Een eenvoudig productiviteitssysteem om u te helpen productiever te worden

Er zijn tientallen productiviteitssystemen die er zijn. Uiteraard is er niet EEN beste manier, maar eerder verschillende methoden die nuttig zijn in verschillende situaties. Sommige mensen zullen betere resultaten behalen met bepaalde technieken, terwijl dezelfde techniek misschien niet gunstig is voor iemand anders. In de afgelopen paar jaar heb ik van alles geprobeerd: vasthouden aan één groot, belangrijk iets per dag en 3-4 uur blokkeren, parallel werken, verschillende organisatietools gebruiken, de Pomodoro-techniek gebruiken, werken totdat ik een bepaald bedrag bereikte van uren of een bepaald aantal woorden, uren bijhouden, werken toen ik er zin in had, werken in bibliotheken, in mijn bed of daarbuiten, alleen of samen werken.

Ik heb letterlijk allerlei technieken en mogelijke werkscenario's doorlopen. Stap voor stap kom ik dichter bij een handvol technieken die voor mij het beste werken. Vandaag zal ik een van de systemen delen die enorm effectief bleken te zijn. Het is een combinatie van het Eisenhower-systeem en het idee om je cognitieve bronnen te overwegen.

Waarschijnlijk een van de beroemdste en meest gebruikte productiviteitstechnieken en managementmanieren is om onderscheid te maken tussen belangrijk en urgent, belangrijk en niet-urgent, niet belangrijk maar urgent en niet belangrijk noch urgent. Dit systeem zou door Eisenhower worden gebruikt en daarom het Eisenhower-systeem worden genoemd. Advertising

Het nadeel van deze techniek is dat je soms vast komt te zitten met werk dat niet heel veel cognitieve energie vereist tijdens je cognitieve prik, gewoon omdat het dringend en belangrijk is. En aan het einde van de dag zou je tijd kunnen krijgen om iets belangrijks te doen dat een hoge cognitieve focus vereist, maar je hebt je cognitieve energie eerder uitgeput. Daarom sorteer ik mijn werk in drie verschillende categorieën voordat ik de belangrijke / urgente classificatie toepas. De drie categorieën zijn:

Hoge cognitieve spanning

In deze categorie zijn zaken als schrijven, actief leren, voorbereiden op gesprekken of het ontwerpen van een workshop. Meestal hebt u veel cognitieve middelen nodig om deze taken uit te voeren. Aan deze dingen werken terwijl je niet in je cognitieve priem bent, is niet slim. Je maakt aanzienlijk meer fouten, bent minder creatief en meer vatbaar voor inefficiëntie. Daarom moeten deze dingen gedaan worden als je volledig alert en wakker bent.

Voor verschillende mensen is dit een ander moment van de dag. Zoals je kunt lezen in Mason Currey's, Dagelijkse rituelen, verschillende mensen geven de voorkeur aan verschillende tijden van de dag om dit soort werk gedaan te krijgen. Soms moet je door vermoeidheid en luiheid heendringen, maar over het algemeen zijn er bepaalde tijden van de dag waarop je beter kunt presteren. Advertising

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

U moet overwegen om ten minste een bepaalde tijd te besteden aan deze taken, omdat het vaak tijd kost om erin te komen. Ik engageer minstens drie rondes van de Pomodoro-techniek (25 minuten werk, gevolgd door een pauze van 5 minuten) voor dit soort werk. Gebruik verstandig je cognitieve energie en blokkeer de tijd wanneer je het meest alert bent voor deze taken.

Milde cognitieve spanning

In deze categorie horen taken als reageren op mail, onderzoek doen, teksten afromen, organiseren en plannen, telefoongesprekken, tekst bewerken (alleen formele, niet werkelijke inhoud) en dergelijke. Vaak hebben deze taken niet veel cognitieve bronnen nodig en duren ze niet lang. Je kunt kleine ruimtes tussen de vergaderingen vullen of als je merkt dat je geen diep werk meer kunt doen.

Laag cognitieve stam

Er zijn een aantal taken die bijvoorbeeld tot deze categorie behoren: zoeken naar foto's voor artikelen, plannen van Facebook-berichten, decoderen van je bureaublad, zaaien van berichten en dergelijke. Advertising

Het is ten zeerste aan te raden om een ​​tijdslimiet in te stellen, omdat deze taken vaak de neiging hebben om uit te breiden en zo veel tijd nodig hebben als u ze toestaat. Vaak kun je deze dingen aan de kant doen tijdens het kijken naar een TED-talk, een lijst met muziek of een gesprek met vrienden.

Je kunt dit werk letterlijk opslaan voor momenten waarop je niet meer hoeft te focussen. Het invullen van je normale schema met dit soort taken is een verspilling van waardevolle cognitieve focus.

Dit systeem heeft een duidelijk voordeel van het optimaal gebruiken van uw cognitieve middelen. Het nadeel (dat soms ook een voordeel kan zijn) is dat je verschillende werkstappen van elkaar scheidt. Daarom is dit systeem soms niet van toepassing als je één groot ding als geheel wilt doen (bijvoorbeeld: een artikel schrijven, het bewerken, uploaden, plannen of uitzetten). Advertising

Uiteindelijk moet u verschillende methoden uitproberen en zien wat het beste voor u werkt. Koop geen systeem of wijs het niet af zonder het eerst te testen.

Aanbevolen foto credit: julietvanree via flickr.com