14 slechte gewoonten die Inbox nul verhinderen

Beheer van e-mail en de “berucht” Inbox Zero maakt tegenwoordig behoorlijk wat ophef. Velen van ons hebben zich lang verschanst e-mail gewoonten die ons verhinderen om maximale e-mailefficiëntie te bereiken. In plaats van het verwerken en verwijderen van e-mails, hebben we de neiging om ze op te potten alsof het kleine goudklompjes zijn die bedekt zijn met modder en wachten om te worden verfijnd. En, natuurlijk, er is een hoop andere gewoonten die aan de e-mailpaal toevoegen.

Dit zijn mijn 14 centen. Laat het me weten als ik het in het opmerkingengedeelte heb gemist.

Laten we beginnen.

1. Email Window Shopping

Hoe vaak heb je je inbox geopend, alleen om snel door de lijst te bladeren? Dit is een grote verspilling van tijd. Als je je e-mail opent, doe dan iets! Verwijderen, archiveren, taken maken, herinneringen maken, etc. Alleen al het openen en sluiten van uw e-maillijst is een zekere manier om nooit Inbox Zero te bereiken. Advertising

2. Markeren als ongelezen

Waar gaat dit allemaal over? Dit is een van mijn favorieten en heeft rechtstreeks betrekking op het bovengenoemde punt. Als u een e-mail opent en leest, moet u een beslissing nemen. Als je er iets aan moet doen en nu geen tijd hebt, maak dan een taak met een duidelijke volgende stap. Er is geen reden om deze e-mail in uw lijst te houden; archiveer het en beheer je takenlijst!

3. Geen ritme

Het tempo waarin u uw e-mails verwerkt heeft veel te maken met de routines die u maakt. Als je geen specifieke tijden instelt voor het verwerken van je inbox, sta je het lot en de impuls toe om voor je te beslissen wanneer het gaat gebeuren. Maak er een gewoonte van om op bepaalde momenten e-mail te verwerken en uiteindelijk ontvang je overdag meerdere keren postvak IN. Bonustip: door het bovenstaande te doen, kunt u er ook voor zorgen dat u alert bent en voldoende energie hebt om e-mail te verwerken.

4. Opzetten voor falen

Door krachtige gewoonten te creëren, kunnen we ervoor zorgen dat alles wordt gedaan. Een krachtige gewoonte is een gewoonte die je mist te doen; d.w.z. als ik het mis, voel ik me gedwongen om te doen wat ik kan om die fout te corrigeren. Velen van ons hebben een doel gesteld om zoveel mogelijk e-mails te verwerken als we kunnen; dus in essentie richten we ons op falen. Als je dat doel verandert in tweemaal per dag in Inbox Zero, raak je verslaafd aan succes.

5. Lange e-mails schrijven

Een andere e-mailwijze is het schrijven van lange e-mails. Mensen lezen geen e-mails, ze bladeren er doorheen. Denk je echt dat iemand die gemiddeld 114 e-mails per dag ontvangt een lange e-mail zal lezen? Advertising

Regel alle e-mails die u in kogels verstuurt en zorg ervoor dat u nooit onze lange e-mails verzendt. Jouw prijs? U ontvangt, in natura, kortere e-mails wat resulteert in minder tijdloos lezen.

6. Emotionele e-mails

Een ander ding met betrekking tot het bovenstaande punt: vermijd het uiten van emoties in e-mails! Het creëert lange e-mails die leiden tot lange antwoorden en veel onnodige correspondentie die nergens toe leidt. E-mails zijn geen geweldig medium om emoties te uiten; er gaat veel verloren in de tekst, en vaak haalt de andere partij het uit de context, wat soms tot rampzalige resultaten leidt.

7. E-mail is niet de enige optie

Soms moet je van aangezicht tot aangezicht praten of een telefoon gebruiken! In het bijzonder met betrekking tot het bovenstaande punt, als er een emotioneel punt is om over te brengen, is een telefoontje of vergadering de beste optie hiervoor. Neem voordat u een e-mail schrijft een of twee seconden de tijd om na te denken of het effectiever is om op een andere manier te communiceren.

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

8. RE: RE: Re: RE

Als u een e-mail beantwoordt die meer dan 3 keer terug en vooruit had, stop! Er functioneert iets niet. Het is tijd om een ​​gesprek of persoonlijke ontmoeting te overwegen. Advertising

9. Allen beantwoorden

Target alleen specifieke mensen. CC-mensen die niet relevant zijn voor een e-mail niet alleen voor “houd ze in de gaten,” tenzij je natuurlijk geïnteresseerd bent in het maken van meer e-mails. Vaak voelen mensen die zich in een e-mail bevinden, zich verplicht om dat te doen “bijdragen” wat leidt tot meer e-mails, vertragingen en verwarring. E-mails zijn vaak taken. Taken moeten worden gegeven aan personen die verantwoordelijk zijn om ze af te handelen. Mensen op de hoogte houden moet worden gedaan via periodieke samenvattende e-mails of vergaderingen.

10. Gibberish

Neem bij het schrijven van een e-mail de tijd en schrijf duidelijk. Als je e-mail niet duidelijk is, raad eens? U ontvangt ten minste één e-mail van elke ontvanger met de vraag om opheldering. Neem de tijd om een ​​e-mail op te stellen, te ontspannen en te corrigeren. Persoonlijk stel ik vaak mijn e-mails op en stuur ik ze pas een uur later op. Ik merk dat ik, als ik de beoordeling ruim uitspreek, beter kan bepalen hoe ik mijn reactie kan verbeteren. Inderdaad, dit vereist discipline, maar het helpt bij het minimaliseren van ophelderings-e-mails van je ontvangers en je zult veel meer gewaardeerd worden door je collega's (en baas).

11. Werken zonder structuur

Bij het verwerken van e-mails verwerken met een vaste structuur. Beantwoord e-mails van nieuwste naar oudste of oudste naar nieuwste. Spring niet tussen e-mails, omdat u hiermee een vorige regel overtreedt-niet leest, overslaat, markeert als ongelezen. Ik vind het leuk om eerst de nieuwste e-mails te beantwoorden. Het helpt me om snel antwoorden te geven op terugkerende e-mails en indruk te maken op mensen die me een paar minuten geleden een e-mail stuurden ;-).

12. Ingeblikte antwoorden

Hoe vaak merk je dat je soortgelijke e-mails herschrijft? Wanneer u uw e-mails verwerkt, loopt u de neiging tegen e-mails aan te lopen waarvan u weet dat u ze eerder hebt geschreven. In plaats van steeds opnieuw e-mails te schrijven, kopieert en plakt u ze in een database met e-mailantwoorden wanneer u een bepaald e-mailpatroon herkent en verwerkt u die vervelende dingen 'zijn er die e-mails gedaan' sneller. Advertising

13. Spam

Ik ben er zeker van dat je na de verlenging waarschijnlijk hebt geabonneerd op minstens 50 sites die je niet meer volgt. Met services zoals Unroll.me kunt u zich snel afmelden voor services die uw inbox verstoppen met onnodige nieuwsbrieven. Wanneer u spam ziet, besteedt u de paar seconden om u af te melden; Ook al kan het pijnlijk zijn, dit voorkomt dat je honderden e-mails ziet in de loop van het volgende jaar.

14 Verzend minder e-mails!

Duh, als u minder e-mails wilt ontvangen, stuur dan minder e-mail. Tot de volgende keer! :)