Neem de 7-weekse tijdmanagement-uitdaging

Ik heb meer dan 14 jaar tijdmanagement geleerd. Ik zou kunnen zeggen dat mijn training geweldig is. In alle ernst is het waarschijnlijk net gelijk aan andere goede trainers, het belangrijkste verschil is dat ik mensen leer hun eigen systeem te bouwen en de mijne of de time-managementgoeroes niet te gebruiken, omdat we allemaal individuen zijn. Dit leidde tot een doorbraak voor mij op tijdmanagement.

Een doorbraak in tijdmanagement maken na een tijdmanagementtraining van 14 jaar

Onlangs ben ik op iets gesprongen dat een game changer is in time management. Het is niet van mij. Het is niet iemand. Het lijkt een beetje op hoe internet groeide: één stuk tegelijk totdat alles bij elkaar kwam.

Deze informatie moest gewoon bij elkaar worden gebracht. De meeste tijdmanagementtips, -lessen en -trucs gaan over discipline, focus of kleine stukjes, zoals het schrijven van een dagelijkse takenlijst, maar de kern van een effectief tijdmanagementsysteem bestaat uit zeven fundamentele stukken die het spel veranderen. Krijg deze goed en het hele systeem werkt gewoon, zoals het verhaal van internet.

Als je deze zeven stukken onder de knie hebt, zul je je tijdmanagementsysteem aanzienlijk upgraden. Laten we positief zijn en ze obstakels noemen, want als je begint te springen, is de race om een ​​betere tijdmanager te zijn begonnen. Lees meer over elke horde hieronder.

Springen Elke hindernis is slechts één oefening per week gedurende 30 minuten

Door deze zeven hindernissen te springen, wordt je tijdmanagementsysteem aanzienlijk verbeterd.

Je kunt er geen deel van doen. Je kunt niet één horde nemen. Je kunt het niet een beetje doen en er later op terugkomen. Het is de uitdaging aannemen, de race doen of niet. Advertising

Mijn advies? Beslis waarom je deze oefeningen 30 minuten per week gaat besteden. Dit komt omdat wanneer dat nodig is “kies links of rechts” (besluiten om dit te doen of iets anders te doen), hebt u een dwingende reden nodig. Het antwoord kan niet zijn “om een ​​betere tijdmanager te zijn.” Om dat doel te bereiken, zoekt u een eenvoudige en eenvoudige time-managementtip op het internet, bijvoorbeeld start elke taak op je takenlijst met een werkwoord. Klus geklaard. We weten uit het werk van Edwin Locke over het stellen van doelen dat uitdagende en specifieke doelen het beste werken.

Deze doelinstelling vereist enige reflectie. Beslissen waarom. Welk probleem zal het oplossen? Zal het je helpen om een ​​nacht op tijd thuis te komen? Is het doel om meer kalm te zijn, meer controle te hebben?

Dan is het doel om mensen op kantoor ongehoord te horen zeggen, “Hij is kalmer. Ze lijkt veel meer controle te hebben.” Schrijf je reden, je doel, op een vel papier en houd dit dicht bij je. Onthoud dat doelen de drie P's moeten inpakken, zoals Mohammed Ali deed - “Ik ben de beste” - Present, positief en persoonlijk. Bijvoorbeeld, “Ik heb veel meer controle. Mensen hebben dat zo onopgemerkt gezegd,” of “Ik werk aan mijn grote projecten en mijn baas heeft mij positief opgemerkt en becommentarieerd.”

Nu is het tijd om de 7-weekse tijdmanagement-uitdaging aan te gaan.

Week 1 - Springen met de Capturing Hurdle

Hoeveel vang je van wat er in je wereld komt, en in je hoofd?

Springen op de “Het vastleggen” Hindernis gaat over het kunnen grijpen op elk moment van de vraag die in je wereld komt. Het meest voor de hand liggende is uw e-mailinbox. Het minder voor de hand liggende is om dingen vast te leggen waar je aan denkt tijdens het rijden. Advertising

• Schrijf met een schoon vel ALLE invangpunten (ingangen) van uw tijdbeheersysteem dat u momenteel hebt. Bijvoorbeeld e-mailinbox, telefoongesprekken en vergaderingen.
• Als je er te veel hebt, verwijder er dan een. U hebt bijvoorbeeld meerdere notitieblokken die een vergelijkbare taak uitvoeren.
• Als je niet genoeg hebt, vertrouw je bijvoorbeeld nog steeds op je geheugen in de auto, in vergaderingen, in ganggesprekken, voeg een toe.

Week 2 - Jumping the Listing Hurdle

Hoe goed haal je dingen uit je hoofd en op een lijst?

Springen op de “Listing” Hindernis is om dingen uit je hoofd te krijgen en op een lijst te zetten. “De meest succesvolle mensen zijn degenen met de meest lege hoofden.” Ruimte laten voor denken, besluitvorming en probleemoplossing, niet om te onthouden (opslag).

• Schrijf met een schoon vel ALLE lijsten die je momenteel hebt. Bijvoorbeeld een dagelijkse takenlijst.
• Als je te veel lijsten hebt, verwijder er dan een. Vooral de lijsten die u niet vertrouwt. Bijvoorbeeld de lijst met herinneringen van Outlook.
• Als je niet alle onderstaande lijsten hebt, voeg er dan een toe; met name de dagelijkse takenlijst (niet een stroom van acties), of de bellijst, projectlijst, wachten op een lijst, wekelijkse lijst, maandelijkse lijst of een bepaalde dag misschien lijst.

Week 3 - Springen in de leegloop

Hoe goed je bent in het legen van die capture-punten?

Springen op de “Het legen” Hindernis lijkt een beetje op het legen van de vaatwasser. Als je dat niet doet, dan bouwt het gewoon op totdat je de afwas voor het aanrecht niet kunt zien en dan moet je de vaatwasser inladen en afwassen wat er nog over is. Regelmatig en op de juiste manier legen is de sleutel.

• Gebruik uw lijst met “Punten veroveren” die u in week 1 hebt gemaakt, beslist wanneer u elk van uw capture-punten leegt. Voeg een kolom twee toe. Uw e-mailinbox wordt bijvoorbeeld eenmaal per uur gedurende 15 minuten beoordeeld, of na elk belangrijk stuk werk. Niet continu.
• Voeg een kolom drie toe en identificeer een trigger voor elke capture-punt die u zal helpen om de gewoonte te creëren. De beste manier om een ​​gewoonte te vormen is om “piggy back” een andere gewoonte. Toen ik bijvoorbeeld mijn voet brak, moest ik elke dag elke dag oefeningen doen. Ik mepte op mijn tanden poetsen. Uw voorbeeld kan uw in-tray een keer per dag legen terwijl u zich afmeldt van het werk of met elke kop koffie.
• Lees dit korte bericht om je te helpen, “Zeg Ja wijs” omdat de meeste mensen moeite hebben om 'Nee' te zeggen, wat hun tijd enorm verzwakt. Gebruik dit leren om te zeggen, “Nee” tot minstens één taak deze week en elke week vanaf hier in.

Week 4 - Springen met de verwijderde hindernis

Hoeveel vraag je jezelf af van de juiste vraag: “Wat is de impact als ik dit niet doe?”

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Springen op de “wissen” Hindernis gaat over het wegwerken van meer van de tijdwensen die onze wereld binnenkomen. Bovendien gaat het er niet om elke keer de vraag te accepteren. Helder zijn over wat we hier bereiken en meer elimineren van wat dat niet bereikt. Advertising

• Inzicht in het gebruik van geavanceerd zoeken is de sleutel tot het snel vinden van e-mails. Leer hoe u geavanceerd zoeken kunt gebruiken.
• Afmelden voor een minimum van vier externe e-maillijsten waar u zich bevindt en die u niet gebruikt. En meld u af voor een minimum van drie interne distributielijsten waar u zich bevindt.
• Bega vanaf deze week om sneller gekopieerde e-mails te verwerken. Doe dit met de ABC-tool: A. Een CC-e-mail ?, B. Lees het kort en C. Wis het. Verwijderen, tenzij je antwoordt, maar dit moet bij uitzondering zijn.

Week 5 - Springen met de hindernis

Hoe effectief u bij het opslaan van de juiste informatie op de juiste plaatsen voor later?

Springen op de “Het opslaan” Hindernis gaat over het hebben van de juiste informatie waar je het nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en het gemakkelijk toegankelijk houden, een beetje zoals de documenten thuis. Bijvoorbeeld de huisverzekering: zit het in een grote stapel belangrijke zaken? Of de volgende zakenreiskaartjes - waar worden ze bewaard?

• Schrijf met een schoon vel ALLE opslagpunten die je momenteel hebt op. De muur aan uw bureau is bijvoorbeeld een opslagplaats en uw “dagboek” en je bureau.
• Als je te veel opslagpunten hebt, verwijder er dan een. Misschien gebruikt u of vertrouwt u niet op het stapelgeheugen voor stapel. Bepaal hoe u dit gaat beheren nu dit opslagpunt is verwijderd (combineren met een ander opslagpunt?). Als u niet beschikt over de volgende opslagpunten, voegt u er een toe; in het bijzonder voor fysieke documenten (bijvoorbeeld kaartjes), en overweeg dan boeken om te lezen, websites om naar terug te verwijzen, of kranten om te lezen, boekenplank, referentiemap, tickets of tickler-bestand.
• Identificeer voor elk opslagpunt de frequentie en de trigger en voeg deze toe als kolommen aan uw lijst met opslagpunten hierboven.

Week 6 - Springen met de planningshindernis

Hoe goed ben je van plan, buiten je agenda alleen voor vergaderingen te gebruiken?

Springen op de “scheduling” Hindernis gaat over het hebben van één dagboek en het gebruiken voor meer dan alleen het boeken van vergaderingen. Het plannen van belangrijk werk voor grote taken waar we voor terugdeinzen omdat ze grote kikkers zijn.

Dit is de moeilijkste hindernis. Misschien de hoogste. Sommige schieten hier tekort.

• Bepaal waarom u op de loonlijst staat. Dit is jouw “Key Result Area (KRA).” Hier is wat hulp - het is niet de lange lijst met dingen, van het beheren van klanten, tot vergaderingen, tot presenteren, het behandelen van vragen, het beheren van uw team, enz. Het is één tot drie dingen. In een commercieel bedrijf zal je reden om op de loonlijst te staan ​​zijn om de omzet en winst te verhogen. Voor verkopers is het eenvoudiger; ze hebben een budget. Dit is hun KRA. Voor anderen zal het een beetje nadenken om enkele meetbare dingen te identificeren die u doet en die aantonen dat u uw salaris waard bent. Voor een ober kunnen het bijvoorbeeld de TripAdvisor-scores zijn.
• Identificeer de drie projecten / grote stukken werk die de grootste impact zullen hebben op de reden dat u op de payroll / KRA's staat.
• Krijgen “sluipmodus.” Vind een manier om weg te komen. Boek een vergaderruimte, werk thuis of sluit de deur. Wat je ook kunt doen om in het geheim te zijn. Plan volgende week 90 minuten in uw agenda en een terugkerende afspraak waarbij u alleen die projecten in die tijd zult doen.

Week 7 - Springen van de waarnemende hindernis

Hoe geweldig ben je bij het kiezen van links of rechts? Advertising

Springen op de “Acteren” hindernis is de sleutel. Het is de reden waarom je wordt betaald om te doen wat je doet. Hier worden beslissingen genomen: duizend keer per dag links of rechts kiezen, wetende wat je waard bent. Deel uw salaris door 2000. Dit is uw uurwaarde. Doe geen dingen die minder waard zijn dan deze waarde per uur.

• Bepaal de lengte van uw “korte tijd.” De “Doe het nu!” stuk tijd. Dit kan 5 minuten, 4 minuten of 3 minuten zijn. Het verschil is misschien niet veel, maar u bepaalt zelf wat het is. Voor elke keer dat er vraag / taak in uw systeem komt, doe het nu als het in minder dan uw korte tijd kan worden gedaan. Commit aan dit. Hou jezelf niet voor de gek dat je een taak in korte tijd kunt doen en doe het nog 20 minuten later. Dit komt omdat je hersenen snel zullen weten wat je doet en stoppen met het te doen.
• Voor langere bedragen van “aan het doen” tijd, leer de Pomodoro-techniek (video van 2,2 minuten) om je te helpen focussen en het eenmaal per week te gebruiken. Misschien tijdens uw geplande projectwerk.
• Plaats de reden waarom u hebt besloten dat u in week 6 op de loonlijst staat (KRA / 's) op een plaats die uw gedrag zal verstoren. Bijvoorbeeld een post-it-notitie op uw laptop / schermbeveiliging / bureaubladafbeelding. Niet aan de muur omdat we blind worden voor wat er aan de muur hangt - “Bedrijfsachtergrond.”

Alles samen trekken

Dit is hoe de zeven onderdelen van een effectief tijdmanagementsysteem bij elkaar passen:

De race beëindigd? Gefeliciteerd!

Geweldig nieuws. Je hebt het gedaan. Je hebt alle zeven hindernissen gesprongen en de 7-weekse tijdmanagement-uitdaging genaaid.

U hebt nu een aanzienlijk verbeterd tijdsbeheersysteem. Om de whitepaper te downloaden, “Neem de 7-weekentijdmanagement-uitdaging,” met tabellen om te voltooien en meer geavanceerde oefeningen, bekijk mijn bio.

Aanbevolen foto credit: Viktor Hanacek via picjumbo.com