Tip voor productiviteit Hoe u uw tijd voor een taak niet te lang kunt duren

Heb je ooit het gevoel gehad dat je veel te veel tijd aan iets besteedde? Je begon een boek te lezen, maar realiseerde je uiteindelijk dat de tijd die je eraan besteedt veel groter is dan de waarde die je krijgt. Of misschien heb je aan een project gewerkt, maar nadat je het had voltooid, besefte je dat het project veel eerder kon worden voltooid.

Waarom gebeuren dergelijke dingen? Hoewel er externe factoren zijn die bijdragen aan de situatie, denk ik dat er één belangrijke oorzaak is: we verspillen onze tijd aan onnodige dingen. We besteden onze tijd aan dingen die niet bijdragen aan de uiteindelijke resultaten en die er uiteindelijk toe leidt dat we onze tijd te veel gebruiken. Het is duidelijk dat de remedie is:

Doe niet meer dan wat nodig is Advertising

Het is makkelijker gezegd dan gedaan. Hier zijn enkele tips om u daarbij te helpen:

1. Stel een duidelijke verwachte output in

Een belangrijke reden waarom we onze tijd aan iets overdrijven, is niet weten precies wat het uiteindelijke resultaat is dat we verwachten. Als we niet eens weten wat we willen, hoe kunnen we dan beslissen of iets nodig is? Dientengevolge doen we dingen die later als onnodig worden beschouwd. De eerste belangrijke stap is dus om een ​​duidelijke verwachte output in te stellen. Het moet specifiek zijn, zodat u zeker weet of u het al dan niet hebt bereikt.

2. Noteer de verwachte output op een prominente plaats Advertising

Het hebben van een duidelijke verwachte output is goed, maar het is vaak niet genoeg. Het probleem is dat we het misschien vergeten als we eenmaal op het werk duiken. Dus moeten we ons er op de een of andere manier aan herinneren.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Een manier om dit te doen is door de verwachte uitvoer op een prominente plaats te schrijven die u gemakkelijk kunt zien. Als u bijvoorbeeld op de computer werkt en Google Desktop gebruikt, kunt u dit in Scratch Pad schrijven (zie screenshot). Omdat Scratch Pad altijd zichtbaar is, kunt u de verwachte uitvoer van wat u aan het doen bent eenvoudig herlezen.

3. Herzie jezelf zo nu en dan met de verwachte output Advertising

Terwijl je aan iets bezig bent, kun je gemakkelijk van de baan raken. Dus je moet jezelf regelmatig afstemmen op de verwachte output. Om dit te doen, moet je altijd vragen wanneer je een subtaak gaat doen: “Doe ik werkelijk moet je dit doen om de klus te klaren? Kan ik het gewoon overslaan of het op een andere - efficiëntere - manier doen?” Deze vragen helpen je om de manier waarop je werkt te evalueren en jezelf weer op het goede spoor te krijgen.

Als het stellen van deze vragen voor het doen van een subtask moeilijk is, kunt u ze ook op gezette tijden vragen. Als u bijvoorbeeld gewoonlijk 50 minuten aan werk doet gevolgd door 10 minuten pauze, kunt u deze vragen stellen wanneer u de pauze invoert.

4. Stel een deadline in en werk met een omgekeerde piramidestructuur Advertising

Het stellen van een deadline is een andere manier om u te helpen alleen te doen wat nodig is. Door een deadline in te stellen, wordt u gedwongen om prioriteit te geven aan de dingen die u aan het doen bent. De beste manier om binnen een deadline te werken, is het gebruik van de omgekeerde piramidestructuur: de subtaken van de belangrijkste naar de minst belangrijke. Op deze manier kunt u, als de tijd om is, nog steeds de best mogelijke output leveren.

Op deze manier werken lijkt eigenlijk op de manier waarop krantenartikelen worden geschreven. Door de belangrijkste feiten eerst en de minst belangrijke later te plaatsen, kan een krantenredacteur een artikel eenvoudig inkorten om in de beschikbare ruimte te passen. Op dezelfde manier kunt u, door de omgekeerde piramidestructuur te gebruiken, uw werk eenvoudig trimmen wanneer u de deadline haalt.

5. Stop als u al de verwachte uitvoer krijgt

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar als we de output al hebben en nog wat tijd over hebben, komen we misschien in de verleiding om meer tijd te besteden aan het oppoetsen ervan. Aan het eind, kan het wat onnodige dingen in uw verder productieve dag introduceren.

Donald Latumahina is een fervent leerling die regelmatig blogt over persoonlijke groei en effectiviteit. Lees zijn artikelen over 26 tips om kalm te blijven als de situatie slecht gaat en hoe je je ideeën exponentieel kunt ontwikkelen.