Robert Barton
0 
5170
426
In verband met de vorige post kwam ik erachter dat Jeffrey Phillips een soortgelijke brainstorm-post heeft over de organisatie van documenten. Hij zei: 'Maar terwijl we al deze documenten genereren, kijken we heel zelden naar hoe ze worden opgeslagen, teruggeroepen en / of opnieuw gebruikt.' - Zeer waar, of we overwegen niet hoe we ons document opslaan, omdat sorteren enorme inspanningen vereist - een poging om een betere succesvolle hergebruiksgraad van het document te optimaliseren in de toekomst. Ja, het is altijd moeilijk om van tevoren inspanningen te plannen en uit te geven voor de toekomst. Desalniettemin, voor alles dat het voordeel van het documentbeheer ziet, stelde hij voor dat we deze vragen zouden stellen om de kans op het later vinden en hergebruiken van het document te vergroten:
1. Wat is het doel van dit document?
2. Is het waarschijnlijk dat iemand dit document geheel of gedeeltelijk wil ophalen en hergebruiken??
3. Welke naamgevingsconventies bestaan om mensen te helpen het te verkrijgen?
4. Welk bestandssysteem of metadata bestaat om te helpen bij het ophalen?
5. Hoe kunnen we aangeven wie het document heeft geschreven voor meer informatie?
6. Welke andere trefwoorden of zoektermen kunnen op dit document worden toegepast - projectnummer, klantnaam, geografie, tijdsbestek, enz?
Documentbeheer vereenvoudigd - [sneller denken]