De 3 meest cruciale tijdbesparende strategieën (trouwens, ze zijn gemakkelijk!)

Er is gewoon nooit genoeg tijd op de dag om alles te doen, is er?

Dat is een van de grootste problemen waarmee mensen worden geconfronteerd wanneer ze proberen productief en effectief te zijn. Te veel banen hebben een oneindige capaciteit voor werk; je zou je werk voor 60, 80 of zelfs 100 uur per week kunnen doen en nog steeds dingen vinden om te doen, toch??

Ik geloof dat niet alleen de 'veertig uur durende werkweek' een totale misvatting is, het is eigenlijk een schadelijke overtuiging waar velen van ons mee zijn opgevoed en nu in de val zitten. Wanneer we een baan hebben die een contractuele overeenkomst van een soort heeft om een ​​bepaald aantal uren per week te doen, zullen we die uren vullen met werk ... ongeacht onze daadwerkelijke werklast.

En als u er echt over nadenkt, hoe onlogisch is het dan voor bedrijven om personeelscontracten op uren te baseren in plaats van op output? Het heeft geen zin voor succesvolle winsten of andere resultaten. Advertising

Ik heb het geluk gehad dat ik geavanceerde trainingen heb ontvangen van een reeks coaches en mentoren over effectieve tijdbesparende strategieën. Niet alleen managers die binnen 40 uur proberen te achterhalen hoe ze het meeste uit me kunnen halen, maar mensen die hebben uitgedokterd hoe ze 50-100% effectiever kunnen zijn dan hun tegenhangers, in voor de helft de tijd.

Vandaag wil ik mijn drie beste tips met u delen. Het idee is dat, terwijl een van deze strategieën de tijdverspilling sterk zal verminderen (meer doen in minder tijd en veel minder moeite), het idee is om ze allemaal te combineren. Deze tips krabben alleen maar aan het oppervlak, en ik raad je ten zeerste aan om verder onderzoek te doen naar elk van deze principes:

1. De 80/20 regel van de natuur-Pareto's Principe

De meeste high-achievers zijn over het algemeen goed in het stellen van prioriteiten, maar de meeste zijn vreselijk in het kunnen nalaten van de taken met lagere prioriteit. Velen van ons zullen eerst taken van hoge prioriteit uitvoeren, maar dan nog vele uren doorwerken met alle andere taken, in een poging de mythische 'lege in-box' te bereiken. Als je een baan hebt die genoeg werk kan leveren om je oneindig bezig te houden, dan jaag je op een regenboog. De meeste banen kunnen in deze beschrijving passen.

Ik geloof dat we de neiging hebben te vrezen dat we 'iets belangrijks missen', dus we proberen alles te doen. Paradoxaal genoeg brengen we daarmee de kwaliteit van ons belangrijkste werk in gevaar, een veel groter risico voor onze carrière! Advertising

Het Pareto-principe, een term die is bedacht door de beroemde onderzoeker van kwaliteit en prestaties, Joseph M. Juran, suggereert dat de meeste omstandigheden in het leven deze natuurregel volgen: 80% van de resultaten komt van 20% van de inputs.

In context betekent dit dat de meeste van uw resultaten daadwerkelijk worden gegenereerd door een klein deel van uw tijd en inspanningen. Slechts 20% van het werk dat u momenteel doet, is eigenlijk belangrijk voor de resultaten die van u worden verwacht. Het geeft ook aan dat de andere 80% van de inspanning die je levert slechts 20% van de resultaten zal opleveren die je wenst.

Ik raad je aan om de volgende maand 15-30 minuten per week apart te zetten, waar je niet gestoord wordt. Probeer tijdens deze periode deze oefening:

• Noteer uw volledige takenlijst van alles wat u doet voor werk (later kunt u deze oefening toepassen op uw hele leven - dat is wanneer dingen echt beginnen te verschuiven!) Dit omvat alles van grote activiteiten en projecten, tot het beantwoorden van e-mails en telefoons.
• Schrijf een samenvatting op van de resultaten of resultaten die van u worden verwacht, bijvoorbeeld % verkopen, dingen gebouwd, contracten geschreven etc. - die het meest cruciaal zijn voor uw succes.
• Ga nu terug naar uw volledige takenlijst en kies compromisloos de 20% daarvan (een op de vijf) die het meest direct gekoppeld zijn aan die resultaten en resultaten. Dit zijn nu uw taken met de hoogste prioriteit en uw doel zou moeten zijn toenemen de moeite die je hieraan besteedt.
• Ga vervolgens terug naar de resterende taken in de lijst en geef ze in termen van belangrijkheid van minst naar de meeste (bijvoorbeeld één tot vijf). Hoe kleiner het aantal, hoe nuttelozer de activiteit, dit zijn uw '80% 'activiteiten. Voor elk van de 20% activiteiten die je verhoogt, moet je ruimte maken door te verminderen of gewoon niet doen een van deze 80% activiteiten.

Een andere manier om dit te doen, is jezelf afvragen, “Als ik dezelfde wekelijkse resultaten zou moeten produceren, maar ik moest een dag minder per week werken, wat zou ik dan moeten verminderen of stoppen met doen?” Advertising

Lees Volgende

Hoe je veranderingen in het leven kunt aanbrengen om de beste versie van jezelf te zijn

Hoe maak je nu positieve veranderingen (en begin een vervullend leven te leiden)

25 Beste zelfverbeteringsboeken om te lezen Ongeacht hoe oud je bent

Scroll naar beneden om het artikel verder te lezen

Na verloop van tijd, met proefondervindelijk experimenteren, word je echt duidelijk over wat belangrijk is en wat er eigenlijk niet toe doet. Je moet dingen laten gaan, en soms moet je toestaan ​​dat kleine negatieve dingen gebeuren om ruimte te maken voor veel grotere positieve resultaten.

2. De e-mailval

Ik deed ooit een volledig informele kleine studie waarbij ik ontdekte dat ik ongeveer vier tot zes uur per week verloor, simpelweg overgaand van wat ik aan het doen was om mijn e-mails te controleren (en weer terug). Dit is een volledig onproductieve activiteit. Dit alles is:

• Eet uren op waarop niets wordt geproduceerd.
• Je dwingen om te proberen en 'je plaats te vinden' opnieuw in de onvolledige taak die je aan het doen was (wat meer tijd verloren is en een volledig verlies van momentum).
• Maak je zorgen over de nieuwe e-mails die je nu ziet als openstaande taken, die je zullen afleiden totdat je ze afhandelt.

Ik heb sindsdien de oplossing gevonden. Ik heb op dit moment een vervelende auto-responder e-mail bericht dat ik alleen e-mails controleer om 11 uur en vijftien, en inclusief mijn mobiele nummer “als het dringend is”. U hoeft dit niet te doen, maar laten we eens kijken naar het concept erachter:

• Door slechts twee keer per dag e-mails te checken, dwing ik mensen om alleen dringend contact met me op te nemen als er echt iets spannends is, wat de afleiding met ongeveer 60-70% heeft verminderd (serieus!)
• 95% van de e-mails hoeft niet dringend te worden beantwoord en kan een paar uur wachten. Door e-mails in bulk af te handelen, vermindert u aanzienlijk de afleidings- en overgangstijd. Leer anderen om e-mail niet te gebruiken als een vorm van dringende communicatie.
• Ik 'raak' e-mails slechts één keer per keer aan. Ze worden ofwel omgezet in een taak voor later (zodat ik het nu kan vergeten), daar en dan behandeld (voor alles dat me minder dan een minuut kost), of ze worden verwijderd / gearchiveerd.

3. De Big Ugly Frog eten

Mijn coach, Phil Drolet, heeft me dit geleerd. Het is verbazingwekkend hoe afleidend het is om een ​​grote, lelijke taak in je achterhoofd opdoemen. Je innerlijke aandacht blijft ernaar kijken terwijl je probeert te focussen. Dit is meestal een taak die is: adverteren

• Tijd intensief, of
• Betreft conflict, of
• Waargenomen om moeilijk te zijn (maar in mijn ervaring blijkt het meestal goed te gaan).

Probeer dit een week en zie hoe je je voelt: maak 'het eten van de grote lelijke kikker' (dat wil zeggen de moeilijkste taak doen) het eerste wat je elke dag doet, zelfs voordat je e-mails controleert of op telefoonberichten antwoordt. Er zijn een paar rollen die vereisen dat e-mails 's morgens als eerste worden gecontroleerd, maar zelfs dan zijn het meestal maar een paar die moeten worden herzien.

Geloof het of niet, je bent het meest productief aan het begin van je dienst. Gebruik deze energie om die angstwekkende taak te vernietigen, om je de rest van de dag volledige gemoedsrust te geven. Wanneer u deze taak naast het 80/20-principe toepast, is het meestal ook het meest effectieve wat u die dag kunt doen!

Ik zie ook vaak mensen rondstuiteren tussen twee of drie taken met dezelfde prioriteit, in plaats van er één tegelijk te doen. Als jij dit bent, garandeer ik dat je verliest uur per week, zonder er iets van te maken! Onderzoek 'mindfulness-technieken' en leer één ding tegelijk te doen. Heb een gedetailleerde takenlijst die alles categoriseert in termen van belangrijkheid / prioriteit, en doe vervolgens elke activiteit één voor één. Als alles goed wordt toegepast, hoeft er aan het einde van de dag niets meer te gebeuren!

Tegenwoordig is het vrij normaal dat ik na 11.30 uur niets belangrijks meer doe, gewoon omdat ik deze regels volg. Breng vrijheid in je leven, door eerst de mythe van de 'achturige werkdag' los te laten, en ten tweede door jezelf te disciplineren om deze regels te volgen. Contra-intuïtief is er vrijheid in het volgen van regels. Probeer het een paar weken en vertel me dat ik het mis heb!

Heb een productieve, effectieve, tijdbesparende en zorgeloze week!