Top tien bronnen van onderbrekingen

Het is oogverblindend wanneer u zich realiseert dat veel van de onderbrekingen die zich in uw dag voordoen, feitelijk onder uw eigen controle zijn! In willekeurige volgorde zijn dit de tien belangrijkste onderbrekingen die we het vaakst tegenkomen bij onze klanten die hun productiviteit beïnvloeden:

1. Telefoongesprekken
Plan enige tijd om gesprekken te laten screenen door een ondersteuningsmedewerker, of als u alleen werkt, schermgesprekken bekijken met voicemail. Telefonisch beantwoorden maakt je reactief, niet proactief! Toegegeven, er zijn sommige banen die deze suggestie onrealistisch maken, maar over het algemeen is beschermde tijd productieve tijd.

2. Ongeplande vragen en discussies
Een oplossing is om elke dag een ingesteld tijdsblok te hebben “geopende deur” vragen en discussies. Soms kan instant messaging verlichting bieden voor dit probleem, als het niet verandert in een ander type ongewenste onderbreking zelf (zie # 4). Als deze keuzes niet realistisch zijn, kun je je best doen om nummer 3 te beperken ... Reclame

3. Sociale chat
Ik suggereer niet dat je een steriel kantoor hebt waar niemand mag chatten. Uiteraard is het wanneer het overdreven is dat het een probleem wordt. Hier zijn enkele oplossingen:

• Sta meteen op als iemand je kantoor betreedt om te chatten. Standing stuurt de non-verbale boodschap dat je andere dingen moet doen.
• Van afkomen “sociale magneten” in uw kantoor, zoals supercomfortabele gaststoelen en snoep.
• Zorg ervoor dat u niet zo bent geplaatst dat u voelt dat u elke persoon moet begroeten die bij uw deur langsloopt.

4. Instant Messaging
Instant messaging is een tweesnijdend zwaard ... het kan het probleem van het beantwoorden van snelle vragen echt oplossen zonder een volledig gesprek persoonlijk te starten, maar het kan natuurlijk een probleem worden als mensen het niet eens zijn over sommige richtlijnen tussen hen. Stel je IM-status zeker in “Weg” wanneer u ononderbroken tijd nodig heeft om te werken en het IM-gedrag met uw collega's bespreekt om problemen te voorkomen voordat ze zich voordoen.

5. E-mail
Zet de ... uit “nieuwe e-mail is binnen” meldingsgeluiden en pop-upvensters. In Outlook is dit onder Extra> Opties> tabblad Voorkeuren> E-mailopties> Geavanceerde e-mailopties (kent iemand een snelkoppeling naar deze instelling?). Forceer jezelf om de hele dag te stoppen met drukken op de knop Verzenden / Ontvangen alsof je een labyrint bent die op het punt staat een traktatie te krijgen! Advertising

6. Blackberry / Treo-apparaten
Overweeg sterk of u dergelijke apparaten in de eerste plaats nodig hebt - het kan gewoon een andere gadget zijn om te verwerken! Ik weet dat het moeilijk is, maar zorg ervoor dat je wat Blackberry-vrije tijd krijgt om geconcentreerd werk te doen. En wees alsjeblieft beleefd wanneer je probeert te communiceren met andere mensen ... zie David Spade's hilarische Blackberry Intervention-video:

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Willekeurige gedachten
Houd je takenlijst bij de hand en klaar om snelle gedachten op te schrijven en door te gaan. Overweeg een digitale voicerecorder te gebruiken, maar zorg ervoor dat u een proces hebt om de informatie later in uw tijdmanagementsysteem te plaatsen. Een geweldige oplossing hiervoor is Jott, die uw gedachten omzet in e-mailtekst die u eenvoudig in uw systeem kunt plaatsen. Advertising

8. Visuele en auditieve afleiding
Houd uw werkplek overzichtelijk voor minimale afleiding en maximale productiviteit. Neem stappen om afleidende ruiswitte machines te maskeren of te elimineren en desktopfonteinen zijn goedkoop en kunnen een groot verschil maken.

9. Oneigenlijk gebruik van In & Out-boxen
Houd je papieren inbox opgeruimd en klaar zodat mensen zich comfortabel voelen en dingen daar voor je achterlaten. Instrueer degenen met wie je werkt om waar mogelijk schriftelijke instructies te gebruiken. Gebruik uw papieren postvak om te voorkomen dat u om de paar minuten opstapt om dingen naar andere plaatsen te bezorgen en wees een voorbeeld van iemand die zeer duidelijke instructies schrijft.

10. Zeg JA wanneer je NEE zou moeten zeggen
Als iemand u om hulp vraagt, stop dan en overweeg het verzoek zorgvuldig voordat u antwoord geeft. Gebruik de zeer effectieve zin “niet beschikbaar” bij het afwijzen van een verzoek. Mensen hebben de neiging om deze zin niet in twijfel te trekken en gaan in plaats daarvan door naar de volgende keuze. Advertising

Lorie Marrero is een professionele organisator en maker van The Clutter Diet, een innovatief, betaalbaar online programma voor thuisorganisatie. De site van Lorie helpt leden om te verliezen “Rommel-Pounds” van huis uit door online toegang te bieden aan haar team van organisatoren. Lorie schrijft iets waanzinnig praktisch elke paar dagen of zo in de Clutter Diet Blog. Ze woont in Austin, Texas, waar haar bedrijf al sinds 2000 hands-on organisatiediensten levert aan klanten.