Wat de Cop Show Blue Bloods kan je leren over het maken van geweldige e-mails

De CBS-hitreeks Blauw Bloed sterren Tom Selleck als New York City Police Commissioner, Frank Reagan, doet een perfect New Yorks accent. (Maak maar een grapje over dat laatste deel.)

In een geweldige scène geeft Commissielid Reagan een persconferentie wanneer een verwaande reporter onderbreekt om te vragen naar een controversiële politieopname (waarbij de eigen politieofficier-zoon van de commissaris betrokken is). Heeft agent Reagan de man moeten vermoorden? Was het echt nodig? Dat soort dingen. Dit is de korte uitwisseling die volgt. (Ik parafraseer de dialoog.)

Commissaris Reagan: Oké, laten we even doen alsof dat de schutter in plaats van zijn geweer richt op een groep schoolkinderen, zoals hij was, op jou gericht is. Wat doe jij?

Snooty Reporter: Nou, eerst, ik zou ... ik denk dat ik het zou willen weten-

Commissaris Reagan: Te laat. Je bent dood. Advertising

Wat kan dit ons leren over het schrijven van betere e-mails (en ons schrijven in het algemeen verbeteren)? Veel.

Je hebt maar een paar seconden om de aandacht van je lezers te trekken.

Je bent bezig. Je lezers zijn ook. En hun vingers zijn altijd in evenwicht met de muis of het mobiele scherm - klaar om over te schakelen naar iets anders op het moment dat ze beginnen te voelen dat wat ze ook lezen een verspilling is van hun kostbare tijd.

Zoals ik het zie, is alles wat we tegenwoordig schrijven als een billboard gepost op een snelweg zonder snelheidslimiet. Je hebt alleen voldoende ruimte voor een paar woorden, en je lezers sowieso inzoomen op 100 mijl per uur. U kunt dus beter een bericht schrijven dat meteen hun aandacht trekt, en vervolgens nauwgezet verfijnen en bewerken om ervoor te zorgen dat u de tijd van uw lezers op geen enkel moment verspilt..

Hier volgen drie tips om e-mails te maken die verdienen en de aandacht van uw lezers te houden.

1. Beperk de tekst van uw e-mail tot één scherm.

Eerste indrukken zijn belangrijk. Een reden dat ik een tv-programma gebruikte om een ​​metafoor te vinden voor het schrijven van betere e-mails, is dat, hoewel we er nooit zo over denken, e-mail eerder visueel is. In het eerste moment nadat ze uw bericht hebben geopend, nemen uw lezers visueel de volledige e-mail in om te beslissen of ze deze al dan niet willen lezen. Denk eraan dat uw ontvanger een mentale foto van uw bericht maakt om er een eerste indruk van te maken. Wat wil je op die foto? Advertising

Als uw tekst te lang is om te worden bekeken in het beginscherm, zal de eerste indruk van uw ontvanger waarschijnlijk zijn dat het lezen van uw bericht is “werk.” Als ze zich in die tijd op iets anders richten, is de kans groot dat ze je bericht sluiten om er later mee aan de slag te gaan. Erger nog, wanneer ze je e-mail opnieuw openen, worden ze allemaal opnieuw uitgeschakeld.

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Hoe om terug naar school te maken op 30 mogelijk (en zinvol)

Uw bericht moet zo lang zijn als u nodig hebt om de relevante informatie aan uw ontvanger te communiceren. Als u meer dan een volledig e-mailscherm nodig heeft, bent u beter af met een andere vorm van communicatie.

2. Maak elke alinea niet meer dan een paar regels.

Tweede indrukken zijn ook van belang. Lange, blokkerende paragrafen zijn een grote afknapper en hebben de neiging niet meteen te worden gelezen. Erger nog, lezers neigen ernaar uit te wijken terwijl hun ogen en geest gedwongen worden om dubbele taken uit te voeren, terwijl ze tegelijkertijd proberen zich te concentreren op de inhoud en proberen ook hun plaats in de paragraaf te behouden..

Als u uw alinea's kort houdt, wordt ook respect getoond voor de tijd van uw e-mailontvangers. Uw lezers zullen herkennen (hoewel misschien alleen onbewust) dat u de tijd neemt om de e-mail te chippen, maar de essentiële details te verwijderen - om hen tijd te besparen bij het lezen.

In de loop van de tijd leert deze doordachte strategie uw e-mailontvangers uw e-mails met meer vertrouwen en een hogere prioriteit te bekijken. Advertising

3. Geef duidelijk uw doelstelling of verzoek om actie aan.

Heb je ooit een e-mail gelezen en gedacht: Wat moet ik hiermee doen?

Als u wilt dat uw ontvanger actie onderneemt, moet u uw verzoek expliciet maken - in termen van wat u nodig hebt en wanneer u het nodig hebt. Een geweldige manier om dit te doen, is om uw verzoek fysiek op te laten vallen in het bericht - door het op een regel zelf op te nemen.

“Voer uw bewerkingen uit voor het bijgevoegde concept en stuur het deze week terug.”

of…

“Ik heb je bio (max. 50 woorden) nodig op vrijdag 12 juni om 12.00 uur.” Advertising

U kunt uw actieaanvraag zelfs vet inkorten als het kort genoeg is. Op die manier kan uw ontvanger uw bericht scannen en binnen een paar seconden weten wat u precies nodig hebt. En dat is nog een andere manier om uw lezers te laten zien dat u hun tijd respecteert.

Houd bij het maken van e-mail altijd rekening met hoe druk en afgeleid uw ontvangers zijn - en hoe snel u hun aandacht moet vangen, met zowel de inhoud als de visuele lay-out van uw bericht.

Anders, om die geweldige regel van Commissaris Reagan te citeren, afgeleverd door Tom Selleck die zijn geweldige acteerbereik laat zien (grapje opnieuw), maakt het niet uit hoe goed je e-mail geschreven of belangrijk is. Wat uw ontvangers betreft, “Te laat. Je bent dood.”