7 manieren om uw e-maildemonen te bezweren

E-mail is zo'n integraal onderdeel geworden van ons leven dat het bijna onmogelijk is om er zonder te gaan. Je kunt ze niet gewoon negeren en gewoon blijven functioneren. Net als al het andere moet e-mail echter worden beheerd en zorgvuldig worden geïntegreerd in uw planning.

Een populaire productiviteitshack voor het beheren van e-mail is het idee van een Inbox Zero. Dat betekent dat je op een punt komt dat je geen e-mails meer hebt in je inbox. Helaas is dit vrij onrealistisch en uitputtend. Er zal altijd een nieuwe e-mail in je inbox staan ​​en als het je doel is om naar Inbox Zero te gaan, is de kans groot dat je je hele dag zult besteden aan het opruimen van elke e-mail zodra deze binnenkomt. Een eeuwig hamsterwiel.

In plaats van te worden vastgelijmd aan je telefoon of computer, te kijken naar nieuwe berichten zoals een havik, zijn hier zeven manieren om je e-mails realistischer te beheren: Adverteren

1. Wees duidelijk, beknopt, uitvoerbaar en relevant voor e-mails. Het idee hier is om op de heen en weer te knippen. Met dubbelzinnige e-mails met een open einde laat u mensen alleen maar e-mailen voor nadere informatie, zodat u een nieuwe e-mail kunt verwachten voor elke e-mail die u verstuurt. U wilt dat de ontvangers uw e-mail goed begrijpen en niet hoeven te reageren.

2. Gebruik de Prioriteits-inbox van Gmail. Het probeert automatisch uw belangrijke e-mails te scheiden van al het andere. Prioriteitsinbox leert welke e-mails belangrijk voor u zijn op basis van uw e-mailgeschiedenis en welke e-mails die u markeert als belangrijk. In de standaardmodus wordt uw e-mail automatisch gescheiden in 'Belangrijk en ongelezen', 'Met ster' en 'Al het andere', maar u kunt deze instellingen eenvoudig wijzigen in iets dat bij u past. Het filteren van uw e-mail toont u precies wat u nodig heeft, de rest is meestal rommel of afleiding.

3. Controleer uw e-mail niet te vaak. Dit is de grootste productiviteitsmisdadiger. Elke keer dat je e-mail je afleidt, heb je ongeveer 5-15 minuten nodig om je focus te herstellen op de taak die je aan het doen was. Stel regelmatige maar niet vaak voorkomende tijdsloten in om uw e-mail te controleren. Sommige mensen proberen 's ochtends het eerste werk uit te voeren en voegen dan een e-mailcontrole toe voor de lunch. Daarna nog een laatste snelle controle aan het einde van de werkdag. Het maken van deze tijd crunches helpt bij het instellen van e-mails die onmiddellijke aandacht vereisen. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

4. Gebruik Boomerang zo belangrijke e-mails vallen niet onder aan je inbox. Het is een vrij handige plug-in waarmee u e-mails kunt plannen en herinnert u eraan om deze op te volgen. Met één bepaalde functie kun je e-mails uit je inbox verwijderen en ze later op een beter tijdstip naar de top brengen. De Mailbox-app voor uw smartphone heeft ook deze functie.

5. Ontvang minder e-mail door minder e-mail te versturen - oefen wat u predikt. Als u vanaf punt 1 tekent, betekent het verzenden van e-mail dat u e-mail ontvangt. Dus als u minder verzendt, ontvangt u minder. Je helpt niet alleen jezelf, maar je helpt de ontvanger ook betere gewoonten te vormen - iedereen wint.

6. Heb een e-mailroutine. Behalve wanneer u besluit uw e-mail te controleren, moet ook de tijd die u aan het lezen of schrijven besteedt, worden beperkt. Door een strikte routine op te zetten, weet je wanneer je tijd om is en kun je terugkeren naar je takenlijst in plaats van dat je wordt gevolgd door een zogenaamd urgent probleem. Als het echt dringend is, zou u waarschijnlijk een oproep ontvangen. Advertising

7. Over oproepen gesproken, niet omgaan met controversiële of zeer gevoelige onderwerpen via e-mail. E-mail is het slechtste medium om emoties over te brengen. Het enige dat de ontvanger ziet is tekst, zodat deze de neiging heeft om de context en emoties rond een e-mail zelf te vullen. Als je iets heel controversieels hebt, kun je dit beter telefonisch of persoonlijk bespreken om verkeerde interpretaties en miscommunicatie te voorkomen..

Uiteindelijk moeten we ons realiseren dat e-mail eenvoudigweg een van de vele hulpmiddelen is die we gebruiken om met mensen te communiceren. Het is belangrijk om het niet als onze taak te beschouwen en er een slaaf van te worden. Door deze tips te gebruiken, bent u in staat om het effectiever te beheren en productiever te zijn. Ontdoe deze e-mail demonen voor eens en voor altijd.

Heeft u nog andere tips voor het beheren van e-mail? Laat het ons weten in de comments hieronder! Advertising