Papier en informatie ordenen 7 Fouten die uw productiviteit saboteren

Als professionele organisatoren die mensen helpen hun thuiskantoren en werkruimten te organiseren, hier zijn de 7 grootste fouten bij het organiseren van informatie die we zien in ons werk met klanten - maak je ook deze fouten?

1. Niet wetende het verschil tussen “Actie” & “Referentie”

Dit concept is erg belangrijk om door je stapels te komen. Je moet papier scheiden en informatie hierover vereist actie van informatie die eenvoudig bewaard moet worden voor mogelijke toekomstige behoeften.

2. Geen standaard contactbeheersysteem hebben Advertising

Heeft u een combinatie van stukjes papier, stapels visitekaartjes met rubberen banden, uw e-mailadresboek en een papieren adresboek? Bepaal één systeem en plaats alles op één plek.

3. Apparatuur en benodigdheden waardoor het moeilijk is om bestanden in te dienen

Veel mensen hebben archiefkasten van slechte kwaliteit die obstakels vormen voor een effectieve en tijdige indiening van uw papierwerk. We zien vaak laden die vasthouden of niet correct werken, waardoor je de lade helemaal niet wilt openen. De aanschaf van hoogwaardige archiefbenodigdheden is ook belangrijk. We zien vaak goedkope ophangmappen uit elkaar vallen, waardoor het metalen stuk uitvallen (en ook je papieren).

Lees Volgende

10 kleine veranderingen om uw huis als thuis te laten voelen

Wat maakt mensen blij? 20 geheimen van "altijd gelukkige" mensen

Hoe u uw overdraagbare vaardigheden kunt verscherpen voor een snelle carrièreswitch

4. Regelmatig niet omgaan met papier en informatie Advertising

Wat is je tolerantie voor afwassen? Laat je je wastafel opstapelen tot het overweldigend voelt? Waarschijnlijk niet ... de meeste mensen doen hun gerechten dagelijks. We leren mensen dat hun inbox of postmand net hun aanrecht is! De e-mail blijft maar komen, en als ik het laat opstaan, voel ik me alleen maar erger.

5. Geen beveiligd huis hebben voor uw wachtwoorden

Het is belangrijk om uw wachtwoorden te beveiligen en ze vaak te wijzigen, maar als u geen systeem hebt om ze te volgen, kunt u de informatie gemakkelijk vergeten. Er zijn veel programma's voor wachtwoordbewaking op de markt die veilig zijn, gecodeerd en slechts één hoofdwachtwoord vereisen om al uw andere informatie te ontgrendelen. Onze favorieten zijn SplashID (voor PDA-gebruikers), wachtwoordagent en wachtwoorddepot.

Onthoud dat het cruciaal is voor iemand anders om deze informatie te kennen als je door de spreekwoordelijke bus wordt geraakt. Vertel iemand die je vertrouwt hoe je je informatie kunt vinden. Advertising

6. Te veel te lang blijven

Waarschijnlijk de meest gestelde vraag die we horen, is hoe lang we papieren moeten bewaren. In het algemeen kunnen belastingondersteunende documenten zoals bankafschriften na zeven jaar worden versnipperd, volgens de meeste experts. Maar het is raadzaam om de belastingaangifte zelf voor onbepaalde tijd te bewaren, en investeringen en onroerendgoeddocumenten moeten mogelijk ook voor altijd worden bewaard. U moet contact opnemen met uw advocaat of accountant om volledig zeker te zijn van uw unieke situatie.

7. Maak geen back-up van uw computer

We zijn altijd geschokt over het aantal mensen dat geen back-up van hun gegevens maakt. De vraag is niet als je harde schijf zal falen, dat is het wel wanneer! Ben je voorbereid? Een goed back-upsysteem zou moeten zijn: adverteren

• Secure- betrouwbaar en veilig voor hackers en nieuwsgierige blikken
• geautomatiseerde- dus je zult niet uitstellen of vergeten
• afgelegen- in geval van brand of een ramp

We raden gewoonlijk www.backuphelp.com of www.ibackup.com aan. Deze redelijk geprijsde services hebben de nek van meer dan één van onze klanten gered!

Lorie Marrero is een professionele organisator en maker van The Clutter Diet, een innovatief, betaalbaar online programma voor thuisorganisatie. De site van Lorie helpt leden om te verliezen “Rommel-Pounds” van thuis uit door online toegang te bieden aan haar team van organisatoren. Lorie schrijft om de paar dagen iets nuttigs, grappig, interessant en / of waanzinnig praktisch in de Clutter Diet Blog. Ze woont in Austin, Texas, waar haar bedrijf al sinds 2000 hands-on organisatiediensten levert aan klanten.