnemen die voor de geest komt en geen duidelijke manier heeft om recht te doen “stap in” en gebruik de tool.

De web-app Toodledo is bijvoorbeeld een uiterst krachtige applicatie voor taakbeheer (om nog maar te zwijgen over een van mijn favorieten), maar kan in het begin wat beangstigend zijn om naar te kijken en te gebruiken. Dit komt door de massa aan gebruikersopties, filters, zoeken, etc. van Toodledo. Vergelijk dit met een “eenvoudigere” gereedschap zoals Remember the Milk. Het is duidelijk hoe u taken met RTM toevoegt en de gebruikersinterface is schoon en gemakkelijk voor de ogen. Dit wil niet zeggen dat RTM niet krachtig is, het is zeker met de toevoeging van Smart Lists en Locaties; het zegt dat soms bij het geven van een gebruiker te veel opties kunnen hen verwarren en afleiden van het feitelijk gebruiken van de tool om dingen voor elkaar te krijgen. Advertising

Minimale productiviteitstools zijn de afgelopen jaren enorm populair geweest vanwege het gebrek aan gebruikers om iets eenvoudigs te hebben dat uit de weg gaat. Enkele van de tools die in je opkomen zijn Simplenote, Ta-da List, SimpleGTD, pen en papier en Remember the Milk.

De zaak voor “maximalistische” hulpmiddelen

Aan de andere kant van de medaille is de grootste klacht over eenvoudige en minimale productiviteitstools dat ze niet aanpasbaar genoeg zijn en ze missen de benodigde functies zoals tagging, opgeslagen zoekopdrachten, verschillende lijsten met stijlen, ondersteuning op verschillende platforms, enz. Sommige gebruikers voelen zich dat zonder deze verbeterde set-functies de productiviteitstools niet goed genoeg zijn.

Wanneer meneer Allen, de GTD-kerel zelf, spreekt van systemen en productiviteitstools, steelt hij een goed citaat van Albert Einstein:

“Maak alles zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger.”

Dit zou natuurlijk het idee van minimalistische hulpmiddelen kunnen ondersteunen, maar het doet me denken dat het enigszins gecompliceerde hulpmiddelen vereist om mee te werken en ingewikkelde zaken als projectplanning, e-mailafhandeling enz. Te beheersen. Zoals eerder vermeld, is Toodledo vrij het taakbeheer. applicatie en het heeft een heleboel functionaliteit die je misschien nooit zult gebruiken. Maar het idee om de gebruiker extra functies te bieden, is aantrekkelijk omdat je dat kunt “Erin groeien” een gereedschap.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Toodledo's gecompliceerde filters en Views

Ik gebruik bijvoorbeeld momenteel OmniFocus (hoewel het prijzig is) en er is een leuke functie waarmee je een locatie kunt relateren aan een context. Wanneer u op pad bent en uw iPhone controleert op acties die u kunt uitvoeren, kunt u de locatielijst bekijken en gebruikt OmniFocus uw GPS om acties te geven die u in uw buurt kunt uitvoeren. In eerste instantie dacht ik dat deze functie handig was, maar een soort overkill, dat is totdat ik merkte dat ik een hele dag op reis ben en mijn locatie kan gebruiken om taken te vinden die om mij heen kunnen worden voltooid. Probeer dat te doen met Ta-da List.

Enkele van de meer populaire maximale productiviteitstools zijn OmniFocus, Evernote, Toodledo, Outlook en OneNote. Advertising

Minimaal versus maximaal: Vecht!

Het laatste dat ik wil doen, is de ene of de andere kant opzoeken als het gaat om hulpmiddelen die rijk zijn aan functies versus simpele hulpmiddelen. Wat ik echter wel kan doen, is enkele aanbevelingen doen aan degenen die niet precies weten in welk kamp ze zich moeten vestigen: minimaal of maximaal?

1. Het beste advies dat ik ooit kan geven is om van de tools te houden die je gebruikt. Wat doet het ertoe als er een miljoen instellingen of tien instellingen zijn als u niet van de tool houdt die u gebruikt?

2. Geen enkele tool zal je productiever maken. Alleen al omdat je een lijst met acties kunt maken en ze aan een project kunt relateren en het systeem laten vertellen wat je volgende acties zijn, wil dat nog niet zeggen dat je ze daadwerkelijk zult doen. Tools maken je niet productief; je maakt je productief.

3. Er is geen perfecte tool. Vertrouw me, ik ben op de weg geweest en het is lang en zwaar. Er is geen perfecte GTD-tool; zal nooit zijn. Dus stop nu met Googlen. Advertising

4. Maak een lijst met functies die u nodig hebt en een lijst met functies die u zoekt in een productiviteitstool. Wanneer u op zoek bent naar een nieuwe of betere tool, vergelijk dan uw lijst met de functieset van de tool. Als het dichtbij is, dan mag je het misschien niet helemaal haten.

5. Als je eenmaal een hulpmiddel hebt gevonden dat werkt, blijf er dan bij. Als je gereedschap de goede plek raakt en je helpt om productiever te worden, overweeg dan om ze een jaar te adopteren, zodat je niet in de valkuil raakt van het veranderen van taakbeheerders telkens wanneer je een glanzend nieuw exemplaar hoort.

Aan welke kant van het kamp kies je als het gaat om productiviteitstools? Wil je dingen eenvoudig houden of jezelf voorzien van een reeks krachtige functies die tot je beschikking staan??