Ronald Chapman
0 
4194
430
Hoeveel e-mails heb je nu in je inbox? Ben je een inbox nul freak zoals ik? Of heb je e-mails opgestapeld en ongelezen dat je hoopt dat je tijd krijgt om bij de hand te houden??
Ik oordeelt niet - ik had altijd zo een inbox als iedereen. En zelfs nu, als ik op vakantie ga of mijn e-mail niet te lang bekijk, kan ik heel veel problemen krijgen: de e-mail stapelt zich op en het kan een hele klus zijn om terug te gaan naar mijn lege inbox.
Ik heb echter een paar tips om het omgaan met e-mail een beetje minder pijnlijk te maken - en ik heb gemerkt dat de beste verdediging een sterk misdrijf is. In dit artikel geef ik je een aantal concrete tips en voorbeelden om het aantal e-mails in je inbox onmiddellijk te verminderen - en je te helpen het op die manier op lange termijn te houden met het gebruik van filters.
Advertising
Wat zijn e-mailfilters?
E-mail filter is net als mijn eigen kleine e-mail virtuele assistenten voor het leger. U vertelt elke e-mail om elke e-mail te controleren op een specifieke reeks dingen en vervolgens een specifieke actie te geven om er iets mee te doen. Enkele criteria die u kunt controleren, zijn onder meer:
- Van wie is het?
- Voor wie is het?
- Welke woorden zijn er in het onderwerp?
- Welke woorden zijn er in het lichaam?
Sommige acties die u normaal kunt uitvoeren, zijn:
- Verwijder het
- Markeer het als gelezen
- Sla het ergens op
- Stuur een automatisch antwoord
Ik gebruik GMail en ik weet dat Outlook (en het meeste desktopprogramma) over deze mogelijkheid beschikken. Neem contact op met je webmailprovider voor informatie over hoe het werkt. Met die korte inleiding, hier zijn de vijf soorten e-mails die ik altijd filter.
1. E-mail nieuwsbrieven
Elke blog waarvoor ik me aanmeld, elke marketing-e-maillijst - het allereerste wat ik doe nadat ik mijn abonnement heb bevestigd, is dat ik een filter heb ingesteld om dit automatisch te filteren in een “Lezen” emmer. Ik doe dit op twee manieren: adverteren
Lees Volgende
Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn
Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)
Wat te doen bij het vervelen op het werk (en waarom je je eigenlijk verveelt)
Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen- Gebruik het + -symbool om een uniek e-mailadres te maken. Bijvoorbeeld, als u dat bent [email protected], u ontvangt ook elke e-mail die wordt verzonden naar [email protected]. Ik gebruik een vergelijkbare strategie, dus al mijn e-mailnieuwsbrieven worden verzonden naar een specifiek e-mailaccount dat automatisch wordt gefilterd naar een bucket om later te lezen.
- Filteren op afzender. Een beetje meer vervelend, maar u kunt ook afzonderlijke filters instellen voor elke afzender.
2. Friends Forwarding Me-artikelen
Ik heb een vriend die me constant politieke artikelen stuurt van een handvol websites. Ondanks het feit dat ze hen anoniem hebben ge-e-mailt van http://stopforwarding.com/ en ze ook persoonlijk hebben verteld, zullen ze niet stoppen. Ik wil niet al hun e-mails filteren, want af en toe e-mailen ze me met iets dat legitiem is (een non-forward).
Dus ik filter ze op basis van de afzender en controleer een handvol websites in hun e-mail. Ik doe dit met veel mensen, en het helpt bij het scheiden van de rommel die ze me willen sturen van de echte gesprekken die we voeren. Elke week of zo ga ik naar mijn “Review Wekelijks” en bekijk deze e-mails daar - en verwijder ze meestal gewoon.
3. Reactie- en ping-meldingen op mijn blog
Ik heb een fulltime baan en hoewel ik mijn blog serieus neem, hoef ik niet meteen alle opmerkingen en trackbacks te zien. Ik probeer ze elke dag of om de paar dagen te bereiken, maar ik wil niet dat ze mijn inbox verstoppen.
Ik filter deze in een map die ik 's nachts probeer te bekijken - maar als ik er' s nachts niet bij kan komen, geen grote deal. Als ik er toch aankom, probeer ik ze minstens 30 minuten per batch te verwerken, iedereen die met mij gelinkt is te bezoeken, misschien een reactie achter te laten - en te reageren op de mensen die genadig genoeg zijn geweest om op mijn blog te reageren . Advertising
4. Meldingen via Facebook / Twitter / sociale media
Ik hoef niet meteen te weten wanneer iemand mij volgt, vrienden met mij, stuurt mij berichten, enz. Ik controleer sociale netwerken en mediasites in ieder geval minstens één keer per week, en kan de meldingen op dat moment verwerken.
Een tijdje lang heb ik al deze gefilterd en vervolgens gecontroleerd wanneer het mij uitkomt. Maar voor het grootste deel, nu als ik de site vaak genoeg bekijk (zoals ik doe met Twitter en Facebook), schakel ik gewoon de e-mailmeldingen helemaal uit.
5. Bewaar promoties
Ik vind het leuk om te horen over de nieuwste deals en specials, maar er is geen reden waarom dit mijn normale dagelijkse workflow moet onderbreken. Ik heb er naar gekeken en besefte dat ik misschien wel één keer per jaar iets uit een van deze nieuwsbrieven zou kopen - zelfs als dat zo vaak zou gebeuren!
Dus ik filter ze allemaal in een “Recensie Optioneel” map - en als ik tijd heb, blader ik ze op mijn gemak door. Zo niet - geen probleem, ik verwijder ze gewoon elke paar weken. Advertising
OK, ik heb mijn filters - nu wat?
Zodra je een aantal van deze filters hebt gemaakt, heeft GMail (wat ik gebruik) een optie om ze onmiddellijk uit te voeren op wat je ook in je inbox hebt staan. Gebruik dit om items met een lage prioriteit direct te filteren, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is.
In de toekomst zullen uw filters worden toegepast op elke nieuwe e-mail die binnenkomt. Hierdoor blijft uw Postvak IN schoon, zodat u eerst de relevante, belangrijke e-mails kunt lezen voordat u naar uw mappen gaat om deze e-mails met lage prioriteit af te handelen. belangrijk voor u - maar vereisen niet zo snel een antwoord.